Terugblik Lunchlezing OBP Vrouwennetwerk
Het OBP voorbereid op de toekomst
Een volle zaal, niet genoeg bordjes (gelukkig wel genoeg broodjes), collega’s op de wachtlijst: de lunchlezing over het “OBP voorbereid op de toekomst” bleek een schot in de roos! Secretaresses, andere ondersteuners en HR-adviseurs kwamen luisteren naar een aantal concrete initiatieven van de faculteiten ITC en BMS gericht op professionalisering en mobiliteit van secretaresses en ander ondersteunend personeel.
Erna Leurink, directeur bedrijfsvoering van de faculteit ITC, trapte af. Binnen het ITC is recent in kaart gebracht hoeveel de afdelingen investeren in de ontwikkeling en opleiding van iedere medewerker. Sommige afdelingen blijken hier systematisch en planmatig mee aan de slag te zijn. Afdelingen waar dit (nog) niet gebeurt, worden hierop door het faculteitsbestuur aangesproken. Het idee is dat, in navolging van de tenure track-trajecten, in de driehoek medewerker – leidinggevende – HR de ontwikkeling van iedere OBP’er systematisch wordt opgepakt. Hoe houden we als organisatie de medewerker fit, hoe zorgen we ervoor dat iemand met plezier zijn/haar werk blijft doen, wat kunnen we samen doen als iemand ambities heeft en hogerop wil? In een gesprek met de leidinggevende, daarbij ondersteund door HR, komen vragen aan bod als: waar sta ik als medewerker nu, wat zijn mijn zwaktes en de sterktes, waar zou ik naartoe willen, kan ik zelf tijd en energie in mijn ontwikkeling steken, welke potentie ziet de leidinggevende en ondersteunt hij/zij de ontwikkeling van dit potentieel? De garantie op een volgende loopbaanstap kan de UT niet geven. Maar de weg naar een mogelijk volgende stap is minstens zo belangrijk als die stap zelf, die overigens ook buiten de UT kan liggen.
Myriam Fahner, secretaresse bij het ITC, nam ons vervolgens mee in haar loopbaanontwikkeling. Sinds 1987 is zij bij het ITC werkzaam in diverse functies en op verschillende afdelingen. Daarbij heeft Myriam altijd al veel gedaan aan haar eigen ontwikkeling en volgde ze uiteenlopende cursussen. Ook Myriam benadrukte het belang van de leidinggevende, die haar altijd veel kansen voor verdere ontwikkeling heeft gegeven en nog steeds geeft. Door een druk gezinsleven was een grote, langdurige studie lange tijd geen optie. Toen de kinderen ouder werden, kwam die mogelijkheid wel: in 2015 startte zij de deeltijdopleiding HRM bij Saxion. In december 2018 is zij, in het kader van haar afstudeeropdracht bij deze opleiding, gestart met een onderzoek naar de interne mobiliteit van het OBP op de faculteit ITC. En na haar afstuderen in de zomer van 2019 wellicht een volgende stap voor Myriam?!
Tia den Hartog gaf ons een tweede inkijk in een individueel loopbaantraject. In september 2014 startte zij als projectmanager bij het faculteit ITC. Een volgende stap, die naar project officer, lukte in november 2016 niet omdat Tia aan een aantal functie-eisen (nog) niet kon voldoen. Maar zij werd vervolgens wel in de gelegenheid gesteld om op basis van een persoonlijk ontwikkelplan systematisch aan deze ontbrekende competenties te gaan werken! Iedere maand bespreekt Tia haar ontwikkelplan met haar leidinggevende waarbij de voortgang ervan wordt geëvalueerd en het plan eventueel wordt bijgesteld. Belangrijk voor het welslagen van een dergelijk ontwikkeltraject zijn in ieder geval een duidelijk toekomstbeeld van je loopbaan, beschikbare tijd zowel binnen als buiten je reguliere werktijd en duidelijke overeenstemming over het traject met je leidinggevende en met HR.
Waar Myriam en Tia hun individuele loopbaantraject, waar ze nog middenin zitten, schetsten, is het CSO Supports U-traject bij de faculteit BMS een voorbeeld van een traject dat voor een groep als geheel is opgezet. Het traject werd in vogelvlucht gepresenteerd door Marcia Clifford.
Twee jaar geleden gaf de directeur bedrijfsvoering Marion Kamp het CSO (Cluster Secretariële Ondersteuning) de opdracht te werken aan verdere professionalisering. Het doel van deze professionalisering zijn: het vergroten van de onderlinge samenwerking tussen de secretariaten, zorgen voor continue dienstverlening, als secretaresse toekomstbestendig zijn en proactief werken. Ook de andere ondersteunende afdelingen bij de fusiefaculteit BMS zijn bezig met verdere professionalisering, maar het CSO is het meest gevorderd bij de ontwikkeling en uitvoering hiervan. Hoewel de opdracht van het faculteitsbestuur kwam, is de uitwerking ervan bottom up, door de secretaresses zelf, ter hand genomen.
De secretariaten zijn vanaf 1 januari 2018 georganiseerd in lijn met de (vakgroepoverstijgende) clusters binnen BMS. Dit bevordert de continue dienstverlening en leidt tot onderlinge inspiratie en kennisdeling. Een andere activiteit is het opstellen van het “profiel van de toekomst” geweest aan de hand van een ijkpersoon: waar moet de secretaresse van de toekomst aan voldoen? Op basis van deze ijkpersoon is een ontwikkelplan opgesteld waarbinnen zowel verplichte als keuzemodules worden aangeboden, zoals Tech/Digital savvy, Projectmatig werken en Effectief werken. Nog weer een andere activiteit betreft het optimaliseren van de samenwerking. Hierbij is ook aandacht voor uniformering van de werkwijze, onder meer in de afstemming met de afdelingen FA en HR.
In het kader van het CSO Supports U-traject zijn bedrijfsbezoeken afgelegd (onder meer aan Thales en het Waterschap), zijn lezingen en trainingssessies georganiseerd en zijn de plannen aan de interne klanten (de vakgroepen) gepresenteerd. Alle secretaresses zijn nu bij het traject aangehaakt, en – na enige scepsis bij een kleine minderheid – participeert iedereen nu volop en enthousiast.
En wat staat op de rol voor de nabije toekomst? Per 1 februari 2019 begint een teamleider CSO die namens de DBV als meewerkend voorvrouw de clustersecretariaten zal aansturen. Zij zal in de verdere toekomst in een meer coachende rol met iedere CSO-medewerker carrièreperspectieven en doorgroeimogelijkheden bespreken. Verder zullen de specialisaties van eenieder zichtbaar(der) worden gemaakt zodat deze over de clusters heen kunnen worden ingezet. Het traject heeft tot nu al opgeleverd dat de samenwerking tussen de secretariaten is toegenomen, secretaresses elkaar veel beter zijn leren kennen en de secretariaten alle dagen goed bereikbaar zijn.