MNO

Mailing naar medewerkers en studenten

Via M&C is er een mogelijkheid om in selecte gevallen een UT mail-to-all te versturen naar alle medewerkers of alle medewerkers én studenten van de UT. Hiervoor zijn richtlijnen en verzendcriteria opgesteld.


Voor berichten die niet bestemd zijn voor medewerkers, maar alleen voor alle (of een specifieke groep) studenten, kun je gebruikmaken van het aanvraagformulier voor mailings naar studenten.

RICHTLIJNEN EN VERZENDCRITERIA

Het versturen van berichten via de UT mail-to-all wordt enkel ingezet als het gaat om:


1.Crisis en/of risicocommunicatie (rampen, veiligheid- en gezondheidsrisico’s)

2.Bestuurlijke informatie

3.Uitnodigingen voor corporate UT evenementen waarbij de gehele UT populatie is uitgenodigd.

4.Aankondiging van (gewijzigde) regelingen die voor de hele populatie van belang zijn (bijv. vergoeding reiskosten).

5.HR informatie die voor alle UT medewerkers van belang is.

6.Digitale vragenlijsten van onderzoeken die de intentie hebben de kwaliteit van dienstverlening en/of werkomstandigheden binnen de UT te verbeteren (o.a. Medewerkersonderzoek UT).


* UT populatie = alle medewerkers of alle medewerkers en studenten.


Bij een mailing die ook naar studenten gaat, kijken we altijd eerst of deze kan worden meegenomen in de maandelijkse Student News.

SCHRIJFTIPS

Mails naar medewerkers of studenten worden in de je/jij-vorm geschreven. Probeer verder helder en direct te zijn en enthousiast en uitnodigend te schrijven. Koppen en korte inleidingen nodigen uit om e-mails, nieuwsitems, nieuwsbrieven, etc. verder te lezen en zetten aan tot actie. We vermijden complexiteit en vakjargon.

AANVRAAG

Wil je een UT mail‑to‑all mailing versturen, vraag dit aan bij M&C via het UT mail-to-all aanvraagformulier. Het formulier vind je onderaan deze pagina.


Na ontvangst van het formulier worden de gegevens vervolgens getoetst aan de hierboven genoemde criteria en er vindt al dan niet goedkeuring plaats. Ook wordt op basis van de ingeplande mails gekeken of de gewenste verzenddatum beschikbaar is. Je ontvangt binnen 1 à 2 werkdagen een terugkoppeling.

DEADLINE

In verband met de voorbereidingstijd ontvangen wij de complete mailtekst graag tweetalig, incl. aanhef en ondertekening minimaal 3 werkdagen van tevoren.


Na ontvangst, wordt de mailing opgemaakt en ter goedkeuring/controle naar de aanvrager gestuurd.


Let op: als wij de gegevens niet op tijd ontvangen, kunnen wij een tijdige verzending helaas niet garanderen.


Aanvraag
Gegevens aanvrager
Ontvangers
Detailgegevens mailing
Tekst mailing

Upload tekst mailing (Wordbestand) als die al beschikbaar is.

Probeer je tekst af te stemmen op je doelgroep, ook als dit leidt tot twee versies, een voor medewerkers en een voor studenten.

Bij voorkeur Nederlandse tekst en Engelse tekst als aparte bestanden.
Voor een mail aan studenten geldt dat de Nederlandse en Engelse teksten onder elkaar in een mail verstuurd worden.

toets de volgende code in: 37176