FAQ

FAQ Microsoft Office 365 voor medewerkers

Waar vind ik Office 365?

Ga naar portal.office.com

Er verschijnt een inlogscherm, vul hier het m-nummer@utwente.nl in

Je wordt doorgeleid naar het inlogscherm van de Universiteit Twente omgeving

Vul je wachtwoord in dat bij het m nummer hoort

Je kunt nadat je ingelogd bent gebruik maken van de verschillende Microsoft Office 365 diensten.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Toepassingen binnen Office 365

Hieronder een lijst van toepassingen die binnen Office 365 te gebruiken zijn:

OneDrive for Business

OneDrive is de online opslagdienst van Microsoft. Het is te vergelijken met diensten als Google Drive en Dropbox. Microsoft levert 1TB opslag per gebruiker voor OneDrive for Business.
In tegenstelling tot OneDrive (voor privé gebruik) wordt OneDrive for Business niet door Microsoft gescanned voor commerciële doeleinden.

Houd er bij het opslaan van je gegevens in OneDrive wel rekening mee dat dit een Clouddienst is van een Amerikaans bedrijf, zie verderop voor meer uitleg.

Om bij de actuele data op OneDrive te kunnen is een netwerk verbinding nodig.

https://onedrive.live.com/about/nl-nl/support/

https://onedrive.live.com/about/en-en/support/

 

Office 365 ProPlus

Microsoft Office 365 ProPlus biedt je lokaal alle programma's die je gewend bent van Microsoft Office. Denk aan Word, Excel, PowerPoint en Outlook in één pakket. Met Office 365 ProPlus maak je gebruik van de nieuwste versies van de Office-programma’s die beschikbaar zijn voor jouw type apparaat. Office 365 ProPlus kun je op 5 computers installeren, zowel op Macs als Windows-computers. Daarnaast kun je de apps voor Word, Excel, PowerPoint en Outlook op 5 verschillende mobiele apparaten gebruiken. Zo kun je vanaf je tablet, laptop en smartphone overal en altijd bij je bestanden, of je nu online of offline bent.

https://support.office.com

 

Office Online

Dit is de online web browser gebaseerde versie van Microsoft Office. Het bevat de lichte versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote.

https://Support.office.com

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams is de nieuwe chatdienst van Microsoft dat geïntegreerd is met Office 365. De dienst maakt het mogelijk om nog efficiënter samen te werken in teams.

https://support.office.com/nl-nl/teams

 

Microsoft Planner

Met Planner kan je team eenvoudig nieuwe plannen maken, taken organiseren en toewijzen, bestanden delen, chatten over het werk en updates over de voortgang ontvangen.

https://support.office.com/en-US/article/Microsoft-Planner-help-4a9a13c6-3adf-4a60-a6fc-15c0b15e16fc

 

Sway

Sway is een nieuwe app van Microsoft Office waarmee je gemakkelijk interactieve rapporten, persoonlijke verhalen, presentaties en meer kunt maken en delen.

https://support.office.com/en-us/sway

 

Microsoft Forms

Met Microsoft Forms kunt je enquêtes, toetsen en peilingen houden en snel de resultaten bekijken die binnenkomen. Wanneer je een toets of formulier maakt, kun je anderen uitnodigen om dit in te vullen via een webbrowser, zelfs op mobiele apparaten. Zodra de resultaten zijn ingediend, kun je de ingebouwde analyse gebruiken om de antwoorden te evalueren. Formuliergegevens, zoals toets resultaten, kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel voor aanvullende analyse of beoordeling.

https://support.office.com/en-US/forms

 

Stream for Office 365

Een video service gericht op de zakelijke markt om video’s intern te delen. Vergelijkbaar met de mogelijkheden en flexibiliteit welke je kent van bijvoorbeeld YouTube, maar dan voorzien van de beveiligings-mogelijkheden die je als zakelijke gebruiker verwacht bij een document management systeem.

https://stream.microsoft.com/en-us/

 

PowerBI

Power BI zet de data uit jouw organisatie om in rijke analyses en heldere visuele rapportages. Geef beslissers op elk niveau inzicht in voor hen relevante informatie. Anytime, anyplace, en via any device. Zo kun je gemakkelijker en beter sturen op uw doelen voor de toekomst.

https://powerbi.microsoft.com/en-us/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/documentation/powerbi-landing-page/

 

Yammer

Yammer is een besloten sociaal netwerk voor organisaties en is gebaseerd op open communicatie. Je kunt hiermee bijvoorbeeld problemen met ondersteuning oplossen, feedback over projecten en documenten verzamelen en aanbevolen procedures rondsturen. Yammer-groepen zijn een plek waar leden sneller met een project kunnen starten, kunnen deelnemen aan discussielijnen en klanten en leveranciers kunnen betrekken in gesprekken.

https://support.office.com/en-us/yammer

 

Er staan nog meer toepassingen in de Office 365 omgeving, maar deze worden niet via de cloud aangeboden. De reden hiervoor is dat de UT hier alternatieven voor aanbiedt. Ook kan het zijn dat Microsoft nieuwe diensten toevoegt.

Toepassingen die niet via Office 365 worden aangeboden zijn:

Skype for Business Online

Microsoft Exchange online

Visio (te vinden in ZenWorks)

Project (te vinden in ZenWorks)

SharePoint. Gebruik hiervoor sharepoint.utwente.nl.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Waar moet je rekening mee houden bij de opslag in OneDrive for Business?

Zoals gezegd, een belangrijke dienst die vanaf nu uit de Microsoft Cloud wordt aangeboden is OneDrive for Business. Hiermee kun je je gegevens in de Microsoft cloud opslaan. Microsoft levert 1TB opslag per gebruiker voor OneDrive for Business.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Welke voor- en nadelen kent het gebruik van OneDrive?

Voordelen:

Je kunt altijd en overal bij je data, vanaf ieder apparaat met ieder besturingssysteem (Windows, Mac, Linux).

Data is gemakkelijk te delen met anderen. Jij bepaalt zelf wie bij jouw data kan.

Hoge betrouwbaarheid en beschikbaarheid.

Geen kosten tot 1Tb opslag

Van data waarmee je bezig bent wordt op je computer een kopie opgeslagen (gecached), zodat je aan het bestand verder kunt werken als je geen internet verbinding hebt. Zodra je weer verbinding hebt worden de nieuwe versies gesynchroniseerd.

Nadelen:

De gegevens staan op een omgeving van een Amerikaans bedrijf en hier mogen we geen persoonsgegevens van Europese burger opslaan. Zie hieronder (bij ‘wat betekent dit voor mijn gegevens?’) voor meer informatie.

1TB is de maximale opslag, dat geldt voor iedereen zonder uitzonderingen.

Afhankelijkheid van Microsoft

Om bij de actuele data op OneDrive te kunnen is een netwerk verbinding nodig.

Zodra een medewerker uit dienst gaat stopt zijn account, waarna de bestanden niet meer beschikbaar zijn. De met anderen gedeelde bestanden worden dan ook gewist en zijn voor niemand meer toegankelijk. Het is raadzaam tijdig een kopie van deze bestanden te maken.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat betekent het opslaan in OneDrive voor mijn gegevens?

De gegevens die je in OneDrive opslaat, staan in de cloud. Dat betekent dat ze in een omgeving staan die niet fysiek op de UT. Dat wil echter niet zeggen dat de dataopslag niet veilig is. Voor veel gegevens is dit geen enkel probleem en kan de cloud als opslag worden gebruikt.

Het is wel zo dat gegevens, opgeslagen in de Microsoft cloud, onder de Patriot Act vallen en in dat kader op te vragen zijn door de Amerikaanse overheid, in het kader van terrorismebestrijding. De UT brede richtlijnen hiervoor zijn te vinden op https://www.utwente.nl/sb/beleidsterreinen/universitair-informatiemanagement/informatiebeveiliging/privacybeleid.pdf

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Welke gegevens kan ik beter wel/niet in OneDrive/in de cloud zetten?

LISA ICT adviseert je zelf goed na te gaan of gegevens geschikt zijn voor opslag in de cloud. Voor persoonsgegevens is het advies om de gegevens ‘binnen de UT’ op te slaan.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Welke dataopslag mogelijkheden zijn er nog meer?

SURFdrive

Wanneer je gegevens in de cloud wilt plaatsen maar niet wilt dat de gegevens inzichtelijk zijn door de Amerikaanse overheid (Patriot Act) dan kan SURFdrive worden gebruikt. Surf is een Nederlandse instelling en beheert een omgeving met een datacenter in Nederland. De Patriot Act is dan niet van toepassing. Voor meer informatie of toegang tot SURFdrive, zie www.surfdrive.nl.

Lokale dataopslag

Als je denkt dat je gegevens te gevoelig zijn voor de cloud, dan kun je ze altijd binnen het UT domein plaatsen. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden:

Voor persoonlijke data/ kleine hoeveelheden kun je de M, P of U schijf gebruiken. Zie https://www.utwente.nl/nl/lisa/diensten-handleidingen/!/product/p883341/dataopslag-voor-medewerkers.

Voor grote hoeveelheden data zijn er speciale oplossingen: https://www.utwente.nl/nl/lisa/diensten-handleidingen/!/product/p883362/storage-voor-medewerkers

Daarnaast zijn er ook altijd maatwerkoplossingen mogelijk. Neem voor meer informatie contact op met een LISA accountmanager of met de LISA ICT Servicedesk.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoe zie ik het verschil tussen de UT OneDrive en mijn privé OneDrive?

Klik in OneDrive op het wolkjes icoon. Hier staat ‘Universiteit Twente’ vermeld, als je via je m-nummer bent ingelogd. Je kunt door met de rechter muisknop ook nog op het tandwiel icoon te klikken zien hoe je bent ingelogd.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag