FAQ

FAQ Archief

Waarom moet ik denken aan archivering?

Iedere medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid voor het opslaan en bewaren van documenten die je opmaakt of ontvangt in het kader van je functie. Met deze documentatie leg je verantwoording af aan derden hoe beslissingen zijn genomen. Ook kan je door goede archivering  jouw taken goed uitvoeren en draag je bij aan het werk van je collega.  

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat is archiefwaardig en wat niet?

Archief is een verzameling van proces gebonden informatie. Deze informatie wordt zelf gemaakt of ontvangen in het kader van een werkproces. In dat geval is het in principe archiefwaardig. Archive biedt ondersteuning om inzicht te krijgen in de archiefwaardige informatie in jouw werkprocessen. Zo weet je welke documenten bewaard moeten worden, voor hoe lang en waarom.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoelang worden archiefbescheiden bewaard?

Dat is onder meer afhankelijk van wet- en regelgeving. Ook is er een selectielijst voor Nederlandse Universiteiten die voor de UT van toepassing is. Voor ons is dit een lastige vraag om met overzichten te beantwoorden. Op deze pagina vind je van diverse organisatieonderdelen een algemeen overzicht met te bewaren en te vernietigen documenten. In plaats van overzichten maken gaan we gaan graag met je in gesprek hoe bewaren van documenten voor jouw werksituatie er uitziet. Neem daarvoor contact op met je recordmanager.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Kan ik mijn archieven laten digitaliseren?

Als je het papieren archief wilt vervangen voor een digitaal archief, dan is dit in veel gevallen mogelijk. Daarvoor gelden wel enkele strikte voorwaarden die terug te vinden zijn in het Handboek Vervanging. Meer informatie vind je op deze link. Wij geven je graag advies op maat door jouw wensen in kaart te brengen.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Mag ik het papieren document weggooien als ik het heb gescand?

Ja, dat mag (of moet) als je hiervoor een Machtiging tot Vervanging hebt aangevraagd. Die vraag je aan in het kader van het Handboek Vervanging. In alle andere gevallen mag dit niet. Neem hiervoor contact op met je recordmanager.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat moet ik doen als ik mijn archiefmateriaal wil afstoten?

Elke medewerker, commissie of secretariaat vormt op enige wijze archief. Na verloop van tijd heeft dat zijn waarde voor het dagelijks werk verloren. Dan rijst de vraag: “Wat moet ik er mee doen?” 

Archiefmateriaal kan van belang zijn voor toekomstige bewijsvoering, maar niet alles hoeft bewaard te worden. Wat wel en wat niet te bewaren valt, is voor de UT bepaald in het Basis Selectie Document. De ervaring is dat dat document lastig te hanteren is voor niet-archiefmensen. 

Ons advies is om contact op te nemen met de medewerker Archive van je organisatie-onderdeel. Wie dat is vind je hier. Wil je alvast weten hoe het overbrengen van archief naar het archiefdepot van de UT geregeld kan worden, bekijk dan de hiervoor geldende richtlijn.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat kan ik doen met het archief van mijn studentenvereniging?

Ook archieven van studentenverenigingen nemen we graag aan. Het geeft een prachtig historisch beeld van het studentenleven op de campus. Daarnaast kunnen wij je tips en handvatten meegeven voor het opzetten van archieven. Neem voor vragen contact met ons op. 

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Waar is een overzicht van oude afkortingen van opleidingen, diensten en commissies?

Voor onderdelen binnen de universiteit, zoals opleidingen, afdelingen, diensten en commissies, worden voornamelijk afkortingen gebruikt. Er is een lijst met afkortingen die vandaag de dag gehanteerd worden. Er is ook een lijst met afkortingen die nu niet meer in gebruik zijn.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag