Archief UT

Wettelijke kaders en handleidingen

De Universiteit Twente heeft als instelling te maken met de Archiefwet om zo verantwoording af te leggen over besluiten, maar ook om cultuur-historische ontwikkelingen goed vast te leggen. De Erfgoedinspectie van met Ministerie van OCW houdt toezicht op het archiefbeheer.

Regeling Archiefbeheer UT

In deze regeling zijn allereerst alle bestuurlijke verantwoordelijkheden vastgelegd die gelden door eenheden en functionarissen binnen de UT. Op deze manier is duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft en waarom. Daarnaast is vastgelegd hoe het beheer van UT-archieven is georganiseerd en hoe de kwaliteitszorg geregeld is.

Basis Selectie Document

Een selectielijst is een overzicht van allerlei processen en bijhorende documenten, aangevuld met een waardering: hoe lang dienen de documenten bewaard te blijven. Voor de Nederlandse Universiteiten geldt het Basis Selectie Document. Dit overzicht wordt in 2018 vernieuwd en voor een onbekende misschien wat lastig leesbaar. Neem contact op met Archive voor advies op maat.

Handleidingen

Door de jaren heen zijn er algemene handleidingen gemaakt voor eenheden of commissies, waarin opgesomd staat welke documenten bewaard moeten worden en voor welke termijn. Dit zijn vaak handvatten om een indruk te krijgen. De handleidingen laten je zien welke documenten en bestanden eeuwig bewaard moeten worden en welke na een bepaalde periode vernietigd kunnen worden. Voordat je aan de slag gaat raden wij je aan om contact op te nemen met ons voor advies om maat. Want ook voor het correct vernietigen van (digitale) archieven gelden enkele regels die we graag toelichten.