LISA

Archief

Het archief is het geheugen van de UT. Het ondersteunt de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie en maakt het mogelijk om het handelen van de UT te reconstrueren en daarover verantwoording af te leggen. Door het archief op orde te brengen en te houden, kan worden voorkomen dat medewerkers onnodig lang op zoek zijn naar voor hun werk relevante informatie en worden financiële en juridische risico’s beperkt.

Wat is archief?

Alle documenten die in het kader van wettelijke taken van de UT worden opgesteld of ontvangen en die een functie kunnen hebben in het kader van verantwoording of bewijsvoering of waarvan het vermoeden bestaat dat ze cultuur-historische waarde vertegenwoordigen, zijn archiefbescheiden. De inhoud is bepalend. De vorm doet er niet toe. Behalve traditionele tekstdocumenten en emailberichten zijn ook bij voorbeeld films en foto’s, geluidsbanden en Whatsapp-berichten archiefbescheiden.

Archiefbescheiden moeten kortere of langere tijd of zelfs voor altijd  worden bewaard. Bewaartermijnen zijn niet vrijblijvend. Hoe lang archiefbescheiden worden bewaard, is te lezen in het Basis Selectie Document voor wetenschappelijke instellingen.

Ook zelf verantwoordelijk

De verantwoordelijkheid voor het adequaat opslaan, beheren en beschikbaar stellen van archiefbescheiden ligt formeel bij de universitaire en facultaire organen. Dat is zo geregeld in de Regeling Archiefbeheer van de UT. Zij kennen hun processen het best en zijn beter dan wie dan ook in staat om te bepalen welke documenten in het kader van de procesgang relevant zijn en moeten worden gearchiveerd. En wanneer het archiefbeheer niet op orde is, ondervinden zij daarvan de belangrijkste gevolgen. In de praktijk is de verantwoordelijkheid voor goede archivering belegd bij iedere individuele medewerker van de UT. 

Ondersteuning in archiefzorg

Uiteraard hoef je niet alles zelf te doen en is het ook niet nodig dat je alle archiefregels uit het hoofd kent. Archive:

  • Ondersteunt de archiefzorg bij de universiteit door te zorgen voor een set aan kaders en richtlijnen die houvast bieden bij het inrichten en beheren van archieven.
  • Geeft advies op maat over de inrichting van archieven en het structureren van documentstromen.
  • Levert ondersteuning op basis van afspraken bij het registreren van documenten, het vormen van dossiers en het koppelen van documenten aan dossiers.
  • Beheert afgesloten archieven en zorgt voor de vernietiging van archieven waarvan de selectietermijn is verstreken.
  • Regelt de overbrenging van documenten die voor altijd moeten worden bewaard naar het Regionaal Historisch Centrum in Zwolle.