Zie Voor leidinggevenden

Warm welkom


Op deze pagina vind je informatie over on-boarding, of te wel een 'warm welkom' voor de nieuwe medewerker. Het doel van on-boarden is, dat de nieuwe medewerker zich zo snel mogelijk onderdeel van de organisatie voelt en in een korte periode goed wordt ingewerkt. We geven je links naar de benodigde tools, handleidingen en achtergrondinformatie. Dit geeft inzicht in de stappen die jij als leidinggevende kunt nemen om de nieuwe medewerker welkom te laten voelen, zodat hij/zij met voldoende en gerichte informatie aan de slag kan. Daarnaast verricht HR op de achtergrond ook verschillende handelingen.

Het proces is opgedeeld in vier fases:

  1. Fase 1: pre-boarden
  2. Fase 2: on-boarden
  3. Fase 3: post-boarden
  4. Fase 4: off-boarden

Voorafgaand aan de on-boarding vindt natuurlijk de werving en selectie van de medewerker plaats. Dit proces kun je vinden op de site voor leidinggevenden onder het onderdeel 'Werving & Selectie'.

1. Pre-boarden

Pre-boarden bestaat uit alle voorbereidingen en werkzaamheden die worden gedaan om een vlotte eerste werkdag voor de nieuwe medewerker te bewerkstelligen. Denk bijvoorbeeld aan algemene informatievoorziening over de universiteit en afdeling, het in gang zetten van de autorisaties voor de verschillende systemen en de mogelijkheden voor buitenlandse medewerkers inzake visa en housing. Daarnaast heeft de leidinggevende 'warm'contact met de nieuwe medewerker.

Aandachtspunten:

  • de leidinggevende heeft minstens 1 keer per maand contact met de nieuwe medewerker als de datum van indiensttreding nog enkele maanden in de toekomst ligt
  • de leidinggevende geeft opdracht tot het regelen van een werkplek en alle faciliteiten daaromtrent
  • de leidinggevende informeert de naaste collega's en de afdeling van de nieuwe medewerker
  • het secretariaat / functioneel beheer van de afdeling regelt de werkplekfaciliteiten met behulp van een checklist.
  • daarnaast wordt de buitenlandse medewerker geïnformeerd over de visa-procedure en de services die het Expat Center kan bieden
  • tenslotte wordt het inwerkprogramma opgesteld door de leidinggevende (deze is eenheid afhankelijk en gaat over de taken, verantwoordelijkheden, collega's, afdeling etc.).
2. On-boarden

Het on-boarden start op de eerste werkdag van de medewerker. Een goed inwerkprogramma is essentieel. De leidinggevende en (eventuele) buddy spelen ook een belangrijke rol in deze fase. Een buddy is een ervaren collega die wordt gekoppeld aan de nieuwe medewerker en kan helpen om het hele on-boardingproces soepel te laten verlopen en is vraagbaak voor de nieuwe medewerker.

Aandachtspunten:

  • de leidinggevende ontvangt de nieuwe medewerker op de eerste werkdag en geeft alle belangrijke informatie zoals het inwerkprogramma
  • de leidinggevende introduceert de medewerker bij de naaste collega's, afdeling en de buddy
  • de buddy introduceert en begeleid het inwerken. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de checklist.
3. Post-boarden

De eerste 2 maanden worden gezien als een proeftijd voor de nieuwe medewerker. Voordat de proeftijd is verstreken evalueren de leidinggevende en nieuwe medewerker afgelopen periode in de vorm van een reflectiegesprek: hoe kijkt de medewerker terug op zijn/haar eerste werkdag en eerste maanden, kreeg de medewerker voldoende informatie over de organisatie, hoe verliep het inwerkprogramma, voelt de medewerker zich welkom, wat heeft de medewerker gemist etc. Het is belangrijk om continue feedback te vragen en krijgen over de ervaringen, werkmethodes en tevredenheid van de nieuwe medewerker om het on-boardingproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Aandachtspunten:

  • proeftijd is in de regel na twee maanden afgelopen. De leidinggevende voert het reflectiegesprek met de medewerker. Het document 'terugblik en vooruit kijken' kan helpen met de voorbereidingen voor het gesprek.
  • De leidinggevende maakt samen met de medewerker vervolgafspraken. Daarbij kan  het planningsonderdeel van FJUT een hulpmiddel zijn.
4. Off-boarden

Het doel van off-boarding is de vertrekkende medewerker goed te begeleiden bij vertrek bij de universiteit. Er kunnen zich ingewikkelde omstandigheden voordoen, maar het is altijd goed om een gesprek te hebben over het vertrek bij de universiteit en over zaken die afgehandeld moeten worden.

Het exitgesprek helpt om structuur aan te brengen in het laatste gesprek met de medewerker. De medewerker kan dan zijn of haar verhaal kwijt en aangeven wat hij/zij heeft gewaardeerd binnen de UT en waar verbeterpunten mogelijk zijn.

Wanneer de medewerker vertrekt dient een aantal zaken afgehandeld te worden, zoals het inleveren van de medewerkerspas en sleutels.

MEER INFORMATIE EN VRAGEN? 

Neem bij vragen contact op met de HR-assistent van je eenheid