Op deze pagina vind je informatie over verzuim & re-integratie. We geven je links naar benodigde tools, achtergrondinformatie en handleidingen. Dit geeft je inzicht in de stappen die je als leidinggevende moet ondernemen om het proces tijdens verzuim te managen conform de procesgang 'Wet Poortwachter'. De afspraken rondom verzuim en re-integratie zijn vastgelegd in het Verzuimprotocol. De UT werkt sinds januari 2018 samen met de Arbo Unie. De registratie rondom verzuim vindt plaats in het Verzuimvolgsysteem Verzuimsignaal (inloggen met Two Factor Authenticatie). Deze registratie en ook de communicatie moet voldoen aan de privacywetgeving.

1. Ziekmelding (week 1)

De medewerker meldt zich voor 09:00 uur telefonisch bij jou als leidinggevende. Kan de medewerker jou niet bereiken, dan kan de melding per mail of per app. Je hebt dezelfde dag nog telefonisch contact met de medewerker. Bij een ziekmelding mag je als leidinggevende een aantal beperkte vragen stellen. Zie hiervoor de leidraad 'Wat mag je vragen bij een ziekmelding'.
Je meldt de medewerker ziek bij ziekteverzuim-diensten-hr (diensten) of bij het faculteitsbureau (faculteiten). Je hebt in deze fase regelmatig (1x per 3 of 4 dagen) contact met de medewerker.

Betermelding
Zodra de medewerker weer beter is, meldt hij of zij zich fysiek of telefonisch bij jou. Je kunt de betermelding wederom doorgeven aan ziekteverzuim-diensten-hr (diensten) of aan het faculteitsbureau (faculteiten).

2. Oproep spreekuur Arbo Unie (week 2 en 3)

De medewerker ontvangt in week 3 een oproep voor het spreekuur van de inzetbaarheidscoach of de bedrijfsarts. Zo nodig stuur je via de mail een aantal dagen vóór het spreekuur achtergrondinformatie over het verzuim aan de inzetbaarheidscoach of de bedrijfsarts. Om een goed advies te krijgen kan het zinvol zijn om vooraf ook jouw vragen over het verzuim en de re-integratie per mail aan hen te sturen.

Het is mogelijk, bij bijvoorbeeld een mogelijk arbeidsconflict of frequent verzuim, de medewerker sneller te laten oproepen via de Verzuimdesk Arbo Unie. Je hebt wekelijks contact met de medewerker, leg dit vast in Verzuimsignaal.
Let op: je mag geen medische informatie vastleggen in Verzuimsignaal.

3. Re-integratieadvies (week 4 t/m 6)

De medewerker bezoekt op uitnodiging de inzetbaarheidscoach of bedrijfsarts. Hierop volgt een spreekuurrapportage met een re-integratieadvies. De inzetbaarheidscoach of bedrijfsarts plaatst dit document in Verzuimsignaal.

Je hebt wekelijks contact met de medewerker, leg dit vast in Verzuimsignaal.

4. Opstellen Plan van Aanpak (week 7 en 8)

Na 6 weken (gedeeltelijk) verzuim stelt de bedrijfsarts een Probleemanalyse op. Dit document plaatst hij/zij in Verzuimsignaal. Je stelt, samen met de medewerker, op basis van de Probleemanalyse een Plan van Aanpak op. Als re-integratie mogelijk is dan is dit Plan van Aanpak gericht op terugkeer naar werk. Is re-integratie nog niet aan de orde, leg dan afspraken vast in het Plan van Aanpak over contacten, voortgang etc. 

Je blijft regelmatig contact houden met de zieke medewerker. Daar horen ook huisbezoeken en koffiedrinken op het werk bij.

Jouw medewerker moet meewerken aan het opstellen van een Plan van Aanpak en re-integratie, als dit redelijkerwijs van hem of haar kan worden verwacht door een positieve, actieve houding en enige flexibiliteit. De UT als werkgever dient te zorgen voor goede verzuimbegeleiding en passende werkzaamheden.

5. Evalueren en salariskorting (week 9 t/m 46)

De medewerker wordt regelmatig opgeroepen door de inzetbaarheidscoach of de bedrijfsarts. Van elk contact wordt een rapportage in Verzuimsignaal geplaatst. De inhoud van deze rapportage kan aanleiding zijn om, samen met de medewerker, het Plan van Aanpak bij te stellen.
Vanaf de 9e maand van ziekte ontvangt de medewerker over niet gewerkte uren 76% van zijn of haar salaris. De medewerker wordt in de 7e maand van ziekte hierover per brief (inclusief folder 'Langdurig Verzuim') geïnformeerd. Je blijft regelmatig contact houden met de zieke medewerker.

6. Eerstejaarsevaluatie (week 46 t/m 52)

Na 46 weken ziekte plan je samen met de medewerker een formeel evaluatiemoment en stel je samen een Eerstejaarsevaluatie op. Dit is een verplichte evaluatie met het doel dat leidinggevende en medewerker terugblikken op de re-integratieactiviteiten in het eerste ziektejaar en in het bijzonder de vraag onder ogen zien of de re-integratie op de goede weg zit. Er moeten keuzes gemaakt worden als het gaat om re-integratie inspanningen in het eigen werk of ander werk binnen of buiten de UT.

Het doel van re-integratie is een structurele werkhervatting in passend werk dat zo goed mogelijk aansluit bij de mogelijkheden van je medewerker. Indien er na 1 jaar, binnen 3 maanden geen concreet perspectief is op structurele werkhervatting binnen de UT in eigen of ander passend werk, zal er een zgn. 2e spoortraject (passend werk buiten de UT) gestart moeten worden.

De HR-adviseur of de re-integratieadviseur kan hierbij ondersteunen tijdens het evaluatiegesprek en het invullen van dit document. De re-integratieadviseur kan tevens ondersteunen bij het inzetten van verschillende mogelijkheden om goede re-integratie vorm te geven.

7. Evalueren en Eindevaluatie (week 53 t/m 87)

De medewerker blijft met regelmaat opgeroepen worden door de inzetbaarheidscoach of de bedrijfsarts. Van elk contact wordt een rapportage in Verzuimsignaal geplaatst. De inhoud van deze rapportage kan aanleiding zijn om, samen met de medewerker, het Plan van Aanpak bij te stellen.

Na ruim anderhalf jaar ziekte wordt door de bedrijfsarts de balans opgemaakt en vastgelegd in een 'actueel oordeel', waarin de omschrijving van de belastbaarheid van de medewerker staat. Dit document plaatst hij of zij in Verzuimsignaal. Aan de hand daarvan vul je met de medewerker de Eindevaluatie in. In deze eindevaluatie van het Plan van Aanpak geven jullie je oordeel over het afgelopen jaar inzake de arbeidsongeschiktheid en de re-integratiemogelijkheden in. Je plaatst de Eindevaluatie in Verzuimsignaal.

8. WIA procedure (week 88 t/m 104)

Rond week 88 informeert UWV de medewerker over het indienen van de WIA-aanvraag. De WIA-aanvraag (via DigiD) dient in de 93e week ingezonden te worden. De dienst HR stuurt vervolgens het werkgeversgedeelte van het re-integratiedossier, het zgn. 'Re-integratieverslag' (RIV) naar UWV. UWV toetst de re-integratie inspanningen van de UT en de medewerker aan de hand van het re-integratieverslag. De vragen hierover van UWV lopen altijd via de dienst HR voor de verdere afhandeling en communicatie.

Besluit UWV
De medewerker ontvangt vervolgens een uitnodiging van UWV voor een spreekuur bij de Verzekeringsarts UWV en zo nodig de Arbeidsdeskundige UWV voor de WIA-beoordeling. Uiterlijk in week 104 ontvangt de medewerker van UWV een beslissing over de WIA-aanvraag. De UT krijgt een kopie van deze beslissing. Op basis van de beslissing WIA zal er een nieuwe situatie ontstaan. De Senior Casemanager ondersteunt leidinggevende en HR in de procedure en administratieve afhandeling van de gewijzigde voortzetting dan wel beëindiging van de arbeidsrelatie met de UT.