Voor leidinggevenden

Tips voor leidinggevenden: begeleiding medewerker

1.Neem het voorstel van de medewerker om slimmer te werken serieus
Je mag van een medewerker verwachten dat hij met een degelijk plan komt en niet met iets vaags als 'Ik heb meer flexibiliteit nodig', zonder enige onderbouwing. Als iemand alle moeite neemt om een plan te presenteren hoe hij zijn werk en leven flexibeler kan inrichten, dan is hij serieus. Als hij niet serieus is, zal hij niet met een concreet plan komen.


2.Zeg niet zomaar nee
Door direct nee te zeggen, ga je ervan uit dat het niet voor jouw organisatie werkt en daarmee zeg je eigenlijk: 'Het interesseert me niet als je vertrekt.' De kans is dan namelijk groot dat de medewerker vertrekt; is het niet fysiek, dan wel mentaal. Bied dus een luisterend oor. Denk mee en bekijk samen organisatorische consequenties, en bespreek eventuele zorgen. Geef serieuze kandidaten een proefperiode en werk samen om het tot een succes te maken.


3.Maak productiviteit van medewerkers meetbaar
Om effectief te zijn moet je over voldoende informatie beschikken waarop je je besluiten kunt baseren. Bedenk daarom samen met je medewerkers een praktisch systeem dat helpt om hun werk meetbaar te maken. Probeer dit vooral niet alleen te doen, medewerkers kennen hun werk zelf immers het best.


4.Mensen werken het best wanneer ze hun eigen schema kunnen aanhouden
De kans is zeer klein dat het bioritme van een medewerker precies gelijk loopt met de kantooruren. Organisaties die willen dat hun kenniswerkers beter presteren, doen er goed aan om ze zo veel mogelijk op hun eigen tijden te laten werken. Laat mensen wakker worden in hun eigen tijd en laat ze beginnen met werken wanneer ze daar klaar voor zijn. Respecteer het verschil tussen ochtendmensen en avondmensen.


5.Baseer je managementstijl op vertrouwen
Zonder vertrouwen is er ruimte voor achterdocht, het verlies van betrokkenheid en ontstaat er een neiging tot controleren. Dit leidt bij zowel medewerkers als managers tot onnodig productiviteitsverlies.


6.Communiceer veel en helder
Laat door veel en regelmatig te communiceren zien dat je de relatie met je medewerkers belangrijk vindt en dat je hun werk waardeert. Maar let op: communiceren is iets anders dan controleren.


7.Word stuurman in plaats van controleur
Buig de klassieke controlerende rol om in die van een stuurman en coach die helpt om de beoogde resultaten te bereiken. Als stuurman gebruik je in plaats van controle, heldere communicatie en vertrouwen als de basisinstrumenten waarmee je leidinggeeft.


8.Meer bereiken met minder moeite
Leg de verantwoordelijkheid om jou up-to-date te houden bij de medewerker. Maak het jezelf vooral niet te moeilijk door zelf overal achteraan te moeten lopen, maar kom duidelijk overeen dat de verantwoordelijkheid tot het geven van statusupdates bij de medewerker ligt.


9.Geef het voorbeeld
Kom afspraken na, wees integer, wees eerlijk en direct en werk niet met verborgen agenda's.


10.Delegeren
Delegeren hoeft niet moeilijker te zijn dan delegeren aan kantoorwerkers met een vaste werkplek, zolang je maar duidelijke afspraken maakt. Het belangrijkst is om gelijk bij de overdracht te vragen om informatie, zorgen die er mogelijk leven of feedback rondom de opdracht. Je hebt namelijk minder mogelijkheden om via ongeplande vergaderingen en informele ontmoetingen de gang van zaken bij te sturen. Zowel een goed resultaat als je gemoedsrust staan of vallen hierbij.


11.Dubbelcheck
Er valt veel tijd te winnen door aan het begin van het verstrekken van een opdracht, extra goed te controleren of de verwachtingen, taak of boodschap begrepen zijn. Er zijn namelijk talloze manieren waarop mensen uit dezelfde informatie zaken kunnen interpreteren en conclusies kunnen trekken.


12.Vraag om tussentijdse statusupdates
Maak bij overdracht heldere afspraken over hoe en wanneer de medewerker je zal voorzien van statusupdates. Deze statusupdates helpen je om eventueel bij te sturen. Toestaan dat medewerkers geen tussentijdse updates geven of deadlines laten verlopen, ondermijnt je geloofwaardigheid.


13.Conflicten oplossen
Niets kan zo energie- en tijdverslindend zijn als conflicten. Omdat je gebruikmaakt van veel verschillende communicatiekanalen, kan de kans op conflicten toenemen. Een e-mail of sms kan eenvoudig verkeerd worden uitgelegd. Zodra je merkt dat zaken verkeerd begrepen worden, stap dan direct over op synchrone communicatie, bijvoorbeeld een videoconferentie of telefonisch contact. Maak ook duidelijke afspraken over welk soort zaken bijvoorbeeld niet per e-mail, maar uitsluitend persoonlijk behandeld mogen worden.


14.Bijeenkomsten
Organiseer alleen een vergadering wanneer dat echt nodig is en je zeker weet dat een bijeenkomst het beste middel is om een doel te bereiken. Als er slimmere manieren zijn om hetzelfde doel te bereiken via andere communicatiekanalen, dan hebben die de voorkeur. Een van de beste manieren om een vergadering aan te kondigen, is niet per e-mail, maar per videoboodschap. De visuele expressie zegt meer dan een reeks woorden.


15.Behandel mensen als mensen
Behandel mensen op de manier waarop je zelf ook behandeld wilt worden: respectvol en met hoffelijkheid. Het concept is simpel, maar de uitvoering in de praktijk is niet eenvoudig.