Gerelateerde artikelen en informatie

Interview Mirjam Spit - Het beste van twee werelden: 'Het Slimme Werken' draait om de juiste balans


Het beste van twee werelden: 'Het Slimme Werken' draait om de juiste balans

De dienst HR vervult binnen de Universiteit Twente een belangrijke rol als gebruiker van het flexibele concept . Een concept dat we hier betitelen als “het slimme werken”. Alhoewel de principes in het beginstadium op weerstand stuitten, willen leidinggevende en medewerkers inmiddels niet meer anders. "Ik zie veel meer pluspunten dan minpunten", zegt Mirjam Spit in haar hoedanigheid als directeur HR.

Vier jaar geleden is HR overgestapt op een flexibel huisvestingsconcept, kunt u iets meer vertellen over de aanleiding?
De HR-dienst was toe aan vernieuwing en verandering en er was ruimtegebrek. Het idee ontstond om de afdeling in te richten als flexomgeving. Dat idee werd aanvankelijk niet breed gedragen binnen HR, maar de toenmalig directeur toonde zich een groot inspirator en wakkerde het enthousiasme aan. Waar eerder sprake was van een een zekere weerstand bij een deel van onze medewerkers, is het werken in een flexomgeving op een gegeven moment uitgegroeid tot een niet meer weg te denken onderdeel van ons werk. Het is fijn om te merken dat er in zo'n korte tijd een heel ander beeld en beleving is ontstaan bij de betrokkenen.

U noemt de flexplekken, maar zijn er ook andere facetten van HSW die aan dat succes hebben bijgedragen?
Vanaf dag één zijn alle medewerkers betrokken bij de opzet en de inrichting van de nieuwe werkplekken. We hebben een aantal teams van medewerkers geformeerd, die mochten meedenken over de huisvesting, ICT en andere ondersteunende maatregelen om HSW binnen de afdeling vorm te geven. Zij dachten bijvoorbeeld mee over zaken als het aantal kantoortuinwerkplekken en het aantal concentratieplekken, maar ook over de lay-out en de vormgeving van de werkomgeving. Dat is in mijn ogen cruciaal: mensen raken iets kwijt, verliezen hun vertrouwde plekje, maar krijgen er tegelijkertijd een hele mooie, kwalitatief goede werkplek voor terug. Door onze medewerkers inspraak te geven, hebben we de initiële weerstand overwonnen en een omgeving gecreëerd waarin iedereen zeer tevreden is.

Los van de materiële inrichting vergt de overgang naar zo'n flexibele werkomgeving ook een mentale aanpassing. Hoe is dat verlopen binnen uw afdeling?
Een flexibele setting, zoals we die bij HR kennen, vraagt om een aantal aangepaste gedragsregels en
-afspraken. Op een openbare plek vragen wij onze medewerkers bijvoorbeeld niet te hard te praten, maar ook hanteren we een paar simpele principes. Omdat je geen vaste plek hebt, is het bijvoorbeeld van belang om je werkplek netjes achter te laten voor een ander. Dergelijke afspraken vergen van iedereen een kleine inspanning maar dragen zeker bij aan een succesvolle implementatie van het concept.

Naast het aanbieden van flexplekken, is ook thuiswerken een belangrijk onderdeel van het flexibel concept. Hoe is dat geregeld?
Het werken op afstand, bijvoorbeeld vanuit huis, volgde eigenlijk heel logisch op de veranderingen die binnen HR zijn doorgevoerd. Al snel bleek dat het in sommige gevallen fijn is om thuis geconcentreerd aan een taak of project te kunnen werken. Ook vanwege een privéaangelegenheid kan het handig zijn om niet naar het werk te hoeven reizen. Wij stellen onze medewerkers in die gelegenheid, maar voorwaarde is wel dat de binding met collega's blijft. Ik geloof niet in een concept waarbij medewerkers alleen nog maar vanuit huis werken. Daarnaast zijn de onderlinge afspraken over werk- en taakverdeling van groot belang. En last but not least: het vertrouwen dat je hebt in je team, in je collega's. Verantwoordelijkheidsbesef is hierbij het sleutelbegrip.

U zegt het belangrijk te vinden dat de binding tussen de medewerkers onderling blijft. Hoe realiseert u dat?
Dat wordt niet expliciet gecoördineerd, maar we hameren er wel op dat het bij sommige vergaderingen of besprekingen belangrijk is om aanwezig te zijn. We werken ook steeds meer met conference calls. Thuiswerken betekent wel dat je bereikbaar bent, dus het 'inbellen' voor vergaderingen is mogelijk en wordt steeds frequenter toegepast. Het toezicht op bereikbaarheid is niet streng, maar mensen worden wel aangesproken op hun verantwoordelijkheid, zodat zij daar op een verstandige manier zelf invulling aan kunnen geven.

Critici beweren dat de scheidslijn tussen werk en privé bij HSW vervaagt. Hoe kijkt u daar tegenaan?
Het is goed om de mogelijke kanttekeningen in ogenschouw te nemen en die te gebruiken om het concept van HSW te perfectioneren, of in ieder geval te verbeteren. Zo werken veel wetenschappers vaak al plaats- en tijd onafhankelijk zonder dat te benadrukken. Echter is lang niet iedereen voldoende in staat om de eigen werk-privébalans vorm te geven. We moeten daar samen, leidinggevende en medewerker, alert op blijven. Dat doen we door bijvoorbeeld dit in werkoverleggen regelmatig te bespreken.

Hoe ziet u de toekomst van flexwerken binnen de UT? Wat zijn uw verwachtingen?
Uiteraard kunnen er kanttekeningen worden geplaatst, maar ik zie veel meer pluspunten dan minpunten. Flexibelwerken blijft zich als concept doorontwikkelen en wordt steeds beter toegepast. Dat hangt nauw samen met andere trends, zoals de forse toename van de technologische mogelijkheden en daarmee de toegankelijkheid op afstand. De fysieke aanwezigheid is niet langer een vaste voorwaarde, en dat kan als oplossing dienen voor bijvoorbeeld het file- en mobiliteitsprobleem. Er zijn veel ontwikkelingen gaande die perfect aansluiten bij HSW, maar laat ik nogmaals benadrukken dat het fysieke contact tussen collega’s wel behouden moet blijven. Want hoe flexibel en fijn HSW ook kan zijn: onderling contact gaat verder dan elkaar alleen nog maar via een beeldscherm ontmoeten. Vinden we de juiste balans, dan komen we dicht in de buurt van de ideale werkomgeving.