Zie Diensten-ABC

Shaping HR: AFAS HR/payroll

Vanaf 4 januari 2021 werken we met het nieuwe HR en payroll systeem MyHR (AFAS). Een nieuwe plek waar je jouw persoonlijke HR zaken kunt regelen, zoals een verlofaanvraag of ziekmelding. Op deze website vind je belangrijkste zaken op een rij waaronder een instructie animatie, veelgestelde vragen, achtergrondinformatie over het project en bij wie je terecht kan met vragen. 

Instructie animatie

Via onderstaande animatie geven we je alvast preview van het systeem met een korte uitleg over de belangrijkste onderdelen van MyHR.

VEELGESTELDE VRAGEN

Hier vind je veelgestelde vragen die we verwachten te ontvangen bij livegang.

INFORMATIE VOOR MEDEWERKERS

Algemeen en ondersteuning
Hoe log ik in?

Via de medewerkersportal naar MyHR (AFAS online) of via myhr.utwente.nl. Je logt in met UT e-mailadres en wachtwoord. Let op: we maken gebruik van Multi Factor Authentication (MFA). Ga naar utwente.nl/lisa voor meer uitleg hierover. (Als je eerder tijdens je werkdag ingelogd bent in een andere applicatie met MFA, dan is deze extra authenticatie stap niet nodig voor MyHR.)

Bij wie kan ik terecht met mijn vragen?

Om iedereen binnen de universiteit te ondersteunen, zijn er voor de faculteiten en diensten key-users. Key-users zijn het eerste aanspreekpunt bij vragen, problemen of feedback. In onderstaand overzicht vind je de key-users. Daarnaast is het mogelijk om via de homepage op MyHR een vraag in te sturen via “Ask HR”.

Faculteit/dienst

Key-user

BMS

Marleen Blijleven

Liset Werkman

EEMCS

Elvira Dijkhuis

Odette Scholten

ET

Rita Schoonbeek

Thomas ter Pelle

ITC

Karen de Vos

TNW

Lidy Harryvan

Debby Koelle

Diensten

Harriëtte Kamphuis

Mandy Lokken

Christine Maas

HR-centraal

Babet Jansen

Julia Pool

Waar kan ik informatie over HR regelingen vinden?

Informatie over het project Shaping HR/AFAS is op deze website (utwente.nl/afas) te vinden. Voor informatie over HR regelingen en arbeidsvoorwaardelijke zaken kun je de website van HR raadplegen (utwente.nl/hr).

Ik heb een vraag over een autorisatie. Met wie neem ik contact op?

Neem contact op met de key-user van jouw faculteit/dienst.

AFAS Pocket app
Hoe download ik de AFAS Pocket app?

De AFAS Pocket app is beschikbaar in de Play- of Apple store.

Hoe log ik de eerste keer in als ik de AFAS Pocket app open?

Op AFAS help website vind je instructies over de eerste keer inloggen. Let op: gebruik de omgevingssleutel: ESFM8H of QR code hieronder voor de eerste inlog. Je ontvangt daarna de activatiecode per mail om aan de slag te gaan.

Heb je (technische) vragen over de app, stuur een e-mail naar afas-app-hr@utwente.nl en er wordt er spoedig contact met je opgenomen.

Welke functies van de AFAS Pocket app zijn per 4 januari 2021 beschikbaar?
  • Indienen van een verlofaanvraag;
  • Het doen van een ziek- en herstelmelding;
  • Goedkeuren van taken en inzien van signalen.
Welke functies zijn in de toekomst beschikbaar in de AFAS Pocket app?

In de toekomst zullen er meer functionaliteiten toegevoegd worden aan de AFAS Pocket app zoals bijvoorbeeld het aanpassen van persoonsgegevens. Informatie hierover wordt later gecommuniceerd.

Met wie moet ik contact opnemen als ik problemen heb met de AFAS Pocket app?

Heb je (technische) vragen over de app, stuur dan een e-mail naar afas-app-hr@utwente.nl en er wordt er spoedig contact met je opgenomen.

Declaraties
Hoe en waar kan ik een declaratie indienen?

In MyHR (AFAS) heb je de mogelijkheid om verhuis- en reiskosten en kosten voor tijdelijke huisvesting te declareren via het declaratieportaal. Dit portaal kun je vinden via My HR > Expenses. In dit portaal is het tevens mogelijk om passend werk, uren voor oproepkrachten en overuren te declareren. Overige declaraties verlopen via Finance en zijn niet de declareren via MyHR (AFAS).

Waar vind ik mijn declaraties terug?

Openstaande en reeds goedgekeurde declaraties zijn te vinden via My HR > Expenses. Onderaan deze pagina kun je openstaande declaraties vinden via 'Open tasks' en reeds voltooide declaraties via 'My claims'.

Keuzemodel arbeidsvoorwaarden
Vanaf wanneer kan ik het Keuzemodel invullen?

In het eerste kwartaal van 2021 is het Keuzemodel beschikbaar in MyHR (AFAS). Nadere informatie volgt via UT brede communicatiekanalen.

Hoe zit het met de inzet reiskosten woon-werkverkeer in het Keuzemodel?

Los van de implementatie van het systeem MyHR (AFAS) hebben we te maken met het coronavirus waardoor we (deels) thuiswerken. Hierdoor is het voorlopig niet mogelijk om reiskosten toe te passen in het Keuzemodel. UT brede informatie hierover volgtzodra hier meer over bekend is.

Kan ik meerdere keren per jaar mijn Keuzemodel aanpassen?

Ja dit kan, nadere informatie hierover volgt via HR in het eerste kwartaal van 2021.

Ontslag
Hoe kan ik mijn eigen ontslag indienen?

Je kunt eigen ontslag indienen via My HR > Personal details > Resign your contract. Let op: een ontslagprocedure is meer dan een enkel een aanvraag. Stem daarom voordat je je ontslag indient eerst af met je leidinggevende en HR van jouw dienst of faculteit. 

Persoonsgegevens en personeelsdossier
Hoe wijzig ik mijn persoonlijke gegevens?

Het is mogelijk je persoonsgegevens te wijzigen via de knop: MyHR > Personal details > Edit personal details.

Waar en wat vind ik in mijn personeelsdossier?

In het menu onder de tab MyHR > Personal details vind je je eigen personeelsdossier. In MyHR (AFAS) beginnen we met een leeg personeelsdossier per januari 2021 dat automatisch wordt opgebouwd vanaf dat moment.

Salarispecificaties en jaaropgaaf
Per wanneer kan ik mijn salarisstrook opvragen via het systeem?

De eerste salarisstrook kun je opvragen rond de eerste betaaldatum: 22 januari 2021. De salarisstroken en jaaropgaven zijn te vinden via My HR > Salary slips. Voor meer informatie over salarisbetalingen zie: salarisbetalingen HR website.

Hoe lees ik mijn nieuwe salarisspecificatie?

Hieronder vind je een uitleg van de belangrijkste termen die op jouw salarisspecificatie staan:

Brutoloon

Dit is het bedrag dat de medewerker ontvangt van de werkgever. Echter dit is salarisbedrag waar nog niet de kosten voor de medewerker van af zijn gehaald. Het brutobedrag valt dus hoger uit dan het uiteindelijk ontvangen bedrag.

BSN

BSN is de afkorting voor burgerservicenummer. Dit is een identiek persoonsnummer dat iedereen heeft die is ingeschreven in de Basisregistratie Personen. De overheid gebruikt dit nummer om je persoonsgegevens te verwerken.

Jaarloon BT (Bijzonder Tarief)

Dit staat voor Jaarloon Bijzonder Tarief. Dit bepaalt hoeveel belasting de medewerker moet betalen over de bijzondere beloning. Denk hierbij aan overuren, vakantiegeld etc. Hoe hoger dus het jaarloon is, hoe hoger de belasting. Het percentage wordt elk jaar bepaald door de Belastingdienst.

Loonheffing

Loonheffing is de belasting die de werkgever van je loon aftrekt en betaalt aan de Belastingdienst. Loonheffing is de verzamelnaam voor loonbelasting en de premie volksverzekeringen. De hoogte van de loonbelasting wordt bepaald aan de hand van de loonbelastingtabellen. Deze tabellen worden door de Belastingdienst onderhouden.

Nettoloon

Dit bedrag wordt daadwerkelijk uitbetaald op de aangegeven salarisrekening bij de medewerker.

Nettovergoedingen

Hier worden bedragen weergegeven die de medewerker nog netto bovenop het salaris ontvangt.

Parttime percentage

Het parttime percentage geeft aan voor hoeveel procent jij werkt bij de werkgever. De werkgever bepaalt zelf hoeveel uur een fulltime werkweek is. En wat jouw parttime percentage dus is als jij niet een fulltime baan hebt.

Pensioen

De pensioenopbouw is tweeledig. De medewerker en werkgever doen hier beide elke maand een bijdrage aan. De pensioenbijdrage die je op jouw loonstrook ziet is die van de medewerker. Hier wordt getoond tegen welk percentage en over welk bedrag de pensioenafdracht wordt bepaald. De werkgever zorgt er vervolgens voor dat dit bedrag naar de desbetreffende pensioeninstantie wordt overgemaakt. Dit hoeft de medewerker niet zelf te doen.

Tabelkleur

De tabelkleur is wit of groen. Deze kleur bepaalt naar welke loonbelastingtabel gekeken moet worden om tot de hoogte van loonheffing te komen. De witte tabel gebruiken we wanneer het gaat om loon uit een tegenwoordige dienstbetrekking. De groene gebruiken we wanneer het gaat om loon uit vroegere dienstbetrekking, denk bijvoorbeeld hierbij aan een transitievergoeding.

Vakantiegeld

De medewerker ontvangt een keer per jaar zijn opgebouwde vakantiegeld. De meeste werkgevers betalen het vakantiegeld uit in de maand mei. Dit bedrag is opgebouwd gedurende de voorgaande maanden.

Voorbeeld nieuwe salarisspecificatie

Hoe kan ik mijn oude salarisstroken en jaaropgaven inzien?

Oude salarisstroken en jaaropgaven kun je opvragen via de oude applicatie ‘Salarisspecificaties en jaaropgaven’. Deze informatie wordt in 2021 ook toegevoegd aan je personeelsdossier.

Verlof
Hoe kan ik een verlofaanvraag doen?

Je kunt een verlofaanvraag indienen via het tabblad My HR > Leave portal of via de AFAS Pocket app. Hier kun je verschillende verlofaanvragen doen, zoals regulier verlof, bijzonder verlof en geboorte- en ouderschapsverlof.

Hoe trek ik een verlofaanvraag in?

Zolang de startdatum van het aangevraagde verlof nog niet is ingegaan kun je zelf het verlof weer intrekken. Mocht de startdatum al wel ingegaan zijn, dan moet de leidinggevende deze intrekking goedkeuren.

Hoe zit het met de goedkeuring van verlof?

Verlofaanvragen van 120 uur of minder worden automatisch goedgekeurd. Verlofaanvragen die groter zijn dan 120 uur worden ter goedkeuring aangeboden bij je leidinggevende.

*Uitgangspunt is dat een medewerker die verlof aanvraagt dit vooraf intern afstemt.

Wanneer wordt het beginsaldo van mijn verlof zichtbaar?

Het saldo van 2020 wordt in de eerste week van januari verwerkt en is vanaf dan inzichtelijk.

Ik wil graag ouderschapsverlof aanvragen. Hoe werkt dit?

Ouderschapsverlof is aan te vragen via My HR > Leave portal > Parental leave.

Verzuim
Hoe kan ik mij ziekmelden?

Je meldt jezelf ziek via My HR > Absence portal. Je kunt je vervolgens ziek melden via de knop “Report ill”. Een herstelmelding kun je doorgeven door middel van de knop “End sick report”. Ziek melden kan ook via de AFAS Pocket app.

Ik ben hersteld. Hoe registreer ik dit?

Je kunt jezelf hersteld melden via My HR > Absence portal > End sick report.

Hoe meld ik mij gedeeltelijk weer hersteld?

Een gedeeltelijke hersteld melding moet worden vastgelegd door de HR-assistent of de leidinggevende. Dit kun je niet zelf doen via MyHR (AFAS).

INFORMATIE VOOR LEIDINGEVENDEN

Aflopende contracten
Hoe kan ik een contractverlenging voor een medewerker regelen?

Als leidinggevende krijg je 90 dagen vóór het aflopen van een contract van een medewerker een taak. In deze taak kun je aangeven of het contract verlengd moet worden voor bepaalde tijd, onbepaalde tijd of dat je het contract laat aflopen. Wanneer je het contract wil verlengen, moet je ook een einddatum opvoeren. Vervolgens regelt HR de gehele verlenging. 

Hoe kan ik een medewerker uit dienst melden in MyHR (AFAS)?

Als leidinggevende krijg je 90 dagen vóór het aflopen van een contract van een medewerker een taak. Hierin kun je aangeven dat je het contract wil laten aflopen en de medewerker uit dienst wil melden. Mocht je een medewerker eerder uit dienst willen melden, neem dan contact op met HR van jouw faculteit of dienst.

Vervanger instellen
Kunnen mijn taken overgenomen worden bij langdurige afwezigheid?

Bij langdurige afwezigheid in verband met verlof of ziekte moet je een vervanger vastleggen. Deze vervanger krijgt dan tijdens de afwezigheid de ‘goedkeuringsverzoeken’ ter afhandeling aangeboden.

Hoe stel ik een vervanger in?

Bij het aanvragen van verlof of het registreren van verzuim is het mogelijk om een vervanger aan te geven.

Let op: het invoeren van een vervanger vraagt grote zorgvuldigheid! Let er goed op dat je onbedoeld een willekeurige medewerker met eenzelfde/vergelijkbare naam de goedkeuringsverzoeken ontvangt.

Verzuim
Wat zijn taken voor mij als leidinggevende met betrekking tot verzuim?

Het huidige verzuimprotocol dat op de HR website gepubliceerd staat blijft van kracht. Het verzuimproces ziet er anders uit in MyHR (AFAS).

  • Ziekmelding doet de medewerker zelf in MyHR of via de AFAS Pocket app.
  • De leidinggevende krijgt 12 dagen na een lopende ziekmelding een taak toegewezen om in actie te komen. (Voorheen was dit drie dagen in het huidige Oracle systeem.)
Komen de lopende verzuimdossiers ook in MyHR (AFAS)?

Ja, de relevante verzuimdossiers worden in de loop van januari 2021 overgezet.

TECHNISCHE VRAGEN

Algemeen
Wat is het verschil tussen een taak en een signaal?

Een taak vraagt om een actie (handeling) en een signaal is een bericht dat je ter informatie ontvangt.

Waar vind ik al mijn ingestuurde verzoeken (workflows) terug?

Op de homepage kun je alle ingestuurde taken/workflows terugvinden. Het overzicht is te vinden in de weergave onder het kopje ‘Submitted’.

Wat moet ik met een afgekeurd verzoek (workflow)?

Wanneer een ingestuurde workflow afgekeurd wordt, vind je deze opnieuw in het bakje ‘My tasks’ terug op de homepage. Je kunt dit verzoek dan aanpassen of intrekken via ‘Modify’ of ‘Delete’ in de taak zelf.

Hoe kan ik een taak (verzoek) laten intrekken?

Om een taak in te trekken kun je de goedkeurder van de taak vragen of hij/zij de taak wil afkeuren. Anders kun je contact opnemen met de key-user van jouw faculteit of dienst.

Hoe kan ik mijn filtering vastzetten?

Instructies en informatie over filters in weergaven zijn te vinden via AFAS help website.

Functionaliteiten later in 2021 beschikbaar
Welke onderdelen van MyHR (AFAS) worden in de loop van 2021 in gebruik genomen en niet bij livegang?

We gaan zo volledig mogelijk live. Maar er zijn onderdelen van AFAS die pas in de loop van 2021 beschikbaar komen. Nadere informatie hierover volgt.

  • De AFAS Pocket app: functionaliteit start met de basis zoals verlofaanvragen, ziek- en herstelmeldingen en het goedkeuren van taken en inzien van signalen. Uitbreidingen van de app komen later beschikbaar;
  • Bepaalde functionaliteiten van MyHR (AFAS) komen gedurende 2021 beschikbaar. Bijvoorbeeld jaargesprekken.
Functionaliteiten buiten scope
Zit het recruitment systeem niet in AFAS?

De UT heeft Talentsoft in gebruik genomen voor de werving- en selectieprocessen. Dit systeem blijft bestaan naast AFAS.

Wat gebeurt er met UT-Flex voor studenten?

UT-Flex voor studenten blijft bestaan.

Wat gebeurt er met urenregistraties en ‘reis- en overige declaraties’?

TAS en Declaree blijven in 2021 in de huidige vorm bestaan. Deze systemen horen bij het ‘financiële domein’. Eventuele wijzigingen zullen zich voordoen met de implementatie van het nieuwe financiële systeem. Voor vragen over deze applicaties kun je je wenden tot jouw eigen Finance afdeling.

VRAGEN TIJDENS IMPLEMENTATIE

Kan ik zelf nog invloed uitoefenen of meedenken over het nieuwe systeem?

Wij zijn altijd op zoek naar mensen die willen meedenken over het nieuwe systeem. Als je ideeën of suggesties hebt, neem dan contact op met het kernteam of met leden uit de klankbordgroep. Ook kun je je als medewerker later dit jaar aanmelden voor verschillende gebruikerstests. Houd hiervoor deze pagina in de gaten.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Moet ik een training volgen om te leren werken met het systeem? Hoeveel tijd gaat me dit kosten?

Het systeem is erg gebruiksvriendelijk. Vanaf september is er meer informatie beschikbaar over het systeem, hoe AFAS er uit gaat zien voor jou en of training nodig is.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Wat is de rol van leidinggevenden en secretaresses in dit nieuwe systeem?

Bij de implementatie van het systeem volgt de UT de best practice van AFAS. Hiermee worden leidinggevenden ontzorgd op een aantal gebieden, zoals bijvoorbeeld bij verlofaanvragen en ziekmeldingen. Ook krijgen leidinggevenden er een aantal verantwoordelijkheden bij. Denk hierbij aan het opvoeren van een aantal basisgegevens bij een indiensttreding. Dit proces kan worden gedelegeerd aan secretaresses. 

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Gaat de website van de UT, waar alle informatie over regelingen op staan, ook veranderen?

De regelingen blijven beschikbaar op dezelfde UT-website. Wel worden regelingen aangepast waar nodig.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Wat gebeurt er straks met alle HR gerelateerde administraties zoals het aanvragen van verlof en het invullen van het keuzemodel?

Alle HR administratie handelingen, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van verlof, worden ondergebracht in AFAS. Deze verschillende HR-functionaliteiten zijn ook beschikbaar via de AFAS Pocket App. Je kunt via deze app bijvoorbeeld verlof aanvragen via je mobiele telefoon. De jaargesprekken (FJUT-gesprekken) zullen nog niet worden ondergebracht in AFAS.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Wat kan ik straks zelf doen in het systeem?

Een belangrijk aspect van AFAS is self-service. Dit geldt voor zowel leidinggevenden als medewerkers. In AFAS kan iedere medewerker zelf processen opstarten en heeft iedere medewerker ook inzicht in zijn eigen persoonlijke dossier. Straks is het mogelijk zelf aanvragen en processen te starten, zoals:

  • aanvraag meer/minder uren werken
  • maken pro forma berekeningen
  • verlof aanvragen
  • verlofsaldo inzien
  • personeelsdossier inzien
  • adres wijzigen
  • ontslagverzoek indienen
Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Kan ik straks via het systeem een UFO-functieonderzoek/-bevordering aanvragen?

Nee. Een UFO-functieonderzoek wordt altijd uitgevoerd door HR. Dit vindt plaats op verzoek van de leidinggevende en/of de medewerker. Dit gaan we niet inregelen in AFAS, omdat hier altijd een gesprek aan vooraf moet gaan.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

VIDEO'S EN DEMO'S

DEMO LEIDINGGEVENDEN

Bekijk de opgenomen demo voor leidinggevenden van de UT. In deze demo legt Bas Penterman o.a. uit hoe leidinggevenden met MyHR (AFAS) zullen gaan werken. 

KORTE INTRODUCTIE VIDEO

Hoe ziet de implementatie van het nieuwe HR/payroll systeem AFAS eruit en welke voordelen biedt het.

Waarom een nieuw systeem?

Voor de huidige HR registraties en processen maken we gebruik van veel verschillende systemen. Deze verschillende systemen zijn niet gebruiksvriendelijk en zijn moeilijk beheersbaar. Het nieuwe systeem van AFAS vereenvoudigt de invoer van HR registraties en processen. 

Vanuit het streven naar continue verbetering van processen en het verlagen van de administratieve last willen wij het aantal systemen terugdringen waardoor registraties leidinggevenden en medewerkers overzichtelijker en eenvoudiger worden. De groeiende mogelijkheden van digitalisering spelen hier een belangrijke rol in.

Waarom AFAS?

In een uitgebreid aanbestedingstraject is het software systeem van AFAS als beste naar voren gekomen.


"Het is een reeds bewezen systeem, gebaseerd op operationele excellentie en best practices. Onze collega-universiteiten RUG en Universiteit Eindhoven werken er ook mee", aldus Mirjam Bult, vicevoorzitter CvB.


 Voordelen nieuwe systeem

  • Van verschillende maatwerksystemen, naar één portal/applicatie
  • Alle HR registraties (ziekmelding, verlofaanvraag, opvragen salarisstrook etc.) in te vullen vanaf één applicatie via de medewerkersportal en via een AFAS pocket app. 
  • Medewerkers kunnen zelf meer gegevens invoeren.
  • Efficiëntere processen en een verbeterde look & feel.
  • Gebruikersvriendelijk.

Planning implementatie

De planning op hoofdlijnen van de implementatie ziet er als volgt uit:

Activiteit

Afgerond

Inrichting systeem

juni 2020

Proefconversie

juli 2020

Schaduwdraaien

oktober 2020

Acceptatietest

november 2020

Conversie productieomgeving (na salarisbetaling november)

4 december 2020

Mutatiesynchronisatie maand december

4 januari 2021

Go live!

4 januari 2021

Conversie overig (cumulatieven en personeelsdossiers)

Q1 2021

Nazorg project

Q1 2021

Fase 2 implementatie (functionaliteiten die nu nog niet worden meegenomen)

2021


Wie zijn hierbij betrokken?

Bij de implementatie van dit nieuwe systeem zijn de volgende gremia betrokken.

Stuurgroep
  • Marion Kamp - directeur bedrijfsvoering faculteit BMS
  • Jan Laurens Lasonder - directeur LISA
  • Hans Oeloff - directeur HR en CES
Klankbordgroep
  • Stephan Maathuis (voorzitter)
  • Annemiek Baars
  • Renate de Boer
  • Susanne Emde
  • Jan Evers
  • Eveline Hooftman
  • Dagmar Keuken
  • Hermine Knol
  • Marc Knoop
  • Nicole Letteboer
  • Maureen Melisie
  • Hans Punt
  • Evelien Schulenberg
  • Anja Smit
  • Jan Willem Timmerman
  • Lise Lotte Westerhof
  • Elisabeth Barmentloo
  • Jolanda Boelema
  • Netty Kollen
  • Marc van der Meijde
  • Dirk Schipper
  • Wouter Assink
  • Mette Strubbe
Projectgroep
  • Hans Westerik (projectleider)
  • Rens Brinkman
  • Ellen van Erven
  • Arjen Grinwis
  • Carola Slot
  • Arno Holterman
  • Saloa Omari 
  • Bas Penterman
  • Barend van der Plas
  • Hariet ter Horst-Mulder (succesbeheerder)
  • Danielle de Vries – Luisman (succesbeheerder)
  • Nicola Amoruso (succesbeheerder)

Nieuws

Contact

Heb je vragen met betrekking met tot de implementatie van dit nieuwe HR systeem? Neem dan contact op met de key-users van jouw faculteit of dienst. Een overzicht van de key-users kun je vinden in de Veelgestelde vragen onder de kop Informatie voor medewerkers > Algemeen en ondersteuning.