Shaping HR: AFAS HR/payroll

Via de medewerkersportal naar MyHR (AFAS online) of via myhr.utwente.nl. Je logt in met UT e-mailadres en wachtwoord. Let op: we maken gebruik van Multi Factor Authentication (MFA). Ga naar utwente.nl/lisa voor meer uitleg hierover. (Als je eerder tijdens je werkdag ingelogd bent in een andere applicatie met MFA, dan is deze extra authenticatie stap niet nodig voor MyHR.)

Om iedereen binnen de universiteit te ondersteunen, zijn er voor de faculteiten en diensten key-users. Key-users zijn het eerste aanspreekpunt bij vragen, problemen of feedback. In onderstaand overzicht vind je de key-users. Daarnaast is het mogelijk om via de homepage op MyHR een vraag in te sturen via “Ask HR”.

Informatie over het project Shaping HR/AFAS is op deze website (utwente.nl/afas) te vinden. Voor informatie over HR regelingen en arbeidsvoorwaardelijke zaken kun je de website van HR raadplegen (utwente.nl/hr).

Neem contact op met de key-user van jouw faculteit/dienst.

De AFAS Pocket app is beschikbaar in de Play- of Apple store.

Op AFAS help website vind je instructies over de eerste keer inloggen. Let op: gebruik de omgevingssleutel: ESFM8H of QR code hieronder voor de eerste inlog. Je ontvangt daarna de activatiecode per mail om aan de slag te gaan.

Heb je (technische) vragen over de app, stuur een e-mail naar afas-app-hr@utwente.nl en er wordt er spoedig contact met je opgenomen.

• Indienen van een verlofaanvraag;
• Het doen van een ziek- en herstelmelding;
• Goedkeuren van taken en inzien van signalen.

In de toekomst zullen er meer functionaliteiten toegevoegd worden aan de AFAS Pocket app zoals bijvoorbeeld het aanpassen van persoonsgegevens. Informatie hierover wordt later gecommuniceerd.

Heb je (technische) vragen over de app, stuur dan een e-mail naar afas-app-hr@utwente.nl en er wordt er spoedig contact met je opgenomen.

In MyHR (AFAS) heb je de mogelijkheid om verhuis- en reiskosten en kosten voor tijdelijke huisvesting te declareren via het declaratieportaal. Dit portaal kun je vinden via My HR > Expenses. In dit portaal is het tevens mogelijk om passend werk, uren voor oproepkrachten en overuren te declareren. Overige declaraties verlopen via Finance en zijn niet de declareren via MyHR (AFAS).

Openstaande en reeds goedgekeurde declaraties zijn te vinden via My HR > Expenses. Onderaan deze pagina kun je openstaande declaraties vinden via 'Open tasks' en reeds voltooide declaraties via 'My claims'.

In het eerste kwartaal van 2021 is het Keuzemodel beschikbaar in MyHR (AFAS). Nadere informatie volgt via UT brede communicatiekanalen.

Los van de implementatie van het systeem MyHR (AFAS) hebben we te maken met het coronavirus waardoor we (deels) thuiswerken. Hierdoor is het voorlopig niet mogelijk om reiskosten toe te passen in het Keuzemodel. UT brede informatie hierover volgtzodra hier meer over bekend is.

Ja dit kan, nadere informatie hierover volgt via HR in het eerste kwartaal van 2021.

Je kunt eigen ontslag indienen via My HR > Personal details > Resign your contract. Let op: een ontslagprocedure is meer dan een enkel een aanvraag. Stem daarom voordat je je ontslag indient eerst af met je leidinggevende en HR van jouw dienst of faculteit. 

Het is mogelijk je persoonsgegevens te wijzigen via de knop: MyHR > Personal details > Edit personal details.

In het menu onder de tab MyHR > Personal details vind je je eigen personeelsdossier. In MyHR (AFAS) beginnen we met een leeg personeelsdossier per januari 2021 dat automatisch wordt opgebouwd vanaf dat moment.

De eerste salarisstrook kun je opvragen rond de eerste betaaldatum: 22 januari 2021. De salarisstroken en jaaropgaven zijn te vinden via My HR > Salary slips. Voor meer informatie over salarisbetalingen zie: salarisbetalingen HR website.

Hieronder vind je een uitleg van de belangrijkste termen die op jouw salarisspecificatie staan:

Brutoloon

Dit is het bedrag dat de medewerker ontvangt van de werkgever. Echter dit is salarisbedrag waar nog niet de kosten voor de medewerker van af zijn gehaald. Het brutobedrag valt dus hoger uit dan het uiteindelijk ontvangen bedrag.

BSN

BSN is de afkorting voor burgerservicenummer. Dit is een identiek persoonsnummer dat iedereen heeft die is ingeschreven in de Basisregistratie Personen. De overheid gebruikt dit nummer om je persoonsgegevens te verwerken.

Jaarloon BT (Bijzonder Tarief)

Dit staat voor Jaarloon Bijzonder Tarief. Dit bepaalt hoeveel belasting de medewerker moet betalen over de bijzondere beloning. Denk hierbij aan overuren, vakantiegeld etc. Hoe hoger dus het jaarloon is, hoe hoger de belasting. Het percentage wordt elk jaar bepaald door de Belastingdienst.

Loonheffing

Loonheffing is de belasting die de werkgever van je loon aftrekt en betaalt aan de Belastingdienst. Loonheffing is de verzamelnaam voor loonbelasting en de premie volksverzekeringen. De hoogte van de loonbelasting wordt bepaald aan de hand van de loonbelastingtabellen. Deze tabellen worden door de Belastingdienst onderhouden.

Nettoloon

Dit bedrag wordt daadwerkelijk uitbetaald op de aangegeven salarisrekening bij de medewerker.

Nettovergoedingen

Hier worden bedragen weergegeven die de medewerker nog netto bovenop het salaris ontvangt.

Parttime percentage

Het parttime percentage geeft aan voor hoeveel procent jij werkt bij de werkgever. De werkgever bepaalt zelf hoeveel uur een fulltime werkweek is. En wat jouw parttime percentage dus is als jij niet een fulltime baan hebt.

Pensioen

De pensioenopbouw is tweeledig. De medewerker en werkgever doen hier beide elke maand een bijdrage aan. De pensioenbijdrage die je op jouw loonstrook ziet is die van de medewerker. Hier wordt getoond tegen welk percentage en over welk bedrag de pensioenafdracht wordt bepaald. De werkgever zorgt er vervolgens voor dat dit bedrag naar de desbetreffende pensioeninstantie wordt overgemaakt. Dit hoeft de medewerker niet zelf te doen.

Tabelkleur

De tabelkleur is wit of groen. Deze kleur bepaalt naar welke loonbelastingtabel gekeken moet worden om tot de hoogte van loonheffing te komen. De witte tabel gebruiken we wanneer het gaat om loon uit een tegenwoordige dienstbetrekking. De groene gebruiken we wanneer het gaat om loon uit vroegere dienstbetrekking, denk bijvoorbeeld hierbij aan een transitievergoeding.

Vakantiegeld

De medewerker ontvangt een keer per jaar zijn opgebouwde vakantiegeld. De meeste werkgevers betalen het vakantiegeld uit in de maand mei. Dit bedrag is opgebouwd gedurende de voorgaande maanden.

Voorbeeld nieuwe salarisspecificatie

Oude salarisstroken en jaaropgaven kun je opvragen via de oude applicatie ‘Salarisspecificaties en jaaropgaven’. Deze informatie wordt in 2021 ook toegevoegd aan je personeelsdossier.

Je kunt een verlofaanvraag indienen via het tabblad My HR > Leave portal of via de AFAS Pocket app. Hier kun je verschillende verlofaanvragen doen, zoals regulier verlof, bijzonder verlof en geboorte- en ouderschapsverlof.

Zolang de startdatum van het aangevraagde verlof nog niet is ingegaan kun je zelf het verlof weer intrekken. Mocht de startdatum al wel ingegaan zijn, dan moet de leidinggevende deze intrekking goedkeuren.

Verlofaanvragen van 120 uur of minder worden automatisch goedgekeurd. Verlofaanvragen die groter zijn dan 120 uur worden ter goedkeuring aangeboden bij je leidinggevende.

*Uitgangspunt is dat een medewerker die verlof aanvraagt dit vooraf intern afstemt.

Het saldo van 2020 wordt in de eerste week van januari verwerkt en is vanaf dan inzichtelijk.

Ouderschapsverlof is aan te vragen via My HR > Leave portal > Parental leave.

Je meldt jezelf ziek via My HR > Absence portal. Je kunt je vervolgens ziek melden via de knop “Report ill”. Een herstelmelding kun je doorgeven door middel van de knop “End sick report”. Ziek melden kan ook via de AFAS Pocket app.

Je kunt jezelf hersteld melden via My HR > Absence portal > End sick report.

Een gedeeltelijke hersteld melding moet worden vastgelegd door de HR-assistent of de leidinggevende. Dit kun je niet zelf doen via MyHR (AFAS).

Als leidinggevende krijg je 90 dagen vóór het aflopen van een contract van een medewerker een taak. In deze taak kun je aangeven of het contract verlengd moet worden voor bepaalde tijd, onbepaalde tijd of dat je het contract laat aflopen. Wanneer je het contract wil verlengen, moet je ook een einddatum opvoeren. Vervolgens regelt HR de gehele verlenging. 

Als leidinggevende krijg je 90 dagen vóór het aflopen van een contract van een medewerker een taak. Hierin kun je aangeven dat je het contract wil laten aflopen en de medewerker uit dienst wil melden. Mocht je een medewerker eerder uit dienst willen melden, neem dan contact op met HR van jouw faculteit of dienst.

Bij langdurige afwezigheid in verband met verlof of ziekte moet je een vervanger vastleggen. Deze vervanger krijgt dan tijdens de afwezigheid de ‘goedkeuringsverzoeken’ ter afhandeling aangeboden.

Bij het aanvragen van verlof of het registreren van verzuim is het mogelijk om een vervanger aan te geven.

Let op: het invoeren van een vervanger vraagt grote zorgvuldigheid! Let er goed op dat je onbedoeld een willekeurige medewerker met eenzelfde/vergelijkbare naam de goedkeuringsverzoeken ontvangt.

Het huidige verzuimprotocol dat op de HR website gepubliceerd staat blijft van kracht. Het verzuimproces ziet er anders uit in MyHR (AFAS).

• Ziekmelding doet de medewerker zelf in MyHR of via de AFAS Pocket app.
• De leidinggevende krijgt 12 dagen na een lopende ziekmelding een taak toegewezen om in actie te komen. (Voorheen was dit drie dagen in het huidige Oracle systeem.)

Ja, de relevante verzuimdossiers worden in de loop van januari 2021 overgezet.

Een taak vraagt om een actie (handeling) en een signaal is een bericht dat je ter informatie ontvangt.

Op de homepage kun je alle ingestuurde taken/workflows terugvinden. Het overzicht is te vinden in de weergave onder het kopje ‘Submitted’.

Wanneer een ingestuurde workflow afgekeurd wordt, vind je deze opnieuw in het bakje ‘My tasks’ terug op de homepage. Je kunt dit verzoek dan aanpassen of intrekken via ‘Modify’ of ‘Delete’ in de taak zelf.

Om een taak in te trekken kun je de goedkeurder van de taak vragen of hij/zij de taak wil afkeuren. Anders kun je contact opnemen met de key-user van jouw faculteit of dienst.

Instructies en informatie over filters in weergaven zijn te vinden via AFAS help website.

We gaan zo volledig mogelijk live. Maar er zijn onderdelen van AFAS die pas in de loop van 2021 beschikbaar komen. Nadere informatie hierover volgt.

• De AFAS Pocket app: functionaliteit start met de basis zoals verlofaanvragen, ziek- en herstelmeldingen en het goedkeuren van taken en inzien van signalen. Uitbreidingen van de app komen later beschikbaar;
• Bepaalde functionaliteiten van MyHR (AFAS) komen gedurende 2021 beschikbaar. Bijvoorbeeld jaargesprekken.

De UT heeft Talentsoft in gebruik genomen voor de werving- en selectieprocessen. Dit systeem blijft bestaan naast AFAS.

UT-Flex voor studenten blijft bestaan.

TAS en Declaree blijven in 2021 in de huidige vorm bestaan. Deze systemen horen bij het ‘financiële domein’. Eventuele wijzigingen zullen zich voordoen met de implementatie van het nieuwe financiële systeem. Voor vragen over deze applicaties kun je je wenden tot jouw eigen Finance afdeling.