Zie Diensten-ABC

Richtlijnen en procedures communicatie-uitingen op de campus

1.Huidige situatieen aanleiding

Behoefte aan richtlijnen en procedure

Vanuit de verschillende faculteiten, diensten, opleidingen en instituten is er een dringende behoefte om op de campus evenementen te communiceren en de eigen eenheid te profileren. De gebouwgevels, spandoekenen andere communicatiemogelijkheden op de campus kunnen –mits zij in huisstijl worden uitgevoerd- bijdragenaan de identiteit en de profilering van de Universiteit Twente. Dientengevolge is de concerndirectie Marketing & Communication eindverantwoordelijk voorde beoordeling en uitvoering van dergelijke communicatie-uitingen op de campus om regie op de huisstijl en uitvoering te voeren.

2. Richtlijnen en criteriaaanvraag nieuwe uitingen

2.1 CRITERIA

Er wordt vanuit vier perspectieven gekekennaar de communicatie-uitingen op de gebouwenen de campus: het Facilitair Bedrijf, de architect, de welstandsnota van de gemeenteEnschede en de concerndirectie Marketing & Communication. Randvoorwaarde bij iedere aanvraagis het budget. In de procesaanvraag dientde aanvrager duidelijk aan te geven of er budget beschikbaar is binnen eigen eenheid voor de aanvraag. Onderstaande criteriaworden gehanteerd bij de aanvraagvan nieuwe communicatie-uitingen op de campus.

Criteria Fase 1

Marketing en Communicatie: Afzenderschap en boodschap

  1. Het gebouw of object waar de communicatie-uiting aan verbonden is, kan niet de afzenderzijn van de uiting.
  2. De boodschap van de communicatie-uiting dient van toepassing te zijn op, of afkomstig te zijn van, het merendeel van de UT-populatie of bij te dragen aan de ervaringvan een bruisende campus en High Tech Human Touch.
  3. De duur en belang van de boodschap: In principe zijn aan de gevels van de gebouwen geen communicatie-uitingen in de vorm van geveldoeken toegestaan, tenzij er vanuit communicatiedoeleinden redenvoor is om hiervoor een uitzondering te maken. Denk aan bijvoorbeeld kortstondige acties om grootseevenementen aan te kondigen waarmee een grote populatie wordtbereikt of aan de versterking van de profilering van de Universiteit Twente door het plaatsen van de uiting.

Marketing en Communicatie: Identiteit

  1. Uitstraling van de gevelcommunicatie en campus moeten aansluiten bij de huisstijl en identiteit van de Universiteit Twente en bijdragen aan het versterken van de profilering van de Universiteit Twente.
  2. Uitstraling en lay-outmoet in één oogopslagduidelijk maken dat het een Universiteit Twente object is.
  3. De communicatie-uiting moet gevolggeven aan de invulling van de campusvisie waarbij beleving op de campus centraal staat.

CriteriaFase 2

Architect en GemeenteEnschede:

  1. De uitingen moetenin lijn zijn met de uitstraling van de campus. 

Criteria Fase 3

Wanneer een uiting voldoet aan bovenstaande voorwaarden wordt gekeken naar de technische communicatie-aspecten.

Marketing en Communicatie: Technische communicatie

  1. Er dient gekeken te worden naar tekstgebruik, tekstgrootte en afstand voor zichtbaarheid.
  2. Er moet, waar mogelijk, beeldoptimalisatie worden nagestreefd voor zowel dag- als nachtsituatie.
  3. De communicatie-uiting dient zich op een juiste positie op de campus te bevinden zodat optimaal gebruiken zichtbaarheid volgt,denk aan plaatsenals de entree van de UT, de boulevard, het O&O plein etc.
  4. Gevelcommunicatie dient op de juistehoogte en positiete worden geplaatstom optimale communicatiekracht te verkrijgen.

*Voorwaarde voor alle uitingenis dat de eisen vanuitCampus & Facility Management over houdbaarheid, duurzaamheid, bevestiging, onderhoud en veiligheid in acht zijn genomen.Daarbij is uitgangspunt tevens dat aan de buitengevel van UT-gebouwengeen uitingen zijn toegestaan andersdan die waarvoor door de secretaris van de universiteit schriftelijk toestemming is verleend.

De eindbeslissing van plaatsing, vormgeving en uitingligt bij MC. Zie ‘Procesgang Aanvraag’

2.2  PROCESGANG AANVRAAG NIEUWEUITINGEN

Indienen aanvraag:

  • Eenaanvraag wordt ingediendbij Marketing &Communication middels een standaard aanvraagformulier dat wordt opgesteldom over voldoendeinformatie te beschikken om de aanvraagte kunnen beoordelen. Randvoorwaarde bij iedereaanvraag is het budget. In de procesaanvraag dient de aanvragerduidelijk aan te geven of er budgetbeschikbaar is binnen eigen eenheid voor de aanvraag.

Beoordeling aanvraag:

  • De aanvraag wordt beoordeeld door toetsing aan de hand van de vastgestelde criteria.
  • Wanneer de uiting voldoet aan de criteriavan fase 1 wordt gekekenof ook de criteria uit fase 2 worden behaald.Bij tegenstrijdigheid tussenbijvoorbeeld de beoordeling van de Marketing en Communicatie criteriaen de criteria vanuit de Architecten van Mourik wordt gekeken in welke mate de uitingbijdraagt aan de versterking van het profielvan de UT. Dit bepaalt de wegingsfactor van de criteria.
  • Met behulp van de criteriauit fase 3 worden de technische communicatie randvoorwaarden bepaald.

Terugkoppeling:

  • De aanvrager ontvangt een gefundeerd document waaruitblijkt of er toestemming wordt verleend voor de aanvraagof dat de aanvraag wordt afgewezen.

Wanneer er geen aanvraag is ingediend, maar er zelfstandig een communicatie-uiting wordt bevestigd aan een gebouw of geplaatstop de campus, dan dient de verantwoordelijke hierop gewezen te worden. Gezamenlijk wordt vervolgens gekekenof de communicatie-uiting voldoet aan het beleid rondomgevelsignage en profilering op de campus of dat de uiting verwijderd dient te worden. Kostenvoortkomend uit onrechtmatige plaatsing zijn voor rekening van de afzender. Hieronder vallende kosten voor verwijdering, herstelwerkzaamheden etc.