Zie Diensten-ABC

Pronuntio: Nieuwsbrieven of massamail versturen

De UT gebruikt de module Pronuntio (binnen het content management systeem WebHare) voor het verzenden van massamail.

Medewerkers kunnen is bepaalde situaties een account aanvragen voor Pronuntio, om zelf mail te versturen. Zie de FAQ hieronder voor details. Op deze pagina worden  de functionaliteiten en veelgestelde vragen met betrekking tot Pronuntio toegelicht. 

Mail naar aankomende studenten

Voor professionele marketing-mailings maakt Marketing & Communication gebruik van een apart mailingsysteem dat gekoppeld is aan verschillende UT systemen. Pronuntio kan alleen na toestemming door de beheerders van de UT-klantsystemen gebruikt worden voor mailingen naar aankomende studenten. Deze toestemming is essentieel voor het voldoen aan alle AVG-eisen.

Mail vanuit studenten- en alumniverenigingen

Studenten en alumni(verenigingen) kunnen gebruik maken van de listserver van de UT voor het beheren van mailinglijsten en het versturen van mail. Zie www.lists.utwente.nl. Voor alumniverenigingen biedt het alumnibureau aanvullende mogelijkheden.

Voor alle overige massamails kunnen medewerkers de Pronuntio-nieuwsbrief-module binnen het website-systeem WebHare gebruiken. Hiermee kunnen eenvoudig nieuwsbrieven worden opgesteld in UT-layout en ook aan- en afmeldpagina's op websites worden ingericht (zie de FAQ hieronder). 

De UT template in Pronuntio

De nieuwsbrief-template is beschikbaar in verschillende layouts:

  • UT-design (zwart wit)
  • UT-institutendesign (zelfde als UT-design, maar met het logo van het instituut)
  • UT-ITC (design van ITC)
  • UT-non branding (zelfde als UT-design, maar zonder UT logo zodat het gebruikt kan worden voor projecten waar meerdere partijen bij betrokken zijn)

In de voorbeelden hieronder is het algemene UT-design gebruikt. 

Algemene functionaliteiten

Pronuntio biedt de gebruiker o.a. deze functionaliteiten: 

  • Professionele nieuwsbriefopmaak
  • Statistieken binnen de mail: hoe vaak is een mail geopend, hoe vaak is een link aangeklikt?
  • Statistieken over de ontvangerslijst: welke emailadressen niet bestaan/bouncen en exacte verzendinformatie
  • Personalisatie: gepersonaliseerde informatie (aanhef en meer) op basis van kolommen in een excel-bestand
  • Bestaande nieuwsbrief dupliceren (rechter muis op eerder verzonden nieuwsbrief) voor hergebruik
  • Verzending (later) inplannen
  • Bijlages meesturen
  • Aan- en afmeldpagina op je website inrichten
  • Na verzending kapotte links in mail kunnen corrigeren


Voorbeeld van statistieken in de verzonden mail

Voorbeeld nieuwsbrief voorkant

VOORBEELD NIEUWSBRIEF (VOORKANT)

Klik op de pijlen in de hoek rechts onder om te vergroten en eventueel te downloaden.

Standaard UT-nieuwsletter

V

Voorbeeld nieuwsbrief achterkant (in het systeem)

Als UT-medewerker kun je deze nieuwsbrief zelf in elkaar zetten. Hieronder een voorbeeld van de beheerderskant: 

Mogelijke (en verplichte) onderdelen

Voor optimaal gebruik van deze nieuwsbrief zijn er een aantal afspraken gemaakt over de inrichting:

BEGIN: VERPLICHTE ONDERDELEN (PLAATJE + TEKST)

  • Language: Kies hier een taal (NL/EN). Enkele vaste onderdelen zoals het UT-woordmerk worden op pasis hiervan aangepast. 
  • Element en kleur: Kies een huisstijlelement en kleur voor mailing. De kleur wordt voor linkjes gebruikt. Verder komt de kleur in beeld als je het element 'witruimte' toevoegt, bijvoorbeeld tussen de Engelse en Nederlandse versie van je mailing.
  • Header text: Hier vul je een duidelijke titel of afzender in. Dit korte stukje tekst staat links bovenaan de nieuwsbrief en is ook in de popup in Outlook te zien, als iemand de nieuwsbrief ontvangt. (De link naar de online-versie rechts boven in de reader wordt automatisch gegenereerd).
  • Logo subtitel: Vul hier de naam van je organisatie in, bijv. Kenniscentrum Veiligheid - editie 1/2020. Deze tekst komt onder het UT-woordmerk te staan.
  • Groot plaatje met wit tekstvlak: Begin de nieuwsbrief altijd met een groot plaatje (of maak hem platter als header) en bijbehorende tekstblok. De minimale benodigde breedte van de foto wordt aangegeven in WebHare. In het tekstvlak kun je ook linkjes en andere opmaak gebruiken via de knoppen boven het tekstveld. In het tekstveld kun je een inleidende tekst plaatsen, of direct een groot evenement/nieuwsbericht dat je extra aandacht wilt geven. 

MIDDENSTUK: OPTIONELE ONDERDELEN (NIEUWS MET OF ZONDER FOTO, EVENEMENTEN)

Om een mooie opmaak te garanderen heb je voor het middenstuk met nieuws en evenementen uitsluitend de volgende elementen ter beschikking. Deze zijn optioneel: elementen die je niet nodig hebt kun je weglaten.

  • Taalwisseling: zet voor je tekst een taalwisselingselement, om aan te geven dat een andere taal verder beneden komt
  • CTA: actieknop (aanmelden voor een evenement bijvoorbeeld); hierbij kunnen social media deelknoppen geactiveerd worden
  • Een of meerdere linkjes (of nieuwsberichten zonder foto), incl optionele algemene link
  • Een of meerdere nieuwsberichten met foto, incl optionele algemene link en optioneel per bericht social media deelknoppen
  • Agenda met evenementen, incl optionele algemene link
  • Witruimte-element om ruimte tussen twee onderdelen te creeren. Gebruikt element en kleur zoals ingesteld op:
       

EINDE: VERPLICHTE ONDERDELEN

  • De nieuwsbrief sluit af met de footer. De contactgegevens en privacy statement zijn verplicht. Standaard worden de algemene contactgegevens van de UT getoond. Je kan deze overschrijven door een specifieker UT-adres in te vullen, aub ook met telefoonnummer en bij voorkeur ook een emailadres erbij voor vragen. Je bent wettelijk verplicht een afmeldoptie te vermelden. Vul hiervoor een contact-emailadres in.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wanneer kom ik in aanmerking voor een Pronuntio-account?

De belangrijkste voorwaarden:

  • Je dient UT-medewerker te zijn.
  • Met het verzenden van de emails voldoe je aan de AVG. Dat betekent o.a.:
    • Je verstuurt uitsluitend nieuwsbrieven waarbij alle ontvangers zich ingeschreven hebben voor deze nieuwsbrief/mailing en je hebt het moment van inschrijven vastgelegd. Je verstuurt dus niet naar een door de jaren heen verzameld databestand. 
    • Je mails een afmeldlink bevatten (niet in alle situaties van toepassing). 
    • Je mails duidelijk aangeven wie de afzender van de mail is. 
  • Je verstuurt geen informatie die op een ander UT-kanaal zoals de medewerkresportal thuis hoort. Voorbeeld: emails bestemd voor bepaalde faculteit of dienst worde (uitzonderingen als crisissituaties uitgezonderd) in het algemeen niet via apart verspreid. Deze informatie wordt op de medewerkersportal geplaatst en daarmee in de wekelijkse mailing automatisch meegenomen.

Heb je een communicatievraag of doel en weet je niet zeker of je deze met een nieuwsbrief kan bereiken? De afdeling MediaLab kan je hierin adviseren. Neem contact op via onlinemedia@utwente.nl

Als je zeker weet dat je de nieuwsbrief-template gaat gebruiken, stuur dan een mailtje naar de online-media servicedesk van MC (onlinemedia@utwente.nl) en geef daarin het volgende aan:

  • Vanuit welke (deel)organisatie van de UT je een nieuwsbrief wilt versturen (voor het instellen van de juiste template: UT algemeen of institutenkleuren)
  • Hoe je lezers wilt werven (je mag immers niet zo maar een nieuwsbrief versturen)
  • Welk UT-emailadres als afzender van de nieuwsbrief ingesteld moet worden
  • Welke mensen rechten moeten hebben deze nieuwsbrief te versturen?

Accounts worden in overleg aangemaakt, na een gesprek over voorwaarden en spamwetgeving.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe werkt het personaliseren?

De ter personaliseren velden en het emailadres moeten in een Excel-bestand staan:

In dit voorbeeld hebben we een kolom met namen en een kolom met de emailadressen. Elk type gegevens heeft een eigen kolom. De kolom-naam (Naam, Email) kan ook weggelaten worden, die heeft geen functie.

Voor elke kolom moet een bijbehorende 'tag' in Pronutio aangemaakt zijn. Kort samengevat komt het erop neer:

  1. De tag moet aangemaakt zijn onder MENU > ACCOUNT > ATTRIBUTEN.
  2. De tag moet daarna ook aangemaakt zijn onder MENU > ACCOUNT > FIELDS.

Hieronder is de lijst van de 'fields' weergegeven:

Wat je hierover moet weten: 

  • Kolom 1: Wat in de eerste kolom staat (voornaam), dat zet je straks in je mail om de variabele in te voegen in je mail. Voorbeeld: Je begint je mail met Beste [voornaam], ...  De variabelen kun je niet alleen in de lopende mailtekst kwijt, je kan ze ook in andere velden zetten:
  • Kolom 3: De titel uit deze kolom is belangrijk bij het uploaden en koppelen van je Excelbestand. Dit wordt hieronder verder toegelicht. 

Via de laatste grote knop 'manage lists' kun je in Pronuntio een verzendlijst aanmaken of beheren: 

Klik vervolgens op ADD om een nieuwe lijst toe te voegen. Je geeft de lijst een naam en slaat hem op. Via ADD SUBSCRIBER voeg je losse emailadressen toe of via de knop IMPORT importeer je een Excelbestand met een groot aantal emaildressen. 

In de meeste gevallen zul je een Excelbestand importeren. Na het klikken op de IMPORT-knop doorloop je een aantal stappen. Uiteindelijk kom je bij het scherm waar je gevraagd wordt de velden uit Pronutio aan je kolommen uit Excel te koppelen: 

Bovenaan geef je eerst aan of je Excelbestand direct met data begint of dat er nog koppen boven de kolommen staan. Vervolgens koppel je de velden:

  • Het WebHare-veld emaildres koppel je aan de juiste kolom, in dit geval sleep je hem dus naar kolom B. Zie Onderste zwarte pijl.
  • De overige velden die je gebruikt koppel je op basis van de velden-lijst in WebHare. Hier komt de lijst van velden die boven al toegelicht is weer in beeld. Wat in de velden-lijst onder de kolom titel staat (zie blauw kader), dat moet je aan de betreffende Excel-kolom koppelen. In dit geval koppel je hem dus aan het veld 'Calling name', omdat de veldenlijst in WebHare aangeeft dat dat de juiste titel is. Je koppelt alleen de velden die je in je email wilt gebruiken.  
Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Waarom krijg ik een 'witty parse error'?

Zie je bij het opslaan van je nieuwsbrief de error: Witty parse error at ...: Unknown data follows the value: '[.....]"? Daarmee zegt WebHare dat je ergens in je tekst vierkant haakjes [...] hebt gebruikt, maar niet hebt aangegeven welke data op die plek ingeladen moet worden. Dat kan twee mogelijk oorzaken hebben: 

  • Je hebt een ter personaliseren veld zoals Beste [voornaam] niet goed gekoppeld (Zie de uitleg bovenaan deze pagina voor het koppelen van gepersonaliseerde velden)
  • Je hebt ergens anders in je lopende tekst [...] staan. [...] zijn in mailing-systemen voor het personaliseren van velden, je kan ze dus niet zo maar in je tekst zetten. Vervang de [...] in je lopende tekst met (...).
Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Waarom geeft Outlook een waarschuwing over spam?

In de mail staat bij een e-mailadres of URL soms in het rood de tekst MailScanner heeft een e-mail met mogelijk een poging tot fraude gevonden. Dit komt doordat de mailscanner denkt, dat de link niet veilig is. Dit kun je oplossen door niet de link direct in beeld te tonen, maar als hyperlink achter één of meerdere woorden te zetten.
Niet: Kijk op www.utwente.nl of mail naar onlinemedia123test@utwente.nl.
Wel: Kijk op de website van de Universiteit Twente of mail naar het team online media.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Waarom werken de linkjes in een testmail niet meer?

Om fouten in de statistieken te voorkomen, werken alleen de linkjes in de meest recente versie. Als je de derde keer een testmail naar jezelf stuurt, dan werken de linkjes in de twee eerder verstuurde testmails dus niet meer. Hetzelfde geldt voor de echte mailing: als de mailing verstuurd is, dan werken de linkjes in de van tevoren verstuurde testmail niet meer. 

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Waarom komt achter cijfers ,00 te staan en hoe voorkom ik dat?

Dit heeft te maken met de manier hoe Excel tabelcellen wel of niet als tekst verwerkt. Je kan het beste een ‘ voor het jaartal zetten, dat is niet zichtbaar in de tabelcel, maar daarmee dwing je af dat Excel je cel als tekst interpreteert.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe kan ik na het versturen van de mail een kapotte link corrigeren?

Omdat alle linkjes eerst via Pronuntio zelf worden geleidt t.b.v. statistieken, is het mogelijk de gebruikte hyperlinks in een verzonden mailing achteraf nog te wijzigen. Daarvoor selecteer je de verzonden mailing en klik je op het tabblad “Links”. Door vervolgens te dubbelklikken op de link kan deze worden gewijzigd.

Dit is uitsluitend mogelijk voor links die met http of https beginnen. Als de verkeerde link met iets anders begint is die niet meer te corrigeren.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe kunnen mensen zich automatisch aan- en afmelden voor mijn mailinglijst?

Als je website in WebHare zit, dan kun je een inline component hiervoor aan je pagina toevoegen. 

  1. Ga naar de plek in pagina waar je het aan- of afmeldformulier wilt plaatsen. 
  2. Klik op het icon {...} dat je boven in de inconen/buttonlijst ziet.
  3. Kies uit de categorie 'Nieuwsbrief' het betreffende element en vul de gevraagde velden in. 
Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag
Hoe zorg ik ervoor dat mijn mailing niet in de spam terechtkomt?

Het antwoord is complex, maar met een aantal hints kunnen we op weg helpen: 

De mail moet natuurlijk overkomen, bijvoorbeeld niet hele zinnen in hoofdletters typen. Linkjes moeten achter woorden verstopt zijn. Hetzelfde geldt voor emailadressen.

Het belangrijkste is echter dat mensen je mail waarderen en niet als spam markeren. Voorbeeld: als veel GMail gebruikers je mail als spam markeren, dan komt de mail bij andere GMail-gebruikers (die wel geinteresseerd zijn) ook in de spam terecht. Voor nieuwsbrieven is de kwaliteit van je verzendlijst daarom extreem belangrijk. Een groot aantal ontvangers helpt je niet. Je kan beter een kleine lijst ontvangers hebben, maar dan mensen die echt geinteresseerd zijn. Zo maar iedereen mailen verpest de kwaliteit, zorgt ervoor dat mensen de mail in de spam ontvangen en is niet conform wetgeving.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Support

Heeft bovenstaande informatie niet geholpen? Neem dan contact met onlinemedia-mc (a) utwente.nl of bel met 053 489 5665.