Vacaturesysteem Talentsoft

• Dit doe je door op het plusje te klikken bij “mijn follow up van de vacatures” of via recruitment – vacatures – aanmaken
• Kies de taal: Engels of Nederlands
• Kies de entiteit: de afdeling/onderdeel waar je voor werkt
• Kies het type sollicitatieformulier (WP/OBP/PhD)
• Kies uit een vacature zonder template of met template
  
  - Een vacature maken zonder template:
• Vul alle verplichte (gemarkeerd met een *) velden in mbt de vacature
• Commissieleden toevoegen (zie punt 3 voor uitleg) 
• Als het een WP vacature betreft -> opslaan als concept of WP publiceren
• Als het een OBP vacature betreft -> OBP beoordeling (Inge/Rachel publiceren)
• Als het een PhD vacature betreft -> opslaan als concept of WP publiceren
  
  - Kies uit een vacature met template:
• Kies de vacaturetaal Nederlands/Engels
• Kies het sollicitatieformulier (WP/OBP/PhD)
• Zoek vacaturetemplate en klik daarna weer op de button zoeken
• Hierna vind je een lijst met templates die je kunt gebruiken voor je eigen vacature
• Klik op “gebruiken” om de vacature eventueel te bewerken

• WP vacature -> deze mag je zelf publiceren (vergeet niet de einddatum van de publicatie toe te voegen in het tabje publicatie)
  - Kenmerken van een WP vacature: pré selectievragen toevoegen, eerst dien je de vacature als concept op te slaan. Dan kun je via de actieknop -> aanvullende vragen toevoegen kiezen.
  
  
• OBP vacature -> deze gaat via de herplaatsingscommissie en UFO check, daarna wordt deze gepubliceerd door Inge/Rachel.
  
  
• PhD vacature -> deze mag je zelf publiceren (vergeet niet de einddatum van de publicatie toe te voegen in het tabje publicatie). In deze vacature heb je extra vragen voor de sollicitant die betrekking hebben op hun opleiding/afstuderen.

Aan elke vacature kan je commissieleden toevoegen, deze kun je vinden door de naam in de zoekbalk te typen. Je kunt tot max 10 commissieleden toevoegen. Let op: de rol van de voorzitter moet ook gekozen worden. Als de voorzitter een emailnotificatie wil als er 2/5/10 sollicitanten zijn bij een vacature, kun je dit aangeven. Vink de namen aan die deze notificatie zouden willen ontvangen.

Moet er een nieuw commissielid toevoegd worden? Stuur dan een e-mail naar recruitment@utwente.nl met daarin de naam, e-mailadres en M-nummer van het nieuwe commissielid.

• Let op: eerst als concept opslaan voordat je de selectievragen toevoegt. Rechtsboven in vind je de knop “actie”, via de drop down menu ga je naar “aanvullende vragen toevoegen”.
• Dubbelklik op de vraag die je wilt toevoegen -> vul daarna in wat het gewenste antwoord zou moeten zijn -> maak de vraag verplicht en actief (zodat de vraag ook zichtbaar wordt voor de sollicitant). Klik op bevestigen. Ga naar het tabje publicatie om de vacature te kunnen publiceren. Vergeet niet om de einddatum te vullen.
• Mocht je een vraag missen, geef dit aan Inge/Rachel door via recruitment@utwente.nl, dan kunnen zij dit voor je toevoegen in Talentsoft.

Omdat de vacature gelijk gepubliceerd wordt op de site, is de kans groot, dat er sollicitanten gesolliciteerd hebben zonder dat de pré-selectievragen zichtbaar waren.

Je moet de einddatum gevuld hebben, anders wordt je vacature niet gepubliceerd.

Heb je een commissielid die geen UT medewerker is, stuur dan een bericht met de volgende informatie naar recruitment@utwente.nl: volledige naam en emailadres, dit nieuwe account wordt dan aangemaakt. Let op: de verwerkingstijd is maximaal 2 werkdagen.

Commissielid zal na verwerking een mail ontvangen met zijn of haar inloggevens en een link naar de instructiefilm en website.

Ga naar de betreffende sollicitant, scroll omlaag, links onderin zie onder het kopje “log” -> verzonden berichten. Hier zie je alle correspondentie die verstuurd is.

Vink alle sollicitanten aan die je wilt afwijzen, ga naar de knop uitvoeren en kies versturen afwijzing, druk daarna op de play knop. Selecteer de taal van het bericht. En klik op versturen.