Sharepoint.utwente.nl is een digitale samenwerkingsomgeving voor samenwerking in zelf te vormen groepen. De initiatiefnemer is tevens de beheerder van een teamsite of projectsite en kan andere medewerkers, studenten en externen uitnodigen om deel te nemen aan de samenwerking.

Beschrijving

Sharepoint.utwente.nl is een omgeving die op servers van de UT vanuit het datacenter van de UT aangeboden wordt.

Een medewerker kan een onbeperkt aantal teamsites of projectsites maken met 25 sub sites. Ook wordt voor de medewerker automatisch een MySite aangemaakt.

SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor online samenwerking binnen een groep of organisatie. Sharepoint.utwente.nl is gebaseerd op SharePoint 2013 en heeft onder andere de volgende functionaliteiten:

  • Mogelijkheid om in de browser samen te werken
  • Opslaan, delen en samen bewerken van documenten
  • Takenlijst
  • Kalender
  • Mededelingen
  • Discussie
  • Wiki
  • Blog
  • Gebruik van workflows

Een belangrijk concept in SharePoint zijn de bibliotheken waarin digitale documenten kunnen worden opgeslagen. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata die aan een document is gekoppeld en bibliotheken kunnen versiebeheer hebben.

Andere functionaliteiten in SharePoint zijn onder andere fora en enquêtes. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.

Voordelen van SharePoint t.o.v. de P: schijf is dat de eigenaar van de site zelf de toegang kan beheren.

MySite is een persoonlijke site in de vorm van een centrale locatie voor het beheren en opslaan van documenten, inhoud, links, en contacten. MySite is ook een plek waar andere gebruikers informatie kunnen vinden over u, uw vaardigheden en uw interesses.

Inloggen

Inloggen door medewerkers en studenten van de UT kan met <m,s><nummer>@utwente.nl, bijvoorbeeld m0123456@utwente.nl

Externen kunnen inloggen met hun Facebook, Yahoo of Live ID account, nadat zij door een medewerker van de UT zijn uitgenodigd om deel te nemen aan een teamsite

Aanvragen

Een aanvraag voor een teamsite of projectsite kan door medewerkers worden gedaan via de Self service pagina van Sharepoint.

Kosten

Voor deze dienst hanteren we een fair use policy, d.w.z. dat de dienst gratis is voor medewerkers, tenzij het gebruik ver boven het gemiddelde komt. Initieel stellen we het gemiddelde op 64Gb per gebruiker. Indien doorberekening aan de orde is, dan nemen we hierover uiteraard eerst contact op met de betreffende medewerker. Kosten voor doorberekende opslag is in dat geval €0,97 per Gb per jaar.

Voorwaarden

Om gebruik te maken van deze dienst dien je in dienst te zijn van de UT en te beschikken over een netwerkverbinding. Studenten en Externen kunnen gebruik maken van de dienst indien zij door een medewerker worden uitgenodigd om deel te nemen aan een site, maar kunnen niet zelf een site aanvragen.

De maximale opslagruimte van een Sharepoint site is beperkt tot 200Gb. Voor een Mysite is deze beperkt tot 5Gb.

Verwijderde bestanden kunnen door de gebruiker, binnen 30 dagen na verwijderen, zelf terug worden gezet.

Levering

Een nieuwe teamsite of projectsite is binnen 15 minuten gereed voor gebruik.

Ondersteuning

Deze dienst is volledig Self Service en bevat handleidingen.

LISA biedt ondersteuning in de vorm van maatwerk, de kosten worden dan doorberekend. In overleg met een Accountmanager van LISA kunnen afspraken gemaakt worden over ondersteuning bij functionaliteit, vormgeving, opleidingen en informatie analyse. Verzoeken voor maatwerk lopen via een ondersteuningsverzoek bij de Servicedesk ICT.

Storingen kunnen gemeld worden bij de Servicedesk ICT.

HANDLEIDINGEN EN LINKS

Handleidingen vind je hier

Andere handige links:

Get started with sharepoint

Share information in a central place

Collaborate on documents and projects more efficiently

Create and set up a list

Start using a list

Introduction to document libraries

Organize and configure a SharePoint library

Contact
Servicedesk ICT
Library, ICT Services and Archive

Uitsluitend te bereiken via de zijingang van Citadel aan het O&O-plein