Informatie voor leidinggevende

Verzuimbeleid leidinggevende (nieuw)

Om te zorgen dat een zieke medewerker weer zo snel mogelijk aan de slag kan en wij als werkgever aan onze verplichtingen voldoen, heeft de UT hieronder uitgezet welke stappen jij als leidinggevende dient te volgen bij een ziekmelding.

Wat te doen bij een verzuimmelding?

Als je met mensen werkt, is ziekteverzuim niet te voorkomen. Ziekte kan een oorzaak zijn van verzuim, maar verzuim wordt niet altijd veroorzaakt door ziekte. Het blijkt dat verzuim een keuze van gedrag in zich heeft. Een keuze van de medewerker, maar ook een keuze van jou, als leidinggevende. Gedrag is te beïnvloeden.

We horen je denken wanneer mijn medewerker zich ziek meldt dan is hij/zij ook ziek. Dat trekken we zeker niet in twijfel. Maar ziek voelen of klachten hebben is niet gelijk aan arbeidsongeschikt zijn. Een gesprek tussen jou en je medewerker moet niet gaan over de ziekte, zijn behandeling en medicatie die je werknemer heeft. Je bent geen medisch deskundige. Je hebt immers geen behandelrelatie met je werknemer, maar een arbeidsrelatie. Het gesprek zou daar dan ook met name over moeten gaan.

WAT BESPREEK JE MET JE MEDEWERKER?

  • Wat heeft de ziekte voor gevolgen voor het werk?
  • Wat kan de werknemer door zijn ziekte niet meer doen?
  • Waar ligt de hindernis voor het werk?
  • Beschikt de medewerker over resterende mogelijkheden die relevant zijn voor het werk?
  • Op welke wijze kunnen deze resterende mogelijkheden worden benut door zinvolle passende taken, werkzaamheden en dergelijke? De belangrijkste vraag is echter: “Hoe gaat het met je?”

Deze vraag stel je vooral vanuit betrokkenheid en sociale achtergrond en niet met een medische ondertoon Je kunt je medewerkers vertellen dat jij je tijdens het ziekmelding gesprek op deze drie vragen richt in plaats van te vragen naar de medische klachten. Medewerkers weten dan wat zij kunnen verwachten

Indien het tot verzuim leidt:

  • Maak direct een afspraak voor vervolgcontact binnen 1 week na de ziekmelding en doe dit steeds weer bij ieder volgend contact.
  • Geef de ziekmelding direct door aan de functionaris die de verzuimregistratie binnen jouw eenheid in zijn pakket heeft.
  • Schakel bij twijfel, de HR- manager/Re-integratiecoördinator in om te overleggen. Bijv. is het nodig dat medewerker opgeroepen wordt voor het spreekuur bij de bedrijfsarts of kan ik hulp krijgen bij het vinden van passende werkzaamheden.
  • Uiterlijk na 2 weken verzuim bespreek je, bij voorkeur op de werkplek, met je medewerker zijn/haar situatie om na te gaan of hervatting op korte termijn te verwachten is.
  • Afhankelijk van de uitkomst doorloop je het protocol “dreigend langdurig verzuim” of “geen dreigend langdurig verzuim”.

Alle afspraken leg je vast in het ziektevolgsysteem E care.

Procedure tijdens verzuimperiode

Gedurende verzuimperiode

1.Onderhoud wekelijks contact met de medewerker

Houd de medewerker zo betrokken mogelijk bij het werk en de organisatie door:

  • hem of haar uit te nodigen op de werkplek (bv. bijwonen werkoverleg)
  • hem of haar op de hoogte te houden van de situatie op de werkplek
  • de post door te geven

2.Bespreek de mogelijkheden tot het verrichten van vervangend of aangepast werk.

3.Treedt, indien gewenst, in overleg met medewerker, de HR manager, de re-integratiecoördinator en/of bedrijfsarts.

4.Zie erop toe dat de medewerker zich houdt aan de voor hem geldende procedures. Zorg ervoor dat, wanneer dit niet het geval is, er passende maatregelen worden genomen. Treed hierover in overleg met de re-integratiecoördinator of de HR manager.

5.Uiterlijk na 2 weken verzuim bespreek je, bij voorkeur op de werkplek, met je medewerker zijn/haar situatie om na te gaan of hervatting op korte termijn te verwachten is. Als dit het geval is, stel je samen met je medewerker een werkhervattingsplan op in het kader van zijn/haar terugkeer. Wanneer echter geen duidelijke prognose voor (een) hervatting(s datum) blijkt, schakel je de re-integratiecoördinator in. De re-integratiecoördinator adviseert of en zo ja wie een andere analyse maakt van de situatie en/of schakelt de bedrijfsarts in. Uit analyse kunnen twee resultaten naar voren komen:

I er kan geen prognose voor een harde hervattingsdatum gegeven worden, ook niet wanneer interventies worden ingezet: met andere woorden er is sprake van dreigend langdurig verzuim. Je schakelt de re-integratiecoördinator in. De re-integratiecoördinator schakelt de bedrijfsarts in. De bedrijfsarts maakt op verzoek van de re-integratiecoördinator uiterlijk in de 6e week van de ziekte een Probleemanalyse.

Vanaf dat moment treedt de procedure ‘dreigend langdurig verzuim’ in werking.

II er kan een prognose gegeven worden voor een harde hervattingsdatum wanneer gebruik gemaakt wordt van interventies. Geen dreigend langdurig verzuim. Indien noodzakelijk zal de bedrijfsarts gevraagd worden deze interventies te beschrijven. Naar aanleiding van het advies van de bedrijfsarts stel je samen met je medewerker een werkhervattingsplan op met een duidelijke einddoelstelling. Uiterlijk in de 5e week van het verzuim wordt plan geëvalueerd. Wanneer blijkt dat de re-integratiedoelstelling niet gehaald is of gehaald gaat worden, verzoek je met tussenkomst van de re-integratiecoördinator de bedrijfsarts om alsnog een probleemanalyse te maken.

Vanaf dit moment gaat de procedure ‘dreigend langdurig verzuim’ in.

Handleiding frequent verzuimgesprek

Een gesprek i.v.m. frequent verzuim wordt gevoerd nadat de medewerker zich drie keer in een jaar ziek heeft gemeld.

DOEL VAN HET GESPREK

Doel van het gesprek is het achterhalen van beïnvloedbare oorzaken en het ondernemen van acties teneinde een volgende ziekmelding te voorkomen vanuit de overtuiging dat frequent verzuim beïnvloedbaar is.

VERLOOP VAN HET GESPREK

Leg het doel van het gesprek uit en geef de medewerker objectieve cijfers over het verzuim, exacte data, de duur en het verzuimpatroon. Geef aan wat het betekent voor de medewerker zelf, de afdeling en de collega’s als de betreffende medewerker onverwacht weg blijft. Schets het probleem dat ontstaat door het verzuimgedrag van de medewerker.

Vraag:

  • welke zaken mee hebben gespeeld bij het nemen van de beslissing om ziek te melden;
  • of er verband is tussen het werk en de ziekmelding;
  • of de medewerker acties heeft genomen of nog gaat nemen om oorzaken te beïnvloeden, een vierde melding te voorkomen;
  • je iets voor de medewerker kan doen, zodat een verzoek in de toekomst niet nodig zal zijn.

Als de medewerker niet spontaan verband legt tussen zijn verzuimgedrag en werk, kun je daarop doorvragen. Je gaat op zoek naar het probleem achter het probleem. Dit kan zijn werkdruk, de fysieke belasting, de ondersteuning van leidinggevende en collega’s, de ondersteuning en/of belemmering van de thuissituatie, de mate waarin de medewerker zelf invloed kan uitoefenen op de belastende en/of belemmerde factoren, de motivatie van waaruit de medewerker werkt enz.

De oorzaak van hoog frequent verzuim blijkt regelmatig problemen met de leidinggevende/collega’s te zijn en/of voort te komen vanuit overbelasting van de medewerker en/of belemmeringen vanuit de thuissituatie. Voor een juiste persoonlijke balans en het oplossen van belemmeringen in de thuissituatie is de medewerker verantwoordelijk. Je kunt hier de medewerker een luisterend oor bieden en tips en suggesties aanreiken om een optimale persoonlijke balans te bereiken en/of belemmeringen vanuit de thuissituatie op te lossen. Voor het oplossen van problemen met leidinggevenden/collega’s ben je samen met je medewerker verantwoordelijk. Durf als leidinggevende ook na te denken welk eigen gedrag een rol speelt. Maak een afspraak wanneer follow-up gegeven wordt aan dit gesprek en de afspraken die gemaakt zijn.

VERSLAGLEGGING

Voor verslaglegging wordt gebruik gemaakt van het format gespreksverslag i.v.m. frequent verzuim. Hierin worden de afspraken vastgelegd welke tijdens het gesprek gemaakt zijn. Verder worden de activiteiten die ondernomen gaan worden vastgelegd. Van belang is te vermelden wie de activiteit gaat ondernemen.