Nevenwerkzaamheden

Nevenwerkzaamheden

FAQ

1. Zijn alle werkzaamheden die niet tot de universitaire functie behoren nevenwerkzaamheden? 

Ja, alle werkzaamheden die niet tot de universitaire functie behoren zijn nevenwerkzaamheden. Niet alle nevenwerkzaamheden hoeven echter gemeld te worden.

Nevenwerkzaamheden die niet gemeld hoeven worden, zijn nevenwerkzaamheden die klaarblijkelijk geen relatie hebben met de werkzaamheden bij de universiteit, en waarvan het evident is dat zij het belang van de universiteit niet kunnen schaden én

a.    Die een goede en volledige functievervulling niet in het gedrang kunnen brengen én 

b.    die buiten werktijd worden verricht én

c.     waarvoor geen beloning in welke vorm dan ook wordt ontvangen. 

Hierbij valt te denken aan het bestuurslidmaatschap van een amateursportvereniging of een schoolbestuur. Indien je twijfelt of bepaalde nevenwerkzaamheden gemeld moeten worden, neem dan altijd contact op met je leidinggevende

2.          Wat valt onder je “functie en/of opgedragen taak”?

De taken en werkzaamheden die je als medewerker dient uit te voeren worden bepaald door datgene dat je door de werkgever is opgedragen. Je functieprofiel (UFO-profiel) wordt hieruit afgeleid. Mocht je vragen hebben over opgedragen taken of het UFO -profiel, dan kun je terecht bij je leidinggevende of de HR-adviseur van de faculteit of dienst. 

De regeling geldt ook voor bepaalde personen die geen dienstverband hebben met de UT. Denk bijvoorbeeld aan bijzonder hoogleraren. Onder opgedragen taken van deze personen vallen de met hem/haar gemaakte afspraken over het verrichten van bepaalde werkzaamheden. 

3.          Wat valt er onder “nevenwerkzaamheden”?

a.    Is deelname aan een wetenschappelijke commissie of overlegorgaan een nevenwerkzaamheid?

Nee, in eerste instantie niet. Dit zijn werkzaamheden die behoren tot de universitaire functie. Maar er kan sprake zijn van een 'grijs' gebied, dus je doet er goed aan bij twijfel voor de zekerheid toestemming aan te vragen, zodat de decaan (bij wetenschappelijk personeel) of (dienst)directeur (bij ondersteunend beheerspersoneel), hierbij eventueel ondersteund door de afdeling Human Resources, mee kunnen denken over mogelijke risico's aangaande belangenverstrengeling en wetenschappelijke integriteit. Wanneer de deelname aan jou is opgedragen, is het zonder meer onderdeel van je functie en geen nevenwerk. Zorg dat activiteiten zoals deelname aan commissies of overlegorganen wel op je openbaar toegankelijke webpagina staan.

b.    Is (hoofd)redactiewerk en reviewen van artikelen een nevenactiviteit?

Nee, in eerste instantie niet. Dit zijn werkzaamheden die behoren tot de universitaire functie. Maar er kan sprake zijn van een 'grijs' gebied, dus je doet er goed aan bij twijfel voor de zekerheid wel toestemming aan te vragen, zodat de decaan (bij wetenschappelijk personeel) of (dienst)directeur (bij ondersteunend beheerspersoneel), eventueel ondersteund door de afdeling Human Resources mee kunnen denken over mogelijke risico's aangaande belangenverstrengeling en wetenschappelijke integriteit. Wanneer dit werk aan jou is opgedragen, is het zonder meer onderdeel van de functie en geen nevenwerk. Zorg dat activiteiten zoals redactiewerk in ieder geval op jouw openbaar toegankelijke webpagina staan.

4.    De omvang van mijn werkzaamheden elders is groter dan die bij de universiteit, wat zijn dan de nevenwerkzaamheden?

Werkzaamheden elders zijn nevenwerkzaamheden, bijvoorbeeld omdat je deeltijdhoogleraar bent bij de UT. Dit betekent dat toestemming en (voor hoogleraren) publicatie op je openbaar toegankelijke webpagina aan de orde zijn. Dit klinkt mogelijk onlogisch, omdat de aanstelling elders jouw hoofdactiviteit is. Om de (wetenschappelijke) integriteit van de universiteit te waarborgen, is toestemming (en publicatie) echter essentieel. Voor deze werkzaamheden volg je de regeling en vraag je, wanneer van toepassing, toestemming. Ben je (adjunct)hoogleraar, dan worden de aard van je nevenwerkzaamheden en de organisatie waarvoor je ze verricht, automatisch gepubliceerd op people pages en op het overzicht nevenwerkzaamheden UT-hoogleraren

5.    Ik ben voor maximaal 6 maanden werkzaam bij de universiteit, moet ik dan ook mijn nevenwerkzaamheden melden?

Nee, om betrokkenen voor zo’n korte termijn niet onnodig te belasten, hoef je nevenwerkzaamheden in deze situatie in beginsel niet te melden, tenzij de nevenwerkzaamheden:

a.    De wetenschappelijke, organisatorische en/of zakelijke belangen van de universiteit
       kunnen schaden of; 

b.    een goede en volwaardige uitoefening van de universitaire functie
       kunnen belemmeren of;

c.    strijdig zijn met het aanzien van de instelling of;

d.    belangenverstrengeling met universiteitswerkzaamheden als gevolg
       kunnen hebben. 

Je draagt zelf de verantwoordelijkheid voor het maken van deze afweging. Je doet er goed aan bij twijfelgevallen contact op te nemen met je leidinggevende of de HR adviseur van jouw faculteit of dienst. 

6.    Ik krijg geen inkomsten voor mijn nevenwerkzaamheden. Hoef ik de werkzaamheden dan niet te melden?

Geen inkomsten betekent niet automatisch dat de nevenwerkzaamheden niet gemeld hoeven te worden. Behalve geld, kunnen er andere redenen zijn waarom de (wetenschappelijke) belangen van de universiteit of een goede uitoefening van de functie worden geschaad, bijvoorbeeld door een te groot tijdsbeslag. 

Zo kan ook het oprichten van een rechtspersoon of het betrokken zijn als bestuurder, toezichthouder of aandeelhouder bij een andere organisatie reden zijn om het te melden bij de universiteit. Er kan immers sprake zijn van een uitgestelde beloning of van een mogelijke belangenverstrengeling. 

7.    Hoe vraag ik toestemming voor nevenwerkzaamheden of wijzigingen daarin?

Je vraagt toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden door deze te registreren in de webapplicatie Nevenwerkzaamheden. Je vindt deze via de medewerkersportal onder Mijn apps/Mijn aanstelling. De procedure gaat als volgt:

Met je leidinggevende bepreek je de nevenwerkzaamheden die je gaat verrichten of de veranderingen in (aspecten van) de nevenwerkzaamheden die je al verricht. Dit doe je voordat je met de nevenwerkzaamheden begint of de veranderingen zich voordoen. Vervolgens meld je de nevenwerkzaamheden officieel via de webapplicatie Nevenwerkzaamheden.

Jouw leidinggevende voorziet de melding van een advies.  Het bevoegd gezag (decaan of dienstdirecteur) geeft toestemming, weigert toestemming of verleent toestemming onder voorwaarden. Dit besluit wordt aan jou bevestigd met een brief die per e-mail naar jou wordt verzonden en wordt opgeslagen in jouw personeelsdossier. Tegen dit besluit kan op gebruikelijke wijze bezwaar gemaakt worden.

8.    Een werknemer komt nieuw in dienst of is nieuw binnen de universiteit, hoe start dan de toestemmingsprocedure?

Van een leidinggevende wordt verwacht dat hij/zij in het laatste stadium van de selectieprocedure, waarin ook wordt gekeken of partijen het arbeidsvoorwaardelijk eens kunnen worden, aftast of er nevenwerkzaamheden zijn die problemen kunnen veroorzaken.

In het arbeidsvoorwaarden/introductiegesprek wordt de betrokkene erop gewezen dat hij/zij de eventuele nevenwerkzaamheden vlak na indiensttreding invult via de webapplicatie.

9.    Ik doe veel kleine klussen, daar kun je toch onmogelijk telkens toestemming voor aanvragen?

Om de (wetenschappelijke) integriteit zo goed mogelijk te bewaken, is het essentieel dat je zo transparant mogelijk rapporteert over nevenwerkzaamheden. Om die reden is toestemming voor nevenwerkzaamheden, ook in het geval van kleine klussen, essentieel. Probeer zo veel mogelijk vooraf te melden.

Stel dat het wegens bijzondere en niet aan jou te wijten omstandigheden niet lukt vooraf toestemming te vragen, dan is het essentieel dat je dit zo spoedig mogelijk achteraf vraagt. Mocht je verzoek afgewezen worden, dan dien je deze nevenwerkzaamheden te staken.

10.Worden posities in openbaar bestuur toegestaan door de werkgever als nevenwerkzaamheid?

De universiteit geeft altijd toestemming voor de uitoefening van verkozen functies in openbaar bestuur, zoals bijvoorbeeld de gemeenteraad. Dit is een democratisch recht. Wel moeten deze functies gemeld worden.                                                                                                                                                    

11.Ik heb nevenwerkzaamheden waar ik inkomsten uit ontvang, moet ik dit melden aan de universiteit?

Ja, als je een beloning ontvangt voor nevenwerkzaamheden, moet je dit melden aan de universiteit (artikel 14 van de regeling). Onder neveninkomsten worden ook uitgestelde inkomsten verstaan (artikel 3). Hierbij valt te denken aan aandelen en andere financiële belangen. Het primaire belang van het melden is het in kaart brengen van (mogelijke) belangenverstrengeling; het is niet zo dat gemelde neveninkomsten automatisch ten goede komen aan de universiteit. 

(Neven)inkomsten kunnen in drie categorieën worden onderverdeeld. Afhankelijk tot welke categorie de inkomsten behoren, komen ze ten goede van de werkgever, de jou of kunnen ze verdeeld worden: 

a.     Inkomsten die niet samenhangen met de functie bij de universiteit komen
        toe aan jou. 

b.     Inkomsten die direct samenhangen met de functie bij de universiteit,
        en die binnen werktijd worden verricht, komen toe aan de universiteit.

c.     Inkomsten die indirect voortvloeien uit de functie bij de universiteit kunnen
        na overleg met jou ter bepaling van de werkgever geheel of gedeeltelijk
        worden toegevoegd aan het budget van de afdeling of toekomen aan jou.
        In de voorwaarden voor het verlenen van toestemming van de
        nevenwerkzaamheden wordt dit nader ingevuld.
        Afspraken over welke inkomsten en de hoogte van de inkomsten
        die terugvloeien naar de universiteit en op welke wijze dit gebeurt,
        worden schriftelijk vastgelegd en opgeslagen in je persoonsdossier.