NS Business Card

Afdeling NS-BC

Hoe werkt de afdeling NS-BC

Hoe werkt de Afdelings-NS Businesskaart?

De NS-BC afdelingskaart is alleen bedoeld voor binnenlandse dienstreizen met het OV.

Let op: De NS-BC afdelingskaart is dus NIET voor privégebruik, woon-werkverkeer en/of internationale reizen.

Lees voor gebruik de gebruikersvoorwaarden

VERKRIJGEN VAN DE AFDELINGSKAART

De NS-Business Card van je eenheid of afdeling is meestal op te halen bij je secretariaat. Mocht dit niet zo zijn, dan kun je bij je contactpersoon navraag doen over de exacte beheerder van je afdelingskaart.

Bij het afhalen van de kaart noteer je je reisgegevens in het register. Hierbij geef je o.a. aan of er op een afwijkend OFI-nummer geboekt moet worden

REIZEN MET IN- EN UITCHECKEN

Bij een afdelingskaart is het reizen door middel van in- en uitchecken automatisch geactiveerd. In principe kan er dus direct gereisd worden.

Let echter op de volgende dingen:

  • Check ALTIJD in en uit. Als je vergeet uit te checken, ga dan terug naar een station en check alsnog uit, zodat er geen correctietarief wordt afgeschreven.
  • Wanneer je op een andere OFI-nummer reist dan het standaard afdelingsnummer, dien je dit bekend te maken bij je beheerder. Deze heeft dan de mogelijkheid dit achteraf als kenmerk toe te voegen aan de reisgegevens.

MEER INFORMATIE OF CONTACT

Meer informatie over het reizen met de NS-BC kun je vinden op de site van de NS onder Reizen met de NS Business Card.

Ben je de kaart vergeten, is deze gestolen, wil je een nieuwe aanvragen of iets wijzigen? Kijk dan bij vraag & antwoord voor meer informatie.

Bij vragen over het reizen met je NS-BC kun je rechtstreeks contact opnemen met de NS via telefoonnummer 030 300 11 11 (tussen 8:30 uur en 17:00 uur) of via e-mail: nszakelijk@ns.nl.

Bij vragen over de verstrekking van de NS-BC of bij verlies of diefstal kun je contact opnemen met je contactpersoon.

Instructie secretariaten/beheer

Instructie voor secretariaten / kaartbeheerders

Binnen Mijn NS Zakelijk heb je als secretariaat / kaartbeheerder binnen je eigen account de beschikking over het beheergedeelte van de afdelingskaarten voor boeken van reizen, inzien van transacties en doorgeven van wijzigingen.

BEHEER VAN EEN AFDELINGSKAART IN HET KORT:

  • Medewerkers die een zakelijke treinreis willen maken halen een afdelingskaart op bij de kaartbeheerder / het secretariaat
  • De kaartbeheerder laat het register invullen door de medewerker aan wie de Business Card wordt meegegeven
  • Hierbij worden o.a. OFI-nummer, reisgegevens, dag van afgifte en handtekening gevraagd (anders dan voorheen wordt er alleen gereisd via in- en uitchecken!)
  • De kaartbeheerder neemt na de gemaakte reis de kaart weer in en tekent deze af in het register (handtekening voor ontvangst) 
  • Achteraf controleert de kaartbeheerder achteraf of de OFI-nummers als kenmerk moeten worden toegevoegd (wanneer deze afwijken van het standaard aan de kaart toegewezen OFI-nummer)

WIE KAN EEN ACCOUNT AANMAKEN VOOR AFDELINGSKAARTEN?

In de meeste gevallen is het beheer van en het boeken op de afdelingskaarten ondergebracht bij de secretariaten / kaartbeheerders. De afdelingskaarten zijn door de (centrale) contactpersoon toegevoegd en ondergebracht bij een beheermodule binnen je persoonlijke Mijn NS Zakelijk account. Het wijzigen van kostenplaatsen en inzien van de reisgegevens verloopt op deze manier altijd via één centraal punt.

HET AANMAKEN VAN EEN ACCOUNT (EENMALIG)

Als je nog niet beschikt over een account, kun je deze aanmaken via www.ns.nl/mijnnszakelijk (volg de instructies op het scherm). De (centrale) contactpersoon kan afdelingskaarten toevoegen aan jouw account onder het beheerdersgedeelte.

MIJN NS ZAKELIJK OMGEVING

KENMERK AAN EEN REIS TOEVOEGEN

Als het OFI-nummer (door NS “kenmerk” genoemd) van de reis die is gemaakt met de Afdelingskaart gewijzigd moet worden, kies je voor kenmerk aan reis toevoegen. Je krijgt dan een overzicht te zien van de gemaakte reizen; zogenaamde Transacties. Is er gereisd met Check-in en Check-out dan kun je hier achteraf (na 2 dagen) het OFI-nummer wijzigen. Zie verder het onderdeel “Wijzigen van kostenplaatsen en het terugvinden van reishistorie” in deze instructie.

De kenmerken staan vermeld in de eerstvolgende factuurspecificatie (.csv). Daarnaast is het mogelijk om via een standaard button het kenmerk privé, woonwerk of zakelijk aan hun reis toevoegen. In het geval van een afdelingskaart zal het echter altijd om een zakelijke reis gaan.

Ook zie je in het startscherm nog knoppen voor Taxi, Greenwheels en Fyra. Medewerkers van de Universiteit mogen van deze reisopties echter geen gebruik maken. (Taxi alleen met uitdrukkelijke toestemming vooraf van leidinggevende)

WIJZIGEN VAN KOSTENPLAATSEN EN HET TERUGVINDEN VAN REISHISTORIE

Na een reis kun je de kostenplaats wijzigen via het transactieoverzicht op Mijn NS Zakelijk. Kies daarvoor in het startscherm van Mijn NS Zakelijk voor de optie Kenmerk aan reis toevoegen. Selecteer vervolgens de juiste Afdelingskaart om een overzicht te krijgen van de gemaakte reizen. Je kunt op verschillende manieren zoeken naar gemaakte reizen in het transactieoverzicht. Dit wijst zich vanzelf. LET OP! Treinreizen zijn circa 2 dagen na reisdatum zichtbaar in dit overzicht. Klik bij de reis waarvoor het kenmerk moet worden gewijzigd op Kenmerk toevoegen en vul vervolgens het juiste OFI-nummer in (alleen cijfers, zonder verbindingsstreepje). Klik op Opslaan.

VRAGEN

Bij problemen met het aanmaken van uw account of het boeken van een reis kun je direct contact opnemen met de klantenservice van NS Zakelijk via nummer 030-300 11 11 (op werkdagen van 8.00 tot 18.00 uur) of per e-mail naar  nszakelijk@ns.nl.

Natuurlijk kun je ook contact opnemen met de contactpersoon voor je eenheid.

Overige diensten

WEL:

NIET:

  • Trein
  • NS Fietsenstalling
  • Bus, tram, metro

Gratis voor kaarthouders:

  • NS Hispeed Lounge
  • Taxi (onder voorwaarden wel: vooraf toestemming)
  • Q-park (onder voorwaarden wel: vooraf toestemming), park&ride
  • OV-fiets en NS Scooter
  • Greenwheels

Fiets stallen 

Met je NS Business Card kun je nu ook je fiets stallen in 36 NS fietsenstallingen op het station.

Je fiets op het station stallen

  • Vertel de stallingbeheerder dat je gebruik wilt maken van NS‑fietsenstalling Stallen‑Op‑Pas.  
  • De stallingbeheerder scant je NS Business Card, plakt een sticker met streepjescode op je zadelbuis en geeft je een kaartje met hetzelfde nummer. Vervolgens stal je je fiets.  
  • Als je je fiets weer ophaalt, scant de stallingbeheerder de streepjescode van de sticker op de fiets opnieuw en vervolgens kun je vertrekken.

Stations waar je je fiets met de NS-BC kunt stallen

Alkmaar, Alphen a/d Rijn, Amersfoort, Amsterdam Centraal (2 stallingen), Arnhem, Assen, Breda, Delft, Den Haag Centraal, Den Haag HS, Dordrecht, Ede Wageningen Zuidzijde, Eindhoven (2 stallingen), Gouda Noordzijde, Haarlem, 's-Hertogenbosch, Hilversum, Hoorn, Leeuwarden, Leiden (2 stallingen), Maastricht, Meppel, Nijmegen, Roermond, Rotterdam Centraal (2 stallingen), Tilburg, Utrecht (Oost- en Westzijde), Venlo, Weesp, Woerden, Zwolle.

Pilot Stallen op Pas in Enschede!

Vanaf 1 mei 2012 is Enschede één van de locaties voor stallen op pas door middel van de NS Business Card.

MEER INFORMATIE

Kijk voor meer informatie over fietsenstallingen op station in Nederland op de website van NS Fiets.

NS HISPEED LOUNGE

NS Business Card houders kunnen gratis gebruik maken van de NS Hispeed Lounges op de stations in Amsterdam, Rotterdam en Schiphol. Voor meer informatie: www.nshispeed.nl/nl/treinstations/ns-hispeed-lounge

TAXI

Voor het boeken van een taxi dien je vooraf toestemming te hebben van je leidinggevende!

Zie ook ‘gebruikersvoorwaarden’ en ‘maatregelen bij misbruik’

Taxirit boeken

  • Log in op www.ns.nl/mijnnszakelijk met je emailadres en wachtwoord.
  • Vul de gevraagde gegevens in. 
  • Boek je een taxirit met een afdelingskaart, vermeld dan ook je naam in het opmerkingenveld

Telefonisch boeken

  • Bel 0900 - 204 2000 (0,10 euro p.m.).

Gegevens nodig voor het boeken van een taxi

  • Het nummer en de bijbehorende pincode van je NS Businesscard.
  • Je reisgegevens: vertrek- en eindpunt, reisdatum, vertrektijd.

Let op!

  • Je taxi wacht 5 minuten op de afgesproken plaats.
  • Je (trein)taxirit naar het station boek je online of je vraagt deze telefonisch minimaal een half uur van te voren aan. Je rit vanaf het station kun je alleen via de Treintaxizuil aanvragen en dus niet wijzigen.
  • Om gebruik te mogen maken van een taxi dien je vooraf toestemming te hebben van je leidinggevende

GREENWHEELS-AUTO 

Het huren van een Greenwheels-auto met de NS Business Card is bij Universiteit Twente niet toegestaan.

De UT heeft voor huurauto's een contract met Munsterhuis. Voor meer informatie over het huren van voertuigen via Munsterhuis, zie www.utwente.nl/fb/diensten_abc/op_alfabet/ghi/huurvoertuigen/.

OV-FIETS EN NS-SCOOTER

Het is voor medewerkers van de UT niet toegestaan met hun NS Business Card gebruik te maken van de Q-park park & ride voorzieningen, de OV-fiets of NS-scooter.

De Universiteit Twente heeft geen overeenkomst met de NS voor het gebruik deze diensten.