Het verduurzamen van een organisatie via duurzaam inkopen. Lieke Walvoort, student facilitair management bij Saxion, schreef haar afstudeerscriptie over het versterken van duurzaamheid in het inkoopproces op de UT.
Wat doet de afdeling inkoop?
Inkoop betreft alle contracten van diensten en producten die aan de UT geleverd worden. Als in al die contracten ambitieuze duurzaamheidscriteria worden opgenomen, en worden nageleefd, zijn we op de goede weg. De inkoper adviseert de opdrachtgever - degene die betaalt -, en die laatste geeft de doorslag bij beslissingen. Beide partijen hebben een rol in het integreren van duurzaamheid in dit proces. Het toepassen van duurzaam inkopen betekent het selecteren van de juiste duurzaamheidscriteria voor de specifieke dienst of product en door het houden van controle op de gemaakte afspraken.
Fases aanbestedingsproces
Lieke onderzocht welke duurzaamheidscriteria meegenomen zijn in de (Europese en Meervoudig onderhandse) aanbestedingen uit 2018. Dat zijn inkooptrajecten met een waarde van €50.000 tot €214.000 of €214000 en hoger. Het inkoopproces bestaat uit vijf fases: voorbereiding (plan van aanpak), specificeren (programma van eisen – gunningscriteria - offerte aanvraag), selecteren (beoordeling voorlopige gunning), contracteren (definitieve gunning en contract) en implementeren.
De ideale gang van zaken bij duurzaam inkopen
In de voorbereidingsfase wordt er marktonderzoek uitgevoerd waar bij koplopers informatie opgehaald kan worden. Met deze informatie kan een checklist opgesteld worden met criteria die het kader vormen voor de aanbesteding. In deze fase kan ook de Green Hub meedenken over mogelijke duurzaamheidscriteria. De volgende stap is het bepalen of een criteria een wens of eis wordt. In de specificatiefase wordt het programma van eisen opgesteld waar duurzaamheidseisen en wensen beschreven worden. In de selectiefase wordt door middel van wegingsfactoren bepaald in hoeverre duurzaamheidscriteria doorslaggevend zijn voor de toekenning. In de contractfase wordt specifiek benoemd hoe op welke duurzaamheidscriteria gemonitord gaan worden. In de implementatiefase wordt gemonitord of duurzaamheidscriteria daadwerkelijk worden toegepast en wordt er tijdens kwartaalgesprekken bijgestuurd waar nodig.
CO2 footprint met 15% verkleinen
De Shaping 2030 doelstelling, om de CO2 footprint met 15% te verkleinen door het nemen van maatregelen op het gebied van eten, water, afval, reizen en energieverbruik, betekent dat bij aanbestedingstrajecten ook naar die criteria gekeken zal worden.
Waar moeten leveranciers dan op letten? Het voldoen aan onze gestelde eisen en wensen
Leveranciers registeren data zodat zij de impact van hun activiteiten (d.m.v. een CO2 footprint) aan de UT kunnen aanleveren. Zij letten op maatregelen die deze impact verminderen. Aandachtspunten zijn bijvoorbeeld: zorgen dat het verpakkingsmateriaal herbruikbaar is (minder restafval) en dat producten gegroepeerd geleverd worden om de vervoersbewegingen te minimaliseren.
Leveranciers moeten in de keten gaan kijken of de producten die ze verkopen duurzamer geproduceerd kunnen worden: met minder energie, water en grondstoffen. Manieren om grondstofgebruik te verminderen zijn het inzetten van producten die herbruikbaar zijn of makkelijk uit elkaar te halen zijn voor reparaties en waar onderdelen vervangen kunnen worden of goed te recyclen te zijn. Deze aspecten moeten meegenomen worden in de ontwerpfase van producten, waar de UT ook over onderwijst. Hopelijk gaan UT studenten bijdragen aan de oplossingen van knelpunten op dit gebied.
Stimuleren leveranciers om te verduurzamen
Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid. Om daar op in te spelen kunnen in contracten afspraken worden opgenomen die leveranciers stimuleren om een positieve impact te realiseren gedurende de loopduur van een contract. Ook wanneer bij het afsluiten van een contract nog niet bekend is wat de ontwikkelingen gaan brengen.
Advies
Lieke sluit haar scriptie af met een advies. Dat advies bevat een stappenplan voor het selecteren en implementeren van duurzaamheidscriteria, een checklist - een overzicht van generieke duurzaamheidscriteria die toepasbaar zijn op alle aanbestedingen - en een voorstel voor het creëren van bewustwording over duurzaam inkopen, zodat deze middelen daadwerkelijk toegepast worden. Met deze handvatten gaat de afdeling Inkoop nu verder aan de slag. Zij gaan het plan stapsgewijs implementeren binnen de verschillende inkoopprocessen. Dit vormt een onderdeel van de strategie van de UT richting Shaping 2030.
