Om ongewenste gasten zoals AI-bots buiten onze online vergaderingen te houden, wijzigt de UT de standaardinstellingen in Microsoft Teams.
Vanaf 3 november komen externe deelnemers in Teams meetings altijd eerst in de lobby (wachtkamer) terecht. Alleen UT-deelnemers (medewerkers en studenten) kunnen hen toelaten.
Waarom deze wijziging?
AI-bots kunnen zonder dat je het merkt aan vergaderingen deelnemen, transcripties of opnames maken en deze delen met derde partijen. Soms sturen ze achteraf zelfs een e-mail met een verslag of transcriptie. Om dat te kunnen inzien, moet je vaak een account aanmaken – en daarmee geef je onbewust toegang tot je agenda. Zo kan de AI-bot automatisch al je toekomstige vergaderingen binnenkomen. Dit vormt een groot risico voor de privacy en vertrouwelijkheid van UT-overleggen.
Wat betekent dit voor jou?
- Externen komen standaard in de lobby en worden pas toegelaten door een UT-deelnemer.
- Zie je een onbekende of verdacht account in de lobby? Laat deze niet toe – het kan een AI-bot zijn.
- Wordt er toch per ongeluk een bot binnengelaten, dan kun je die – net als iedere andere deelnemer – eenvoudig verwijderen. Wanneer er (privacy) gevoelige data gelekt is, meld dit dan aan CERT-UT
- De wijziging wordt per 3 november 2025 ingevoerd
Zo herken je een AI-bot
- Namen bevatten vaak termen als Notetaker, Fireflies, Otter.ai, Bot, VA of Assistant en soms ook een verwijzing naar de naam van de daadwerkelijke deelnemer.
- Ze verschijnen op tijd of zelfs vóór de echte deelnemer.
- Er is geen beeld of interactie, alleen initialen of een generiek icoon.
Samengevat
Externen komen altijd eerst in de lobby. Alleen UT-deelnemers kunnen hen toelaten. Zo houden we AI-bots buiten de vergadering en beschermen we onze privacy.
Heb je vragen of vermoed je dat een AI-bot in jouw vergadering zat? Neem contact op met CERT.
