We maken Teams veiliger: geen AI-bots in je meeting

Om ongewenste gasten zoals AI-bots buiten onze online vergaderingen te houden, wijzigt de UT de standaardinstellingen in Microsoft Teams.

Vanaf 3 november komen externe deelnemers in Teams meetings altijd eerst in de lobby (wachtkamer) terecht. Alleen UT-deelnemers (medewerkers en studenten) kunnen hen toelaten.

Waarom deze wijziging?

AI-bots kunnen zonder dat je het merkt aan vergaderingen deelnemen, transcripties of opnames maken en deze delen met derde partijen. Soms sturen ze achteraf zelfs een e-mail met een verslag of transcriptie. Om dat te kunnen inzien, moet je vaak een account aanmaken – en daarmee geef je onbewust toegang tot je agenda. Zo kan de AI-bot automatisch al je toekomstige vergaderingen binnenkomen. Dit vormt een groot risico voor de privacy en vertrouwelijkheid van UT-overleggen.

Wat betekent dit voor jou?

• Externen komen standaard in de lobby en worden pas toegelaten door een UT-deelnemer.
• Zie je een onbekende of verdacht account in de lobby? Laat deze niet toe – het kan een AI-bot zijn.
• Wordt er toch per ongeluk een bot binnengelaten, dan kun je die – net als iedere andere deelnemer – eenvoudig verwijderen. Wanneer er (privacy) gevoelige data gelekt is, meld dit dan aan CERT-UT 
• De wijziging wordt per 3 november 2025 ingevoerd

Zo herken je een AI-bot

• Namen bevatten vaak termen als Notetaker, Fireflies, Otter.ai, Bot, VA of Assistant en soms ook een verwijzing naar de naam van de daadwerkelijke deelnemer.
• Ze verschijnen op tijd of zelfs vóór de echte deelnemer.
• Er is geen beeld of interactie, alleen initialen of een generiek icoon.

Samengevat

Externen komen altijd eerst in de lobby. Alleen UT-deelnemers kunnen hen toelaten. Zo houden we AI-bots buiten de vergadering en beschermen we onze privacy.

Heb je vragen of vermoed je dat een AI-bot in jouw vergadering zat? Neem contact op met CERT.

CERT UT

 cert@utwente.nl