Vorige week ben je geïnformeerd over de omgang met persoonsgegevens in het onderwijs. Er is ook informatie beschikbaar over het gebruik van persoonsgegevens binnen het wetenschappelijk onderzoek. Deze informatie is te vinden op de Cyber Safety-website.
De informatie op deze website bestaat onder meer uit een leidraad, een poster, een handleiding en een register van verwerkingen:
- De leidraad is bedoeld als handvat om jou te helpen omgaan met persoonsgegevens bij wetenschappelijk onderzoek;
- De poster geeft een overzicht waar je voor, tijdens en na het onderzoek rekening mee moet houden en hoe veilig te werken;
- Een toelichting op de poster is opgenomen in de handleiding;
- Het register van verwerkingen is een registratietool voor de verwerking van persoonsgegevens in onze organisatie.
Gebruik registratietool bij verwerking van persoonsgegevens
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht de UT om een volledig en up-to-date register te hebben van alle verwerkingen van persoonsgegevens in onze organisatie. Om aan deze documentatievereiste te voldoen, is een registratietool ontwikkeld. Als in een onderzoek persoonsgegevens worden verwerkt, moet deze tool gebruikt worden om dit te melden, zowel voor nieuwe als lopende projecten.
NB gepseudonimiseerde gegevens (door het coderen van persoonlijke gegevens) worden niet als anoniem beschouwd en moeten ook worden geregistreerd. Alleen onderzoeksgegevens die vanaf het begin volledig anoniem zijn, vallen buiten het bereik van de AVG.
Datamanagementplan opstellen bij een onderzoeksproject
Voorafgaand aan een project moet worden bepaald hoe de verkregen onderzoeksgegevens worden behandeld tijdens en na het project. Onderzoekers moeten een datamanagement plan opstellen. Veel financieringsprogramma's hebben hun eigen model, maar de UT heeft ook een sjabloon opgesteld. Meer informatie over datamanagement is te vinden op de LISA website (in het Engels).
Veilig opslaan van onderzoeksgegevens
De UT-opslag (M- en P-schijf) is gecertificeerd volgens de ISO27001- en NEN7510-norm. Onderzoeksgegevens kunnen veilig worden opgeslagen in een directory met beperkte toegang. Ook kunnen gevoelige onderzoeksgegevens binnen een project veilig worden gedeeld met andere onderzoekers via SURFdrive.
Als je nog vragen hebt over de AVG en onderzoek, kun je contact opnemen met het FG-team via fg@utwente.nl.
Met vriendelijke groet,
Library, ICT Services & Archief
FG-team
