Inkoop en contractbeheer

Veelgestelde vragen

FAQ Bestellingen:

Hoe weet ik dat mijn bestelling bij de leverancier is geplaatst?

Zodra de bestelling bij de leverancier geplaatst is, krijgt u een kopie van de bestelling per mail toegestuurd. Hierin is ook het bestelnummer (PO-nummer) vermeld.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoe weet ik dat mijn bestelling op de ut is afgeleverd?

Als de goederen zijn aangekomen op de UT zijn ze met het bestelnummer (PO nummer) te traceren met een Track en Trace systeem. In dit systeem kunt u zien op welke datum uw bestelling bij de Centrale Ontvangst van de UT is afgeleverd.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Moet ik inkoop inschakelen bij een inkoopproject?

In de inkoopprocedures is vastgelegd wanneer contact gezocht dient te worden met de afdeling Inkoop.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

FAQ Bestelaanvragen:

Wat is de status van mijn OTA?

U kunt de status van uw OTA op de homepagina van de applicatie FB Bestelaanvragen zien.

Uw OTA heeft één van de volgende statussen:

- Concept: de OTA is nog niet verstuurd naar de contactpersoon of budgethouder.

- Bij budgethouder: de OTA wacht op goedkeuring van de budgethouder (of gemandateerde goedkeurder).

- Bij contactpersoon: de OTA wacht op actie van de contactpersoon (goedkeuren of afkeuren). Bij goedkeuring wordt de OTA naar de budgethouder of gemandateerde goedkeurder verstuurd. Als de contactpersoon ook goedkeurder is dan wordt de OTA automatisch goedgekeurd en naar Inkoop verstuurd.

- Goedgekeurd: de OTA is goedgekeurd en naar Inkoop verstuurd.

- Afgekeurd: de OTA is door de contactpersoon of goedkeurder (budgethouder of gemandateerde goedkeurder) afgekeurd en naar de persoon die de OTA oorspronkelijk heeft ingevuld teruggestuurd voor aanpassing.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wat is de status van mijn bestelling?

In de applicatie FB Bestelaanvragen kunt u alleen de status van uw bestelaanvraag (OTA) inzien. Als de OTA de status Goedgekeurd heeft dan is de OTA bij de afdeling Inkoop ingediend.

U kunt niet zien of uw OTA al in behandeling is genomen of al bij de leverancier is geplaatst. Bij vragen over de status van uw bestelling kunt u contact opnemen met Operationele Inkoop.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Moet ik het veld Contactpersoon invullen?

Dit veld is optioneel. Actie (goedkeuren ofwel doorsturen naar de goedkeurder, of afkeuren) van de contactpersoon is vereist voor verdere afhandeling van de OTA. Gebruik dus dit veld alleen in de volgende gevallen:

- U weet niet alle in te vullen gegevens (OFI-nummer, prijs…). De contactpersoon kan deze gegevens voor u invullen.

- Er is bij uw onderzoeksgroep/afdeling een persoon die een controle functie heeft. Deze persoon krijgt alle OTA’s, controleert ze, en stuurt ze vervolgens door naar de goedkeurder.

- De goedkeurder van uw onderzoeksgroep/afdeling wenst de OTA zelf aan te passen als het nodig is. De goedkeurder mag standaard een OTA niet wijzigen, maar alleen afkeuren. Als de OTA gewijzigd moet worden geef dan de goedkeurder op als contactpersoon.

Indien ingevuld zal de OTA aan de contactpersoon ter controle worden aangeboden. De contactpersoon kan de OTA wijzigen/aanvullen.

Belangrijk:

- Gebruik het CC veld als u iemand een kopie van de OTA wilt sturen.

- Als u een OTA voor iemand anders invult en een andere aanvrager opgeeft wordt u automatisch contactpersoon.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Wie moet mijn OTA goedkeuren?

Bij het invullen van het OFI-nummer door middel van de zoekfunctie worden alle goedkeurders van dit OFI-nummer op het scherm getoond.

Als uw OTA nog op goedkeuring wacht en u wilt actie ondernemen kunt u ook langs deze weg zien met wie u contact op moet nemen.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoe kan ik een OTA wijzigen?

Alleen concept-OTA’s kunnen gewijzigd worden. Als u de OTA nog niet ter goedkeuring hebt aangeboden kunt u het nog wijzigen. Als de OTA al ter goedkeuring is aangeboden (aan de contactpersoon of aan de goedkeurder) dan moet de contactpersoon of de goedkeurder de OTA afkeuren. Bij afkeuring krijgt u de OTA terug als concept en u kunt het waar nodig aanpassen.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Hoe kan ik een OTA (laten) cancelen?

De manier waarop u een OTA kan cancelen hangt van de status van de OTA af:

- Concept: open de OTA die gecanceld moet worden en klik op de knop Verwijderen onderaan op de pagina.

- Bij contactpersoon of Bij budgethouder: in deze gevallen moet u de contactpersoon of de budgethouder verzoeken de OTA af te keuren. Bij afkeuring krijgt u de OTA terug en u kunt het verwijderen.

- Goedgekeurd: de OTA is al ingediend bij de afdeling Inkoop. Neem z.s.m. contact op met Operationele Inkoop om de OTA te laten vervallen.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Is er een apart formulier voor andere valuta's?

Nee, er is geen apart formulier voor andere valuta’s. Indien de bedragen in een andere valuta dan in euro zijn uitgedrukt, dient u dit duidelijk aan te geven op het formulier. Gebruik hiervoor de velden Opmerking of Toelichting. A.u.b. niet omrekenen!

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Kan de goedkeuringsworkflow aangepast worden?

Bij mijn onderzoeksgroep/afdeling gaan OTA’s niet/alleen OTA’s boven een bepaald bedrag langs de budgethouder voor goedkeuring. Kan de workflow aangepast worden?

Ja, dat kan via de webapplicatie FB Gemandateerden bestelaanvragen. Neem hiervoor contact op met de budgethouder(s) van uw onderzoeksgroep/afdeling en lees goed de handleiding.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

OTA kopiëren

Om een OTA sneller in te vullen kunt u een kopie maken van een concept-OTA of van een al ingediende OTA.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

OTA terugvinden

De applicatie beschikt over een zoekfunctie. Het zoekveld vindt u aan de rechterzijde van het scherm Mijn bestelaanvragen en Binnengekomen aanvragen.

U kunt op alle gegevens op het scherm en in de inhoud van alle OTA’s in dit overzicht zoeken:

- Typ Concept als u alleen de OTA’s met deze status wilt zien.

- Typ de naam van de leverancier als u alle OTA’s geplaatst bij een bepaalde leverancier wilt zien.

- Typ een datum als u alle OTA’s wilt zien die u op een bepaalde datum heeft ingevuld.

- Typ een productnaam als u alle OTA’s wilt zien die dit product bevatten.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag

Vakantieregels instellen (voor de budgethouders)

Vakantieregels voor de goedkeuring van OTA’s dient u in de applicatie FB Gemandateerden bestelaanvragen in te stellen. Alleen budgethouders kunnen in deze applicatie inloggen. Vergeet dus niet mandaten vast te leggen voordat u met vakantie gaat. Voor uzelf maar ook voor de eventuele gemandateerde goedkeurders. Gebruik hiervoor de velden Datum van en/of Datum tot en met.

Bij afwezigheid of verhindering van de budgethouder kan de afdeling Inkoop mandaten vastleggen en vakantieregels instellen. Neem in dit geval contact op met Natacha Naumann of Hilda Emmerich.

Dit beantwoordt mijn vraag
JaNee
Bedankt voor je vraag