Bestelprocedures

Creditcard bestellingen

Per 8 april 2016 wordt het afhandelen van creditcard bestellingen voor goederen en diensten bij de afdeling Inkoop ondergebracht. Voor een goede en snelle afhandeling van deze bestellingen is het van belang dat de OTA’s (Opdracht tot Aanschaf) juist en compleet worden aangeboden.

1. Invullen OTA

Per leverancier moet één OTA formulier ingevuld worden met de volgende informatie (verplichte velden):

  • Link naar de gewenste artikelen in de webshop van de leverancier (bij de bestelregels)
  • Aantal en prijs per stuk exclusief btw

2. Goedkeuring OTA

De budgethouder of gemandateerde goedkeurder beoordeelt de OTA. Indien de OTA wordt afgekeurd gaat deze terug naar de aanvrager. Bij goedkeuring wordt de OTA naar de afdeling Inkoop verstuurd.

3. Afhandeling OTA door de afdeling Inkoop

Na goedkeuring wordt de OTA door de afdeling Inkoop in behandeling genomen. De afdeling Inkoop voert de volgende controles uit (conform reglement creditcard UT):

  • Biedt de gekozen leverancier alternatieve bestel- c.q. betaalmogelijkheden? Indien er alternatieven zijn zal de bestelling volgens de reguliere procedure geplaatst worden.
  • Zijn er alternatieve leveranciers die de gewenste producten kunnen leveren zonder de verplichting via een creditcard te betalen? Alternatieven worden aan de aanvrager en de goedkeurder voorgelegd.
  • Zijn de opgegeven prijzen juist? Bij een verschil groter dan 10% tussen het totaalbedrag van de OTA en de bestelling wordt dit teruggekoppeld aan de aanvrager en de goedkeurder met het verzoek om de OTA opnieuw te beoordelen.
  • Zijn er mogelijk extra kosten mee gemoeid (douanekosten, verzendkosten…)? De afdeling Inkoop attendeert de aanvrager en goedkeurder hierop en vraagt om goedkeuring indien het verschil groter dan 10% is.

Na controle van de OTA handelt de afdeling Inkoop de bestelling online af.

4. Bevestiging bestelling

De afdeling Inkoop ontvangt een orderbevestiging van de leverancier. De aanvrager krijgt hiervan een kopie per mail.

5. Financiële afwikkeling van de bestelling door de afdeling FEZ

Belangrijk: Het OTA-nummer is het kenmerk van een creditcard bestelling. Geef dit aan als je contact met de afdeling Inkoop opneemt over jouw bestelling. Bij het raadplegen van CEGOON (Centrale Goederen Ontvangst) dient dit nummer ook gebruikt te worden (9 cijfers).

Kosten in verband met abonnementen, het volgen van een cursus, opleiding of studie en het bijwonen van een congres of seminar (met bijbehorende overnachting) verlopen niet via de afdeling Inkoop. Voor deze kosten zijn de onderstaande betaalmogelijkheden mogelijk:

  • Betalen met eigen creditcard en kosten declareren (zie procedure declaraties van FEZ)
  • Voorschot aanvragen (zie procedure FEZ)
  • Bestelling zelf invoeren (gebouw De Spiegel, kamer 630). Betaling vindt plaats via een centrale creditcard van FEZ. Ter controle en autorisatie moet hiervoor het formulier 'verzoek tot creditcardbetaling' ingevuld en ondertekend worden.

Hotelreserveringen kunnen via de UT Travel Unit geboekt worden. Voor het reserveren van het hotel, dien je het daarvoor bestemde formulier in te vullen (Travel Request Form). Indien mogelijk wordt het hotel gereserveerd op de website van booking.com. De hotelreserveringen worden bij voorkeur niet van te voren betaald. Indien gewenst kan een voorschot worden aangevraagd voor betaling van de hotelkosten (zie hierboven). De UT Travel Unit regelt geen hotels in Enschede, deze kunnen over het algemeen op rekening worden gereserveerd via de secretariaten. Ook uitgezonderd zijn de hotelreserveringen die via een congres lopen. Na het reserveren ontvang je via de UT Travel Unit de reservering waar de prijs en voorwaarden op vermeld staan. Mochten er toch kosten in rekening worden gebracht op de creditcard, dan worden deze doorbelast aan het doorgegeven OFI nummer.

Plaatsingsdatum

April 2016

Gewijzigd

December 2016