Bij de organisatie van een evenement komt veel kijken. De eerste stap bij de organisatie van een evenement is het prikken van een datum en een regelen van een locatie. Voor alle evenementen en het merendeel van de activiteiten op de campus moet er altijd toestemming verleend worden door het evenementenbureau. Voor sommige evenementen is een (evenementen)vergunning of ontheffing van gemeente Enschede nodig. Voor een aanvraagformulier voor de gemeente Enschede en informatie over de aan te leveren bijlagen verwijzen we naar de website van de gemeente Enschede

Aanvraagtraject evenementenvergunning

Een organisator dient bij de aanvraag van een vergunning en/of ontheffing altijd het evenementenbureau in te schakelen. Bij het evenementenbureau vind je meer informatie over het vergunningstraject en de aanvraagtermijnen. Heb je twijfels of er voor een evenement of activiteit een vergunning nodig is, neem dan tijdig contact op met het evenementenbureau.

Evenementenvergunning ontvangen en dan?

  • Zorg dat je de hele vergunning goed hebt doorgelezen en dat jouw event voldoet aan alle voorwaarden en( extra) veiligheidsmaatregelen.
  • De evenementenvergunning moet tijdens het evenement in bezit zijn van:  
    1) de persoon/personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoer van het event (organisator)
    2) het evenementenbureau (events@utwente.nl)  
    3) Hoofd UT beveiliging en UT beveiliging (via security-events@utwente.nl)
    Desgevraagd moet de organisator tijdens het evenement de vergunning kunnen tonen aan politie of medewerker van de gemeente. 

Kampeervergunning 

Bij bepaalde evenementen, activiteiten of sporttoernooien is het mogelijk om op aangewezen plekken op de campus te overnachten. Eén van de mogelijkheden is overnachten in de blokhutten. In bepaalde situaties kan er ook gekampeerd worden op de campus. Kamperen op de campus is gebonden aan regels en kan op een aantal locaties. Voor kamperen op de campus is altijd toestemming van het evenementenbureau nodig en in bepaalde gevallen zelfs een vergunning. Zie ook de voorwaarden en veiligheidseisen voor kamperen op de campus. 

Richtlijnen kamperen

  • Bij minder dan 50 personen: melding bij de gemeente Enschede is verplicht. De meldingen worden door het evenementenbureau gedaan. Houd rekening met een aanmeldtermijn van 2 werkweken.Vraag  tijdig bij het evenementenbureau toestemming voor kamperen.  
  • Bij meer dan 50 personen is er aanvraag brandbeveiligingsverordening via het evenementenbureau verplicht.  Houd rekening met een aanvraagtermijn van 9 weken.

Vergunningen voor het plaatsen van een (feest)tent

Aan het plaatsen van een (feest)tent op campus terrein zijn veiligheidseisen en regels verbonden. Indien een tent groter dan 50 m2 is en/of het aantal mensen in de tent bedraagt meer dan 50 personen dan moet er een vergunning aangevraagd worden. Houd rekening met een aanvraagtermijn van 10 weken. 
De exacte locatie en plaats van de tent wordt,  indien er toestemming verleend is door de brandweer, altijd in overleg met het evenementenbureau en het contractbeheerder Terrein vastgesteld. Voor advies en vragen hierover kan je je richten tot de medewerkers van het evenementenbureau.

Milieuvergunning

In de milieuvergunning geeft de gemeente de UT toestemming om jaarlijks 8 evenementen en 4 concerten op de campus te organiseren waarvoor ruimere geluidsnormen geldig zijn. Deze evenementen worden door of in overleg met het evenementenbureau georganiseerd. Voor alle andere feesten en activiteiten geldt dat er buiten de campus geen muziekgeluid waarneembaar mag zijn.

Het evenementenbureau kan je adviseren of je vergunningen nodig hebt en deze voor je aanvragen.