UTDienstenCESSA&LTentamenbureau

Tentamenbureau overzicht

Het tentamenbureau op de UT draagt zorg voor de ondersteuning van (student)toetsing.

Het tentamenproces

1. Tentamens roosteren

Het roosterteam roostert alle tentamens. Aan het begin van elk kwartiel controleert het Tentamenbureau de tentamens en de studenten die zijn ingeschreven voor de tentamens. Samen met het roosterteam worden de lokalen toegewezen voor de tentamens. Inzages worden apart ingepland door het roosterteam. Het Tentamenbureau ondersteunt alleen bij digitale inzages (Remindo).

INZAGE DIGITAAL TENTAMEN (REMINDO)

In overleg met het roosterteam kun je een datum plannen om je digitale tentamen in te zien. Het is aan te raden om dit ruim van tevoren aan te vragen, omdat er beperkte beschikbaarheid is. Voor digitale tentameninzages zijn er Chromebooks beschikbaar in het Carré-gebouw. Net zoals bij een normaal digitaal tentamen, kun je tijdens deze inzages gebruikmaken van e-assessment voor ondersteuning. De locatie heeft een maximumcapaciteit van 36 personen en wordt begeleid door een e-surveillant. Deze e-surveillant helpt met de voorbereiding van de Chromebooks in het lokaal en is beschikbaar voor technische vragen tijdens de inzage.

2. Tentamens klaarmaken

Aan het begin van elk kwartiel brengt het Tentamenbureau de modulecoördinator op de hoogte van de geplande tentamens voor die module. Hierbij wordt alle informatie gedeeld over het toetsproces. Dit omvat onder andere de deadlines voor het aanleveren van tentamens, wat docenten kunnen verwachten wanneer studenten met speciale behoeften deelnemen, en wanneer de resultaten uiterlijk bekendgemaakt moeten worden. Ongeveer 2 weken voor het tentamen ontvangen de verantwoordelijke docent(en) ook een herinneringsmail met dezelfde informatie.

DUPLICEREN EN KOPIEËN VAN SCHRIFTELIJKE TENTAMENS

Als je een tentamen wilt laten kopiëren door het Tentamenbureau, volg dan deze stappen:

  1. Stuur het tentamen uiterlijk 5 werkdagen voor de afname naar het Tentamenbureau.
  2. Het Tentamenbureau zorgt voor de voorbereiding, inclusief het benodigde tentamenmateriaal (papier, etc.?).
  3. De docent wordt per e-mail op de hoogte gesteld wanneer het tentamen klaar is om opgehaald te worden.
  4. De docent haalt het tentamenpapier op bij het Tentamenbureau (Citadel H402), Servicedesk Techmed, of Servicedesk Noordhorst. Houd er rekening mee dat het tentamenpapier al aanwezig is in het sportcentrum en de Therm. MC formulieren kunnen alleen in de Citadel worden afgehaald.
  • Klaarmaken tentamens voor studenten met speciale faciliteiten

    Bij de UT kun je vanwege persoonlijke omstandigheden gebruik te maken van extra voorzieningen tijdens tentamens.

    Als jij als student deze extra voorzieningen wilt gebruiken, neem je aan het begin van het studiejaar contact op met jouw studieadviseur. De studieadviseur beoordeelt de aanvraag en welke extra voorzieningen nodig zijn.

    Hoe worden deze voorzieningen geregeld?

    • Als je enkel extra tijd en/of een vergroting op A3-formaat of woordenboek nodig hebt, kun je je tentamen gewoon in de geroosterde tentamenzaal maken. Zie MyTimetable voor de juiste locatie en in Canvas als de docent een indeling per locatie heeft gemaakt.
    • Voor studenten met aanvullende voorzieningen, is gebouw Therm de locatie waar de tentamen plaatsvinden. Meer informatie hierover volgt in de volgende alinea met procedures.

    Dubbel Tentamen

    Wanneer je twee tentamens op dezelfde datum en tijd hebt staan, is het mogelijk om een dubbeltentamen aan te vragen. Dit betekent dat je beide tentamens direct achter elkaar kan maken, eventueel met een korte pauze ertussen (waarin je geen contact mag hebben met andere studenten). Je kunt een dubbeltentamen aanvragen tot 2 weken voor de tentamendatum. Zo regel je dit:

    1. Stuur een e-mail naar je studieadviseur en vermeld je naam, studentnummer, de datum en tijd van de tentamens, en de namen en codes van de vakken.
    2. De studieadviseur bekijkt je verzoek en als het wordt goedgekeurd, kun jij (als student) contact opnemen met het Tentamenbureau. (Tip: Stuur de e-mail van de studieadviseur door zodat alle informatie ook aan het Tentamenbureau wordt doorgegeven.)
    3. Het Tentamenbureau laat je weten waar en wanneer je het dubbele tentamen kunt afleggen.
  • Klaarmaken tentamen voor een student met speciale voorzieningingen in de Therm

    Student

    We verwachten van jou als student dat je je voor ieder tentamen uiterlijk 10 werkdagen voor het tentamen bij het Tentamenbureau meldt. Hier geef je de volgende informatie door:

    • Naam en studentnummer
    • Cursuscode en toetsnaam
    • Datum en tijdstip van de toets

    Let op!: Dit geldt voor iedere toets apart, je kan wel alle verzoeken in 1 mail  zenden.

    Als je later besluit om het tentamen toch niet te maken, vergeet dan niet om je weer af te melden bij het Tentamenbureau. Let op: Als je laptopfaciliteiten nodig hebt, worden de laptops door de UT verstrekt, tenzij het Tentamenbureau anders aangeeft.

    Docent

    Het Tentamenbureau zorgt voor het plannen en voorbereiden van toetsen voor studenten die gebruikmaken van speciale faciliteiten. Het gebouw Therm is de aangewezen locatie voor het afnemen van examens met extra faciliteiten. We zorgen voor de planning, bereiding en ondersteuning van deze examens voor de studenten, en daarom hebben we een kopie van het tentamen nodig.

    1. Zorg ervoor dat het tentamen 2 werkdagen van tevoren bij het Tentamenbureau is aangeleverd.
    2. Het Tentamenbureau bereidt het tentamen voor voor studenten met extra faciliteiten.
    3. Het Tentamenbureau levert de tentamens voor afname af bij de Therm.
    4. Na afname: Het Tentamenbureau informeert de docent over wanneer het tentamen op de campus in Citadel H402 kan worden opgehaald.
  • Tentamen klaarmaken voor studenten met alleen extra tijd voorziening

    Studenten die gebruikmaken van de extra tijd voorziening maken hun tentamens in de regulier geplande zalen. De studenten hebben een extra faciliteitenkaart die zij samen met hun studentenkaart op hun bureau leggen.

    In het studiejaar 2024-2025 is de kleur van dit pasje NEON ROZE.

  • Externe Surveillant

    Wil je tijdens je tentamen ondersteund worden door surveillanten? Externe surveillanten kun je bij het Tentamenbureau aanvragen. Een groep ervaren surveillanten is beschikbaar. Deze zijn opgeleid om te handelen volgens de richtlijnen.

    De surveillant zorgt ervoor dat alles ordelijk verloopt in de zaal en dat de tentamenregels worden gevolgd. Als er een vermoeden van fraude is, zal de surveillant dit rapporteren aan de verantwoordelijke docent.

    Het Tentamenbureau vraagt alleen externe surveillanten aan om docenten te ondersteunen. Volgens de regels en richtlijnen moet de examinator aanwezig zijn (tenzij anders vermeld in de R&R van Examen Commissie). De examinator is aanwezig voor het beantwoorden van inhoudelijke vragen.

    Deze surveillant komt rechtstreeks naar de aangewezen tentamenlocatie en biedt ondersteuning gedurende de geplande tentamentijd (inclusief extra tijd). Je kunt bij het Tentamenbureau vragen om extra ondersteuning door de surveillant.

3. Voorbereiden examenlocaties (op tijd)

De Interne Dienst van het gebouw zorgt ervoor dat de examenruimte op tijd klaarstaat en in de juiste opstelling is geplaatst. Voor digitale tentamens zal bovendien een e-surveillant aanwezig zijn die ervoor zorgt dat de Chromebooks gereed zijn voor het afnemen van het tentamen. Deze e-surveillant zal gedurende de tentamenafname beschikbaar blijven voor technische ondersteuning en het opbergen van de Chromebooks na toetsafname.

TENTAMENPAPIER

Als je tentamenpapier nodig hebt, kun je dit ophalen bij het Tentamenbureau (Citadel H402), de Servicedesk Techmed en de Servicedesk Noordhorst. Als er getoetst wordt in het sportcentrum of de Therm, is het tentamenpapier al aanwezig. MC formulieren zijn alleen beschikbaar bij het Tentamenbureau in de Citadel.

4. Afnemen van tentamens

VOOR DOCENTEN

De tentamenzaal is 15 minuten voor aanvang van het tentamen open. In sommige gebouwen moet je eerst een sleutel ophalen. Als er externe surveillanten zijn geregeld via het Tentamenbureau, zullen deze ook 15 minuten voor aanvang van het tentamen aanwezig zijn in de zaal. Zo kan je met de surveillant de procedures doornemen en je eventuele voorkeuren bespreken.

De externe surveillanten zijn aanwezig tot en met de extra tijd van het tentamen. Je kan de zaal betreden vanaf 15 minuten voor het tentamen begint. Alle zalen zijn geboekt met extra tijd in gedachten. Als een zaal niet beschikbaar is voor extra tijd voor studenten, word je hierover van tevoren geïnformeerd. De tijden zichtbaar in het rooster zijn de de doorgegeven tentamentijden; extra tijd staat niet vermeld in MyTimetable. Bijvoorbeeld: als het tentamen 3 uur duurt, zal MyTimetable dit tonen als 8.45 – 11.45 / 13.45-16.45. Onder water is extra tijd geboekt en zijn de zalen beschikbaar tot 12.30 / 17.30 uur.

VOOR SURVEILLANTEN

VOOR STUDENTEN

5. Tentamens nakijken

Na het afnemen van het examen heb je 10 werkdagen (voor bachelor) of 15 werkdagen (voor master) om de resultaten te publiceren. Je hebt twee opties om de cijfers door te geven: je kunt deze zelf uploaden via Osiris Docent of je stuur ze door naar het Tentamenbureau. Als je niet in staat bent om deze deadline te halen, is het belangrijk om de studenten hiervan op de hoogte te brengen.

6. Registreren tentamenresultaten

Het Tentamenbureau zorgt voor de resultaatverwerking van alle* opleidingen binnen de UT. Er zijn twee manieren om cijfers te registeren in Osiris:

  1. Door deze zelf te uploaden via Osiris Docent
  2. E-mail je cijferlijsten naar jouw Tentamenbureau. Op deze manier kunnen resultaten (digitaal) worden aangeleverd door een docent met vermelding van de resultaten in de vorm van een beoordelingsformulier Digitaal cijferbriefje of Excelbestand (deelnemerslijst) met cijfers. Alle resultaten moeten worden ingediend in een ondertekend document. 

Bij de tweede optie kunnen de resultaten aangeleverd worden door modulecoördinatoren en examinatoren (met de bevoegdheid om te tekenen) in de vorm van een (digitaal) cijferbriefje, of Excel cijferlijst. Alleen correct ingevulde en met een handtekening ondertekende cijferlijsten kunnen door het Tentamenbureau worden geaccepteerd en in Osiris worden verwerkt. Deelcijfers worden niet in Osiris verwerkt. 

De deelnemers/cijferlijsten kunnen worden teruggevonden in Osiris Docent. Mocht je deze lijsten liever per e-mail ontvangen geef dit dan aan bij het Tentamenbureau.

CORRECTIES DOORVOEREN

Nadat een cijfer is ingevoerd, kan er na inzage een correctie plaatsvinden. Alle resultaten die binnen 40 dagen gewijzigd worden kun je zelf aanpassen in Osiris Docent. Daarnaast kan de correctie ook worden doorgegeven aan het Tentamenbureau. Dit kan door middel van een (digitaal) cijferbriefje met de opmerking "correctie". Ook een wijziging dient voorzien te zijn van een handtekening. Het Tentamenbureau zal de wijziging vervolgens doorvoeren in Osiris.

*Alle cijfers behalve voor EngD, docenten (m-nummers) & afstudeerders.

Handige links