CES (NL)


Optimale ondersteuning van studieloopbaan en onderwijs


Het nieuwe Student & Onderwijs Service Centrum van de Universiteit Twente gaat zorgen voor meer standaardisatie en een hoogwaardige informatievoorziening: uniforme dienstverlening waar dat mogelijk is en maatwerk waar noodzakelijk. De student staat centraal: bij de individuele begeleiding, de ondersteuning van activiteiten en bij de advisering en ondersteuning van het onderwijs in de faculteiten. Met een goede en snelle informatievoorziening, heldere en eenduidige procedures en een ondersteuning die bijdraagt aan de studieloopbaan inclusief de gewenste academische vorming. Dus zonder belemmeringen bij ondernemende en individuele keuzen in het leertraject en met voldoende ontspanning en ontplooiing, waarbij de eigen verantwoordelijkheid centraal staat.


Uitgangspunt

Het uitgangspunt is: overal waar het gemeenschappelijk kan, doen we het gemeenschappelijk; overal waar het apart moet, doen we het apart. Het S&O Service Centrum ondersteunt de student tijdens zijn of haar gehele studieloopbaan. Het levert onderwijskundige dienstverlening en is optimaal voorbereid op de individuele studieloopbanen die studenten kiezen. Het ondersteunt daarnaast ook de persoonlijke vorming náást de studie. Gestandaardiseerde dienstverlening met ruimte voor maatwerk.


Veranderingen

De huidige facultaire onderwijsondersteuning en informatievoorziening zijn grotendeels per opleiding georganiseerd. Sommige taken zoals de studiebegeleiding zijn specifiek voor een opleiding. Veel taken lenen zich echter voor een uniforme aanpak, zodat studenten geen hindernissen tegenkomen bij de opleidingsoverschrijdende programma’s die ze kiezen. Het S&O Service Centrum gaat de processen zo inrichten dat ze naadloos op elkaar aansluiten en efficiënter werken. De kwalitatieve ‘upgrade’ van de digitale informatievoorziening is daarbij één van de speerpunten. Het S&O Service Centrum neemt daarin de regie.



Organogram

Het organogram van S&O ziet er als volgt uit:

Kerntaken

De eerste kerntaak van het S&O Service Centrum betreft de ondersteuning van de studieloopbaan van de student. De studieloopbaan is het proces waarin de student achtereenvolgens:

•begint met zijn studie (studiekeuze, toelating, inschrijving, introductie);

•de opleiding volgt (studieplanning, onderwijs volgen, tentamenresultaten behalen, deelnemen aan extracurriculaire activiteiten);

•de opleiding verlaat (toetsing op resultaten, formele beslissing examencommissie, diplomering).

Deze ondersteuning gebeurt vanuit de Student en Onderwijs Administratie. Bovendien zijn er studentdecanen en studentpsychologen beschikbaar om de student individueel te ondersteunen en begeleiden.

Een studieloopbaan bestaat niet alleen uit studeren. Academische en persoonlijke vorming gaat ook gepaard met activiteiten náást de studie en met het tonen van initiatief bij het zelf organiseren en besturen van die activiteiten. Het S&O Service Centrum ondersteunt daarom ook onder meer de sportieve en culturele activiteiten waarvoor de Student Union beleidsverantwoordelijk is.


De tweede kerntaak van het S&O Service Centrum is het leveren van ondersteuning aan het onderwijs door middel van onderwijskundige dienstverlening. Deze richt zich op de taakgebieden: professionalisering van docenten (en in de toekomst mogelijk studenten), ICT in het onderwijs, onderwijsontwikkeling en –vernieuwing en kwaliteitszorg & accreditatie.


De onderlinge samenwerking tussen de professionals op de gebieden van de individuele studentbegeleiding en onderwijskundige ondersteuning geeft het totaal van de student- en onderwijsbegeleiding een extra verdieping.



Bedrijfsbureau en projectbureau

Om de gezamenlijkheid inhoud en vorm te geven en een omgeving te creëren waarin professionals hun werk goed kunnen doen, krijgt het S&O Service Centrum een bedrijfsbureau en een projectbureau. Het bedrijfsbureau heeft de verantwoordelijkheid voor de financiële, personele, werkplek en secretariële ondersteuning van de eenheid.

Het projectbureau vormt de omgeving waar, in nauwe afstemming met de directie Strategie & Coördinatie, uitvoering wordt gegeven aan bestuurlijke en beleidsthema’s. Het projectbureau heeft een wisselende bezetting op projectbasis.


Onderwijs Informatie Manager

Het S&O Service Centrum gaat structuur, kwaliteit en vernieuwing aanbrengen in de geautomatiseerde systemen die op dit moment onvoldoende op elkaar zijn afgestemd en in veel gevallen verouderd. De nieuw te benoemen Onderwijs Informatie Manager gaat de gebruikerswensen en –eisen in de onderwijsondersteuning vertalen naar systeemfunctionaliteit, samen met functionele applicatiebeheerders en het nieuwe ICTS. De informatiemanager voert de regie over de geïntegreerde informatievoorziening binnen het domein Studenten & Onderwijs. De directie Strategie & Coördinatie stelt hierin de kaders, waaronder een herkenbare huisstijl.


Oog voor het geheel

Gemeenschappelijkheid staat voorop in het hele veranderingsproces. Niet alleen worden Bureaus Onderwijszaken die nu nog deel uitmaken van de faculteiten, ondergebracht in het nieuwe S&O Service Centrum. Daarnaast vinden in deze nieuwe eenheid grote delen van de huidige dienst DiSC en het onderwijskundige deel van de dienst ITBE hun plaats. De nieuwe benadering is niet louter een organisatorische verandering: de universiteit als geheel gaat student- en onderwijsondersteuning op een nieuwe manier benaderen. Ook bij de opleidingsspecifieke onderwijs- en studentondersteuning wordt voor een goed gestroomlijnde samenwerking met het S&O Service Centrum en met collega’s van andere faculteiten gewerkt aan meer stroomlijning en professionalisering. Dit proces vergt bestuurlijk commitment en een cultuuromslag waarbij het algemeen belang voor de afnemer van de dienstverlening voorop staat.

Dat begint al met standaardiseren van de administratieve processen en met eenvoudige en eenduidige regelgeving: de Opleiding- en Examenreglementen (OER’s) moeten daarvoor logisch op elkaar aansluiten. Daarnaast is een goed functionerend onderwijs- en student informatiesysteem onontbeerlijk, ter vervanging van de nu nog onderling verschillende systemen. Het inrichten van een nieuwe elektronische leer- en werkomgeving is één van de vervolgstappen.

Het S&O Service Centrum krijgt op termijn een centrale plek in het hart van het onderwijsgebied, met gezamenlijke huisvesting van de taakgebieden en één centrale balie.


Randvoorwaarden

Om te slagen moet er voldaan worden aan een aantal randvoorwaarden. Uiteraard voor de direct betrokken medewerkers de overtuiging dat het S&O Service Centrum gaat bijdragen aan instellingsbreed een nog betere ondersteuning van de student en het onderwijs. En dat met behoud van plezier en voldoening in het werk. Maar ėėn en ander kan vervolgens alleen slagen wanneer het management van de UT de plannen in gezamenlijkheid ondersteunt in woorden en daden. Randvoorwaarden vormen daarbij de genoemde eenduidige regelgeving en uniforme organisatie van de onderwijsondersteuning in de faculteiten. Ook de goede ICT-systemen gecombineerd met uitstekend informatiemanagement en een gezamenlijke huisvesting, met name van de student- en onderwijsadministratie, vormen uiteindelijk noodzakelijke voorwaarden voor het bereiken van de gestelde doelen. Duidelijk moet zijn dat het CvB, de faculteiten en de Student Union ieder binnen hun specifieke beleidsverantwoordelijkheid en door middel van overeenkomsten sturing geven aan de inhoud, het niveau en de kwaliteit van de dienstverlening van het S&O Servicecentrum.

Tijdens het implementatietraject zal aan deze randvoorwaarden alle aandacht worden besteed.


Tijdpad

Op 1 januari 2008 gaat het S&O Service Centrum van start. Vanaf die datum gaan de betrokken medewerkers deel uitmaken van het Service Centrum. De beschreven verbeteringen zijn op dat moment nog niet ten volle gerealiseerd; daarvoor gelden overgangstermijnen. Wel is al, samen met de TU Delft, een Europees aanbestedingstraject gestart voor een nieuw onderwijs- en studentinformatiesysteem. Ook is een projectgroep aan de slag met een meer uniforme en eenvoudiger regelgeving. Per afdeling wordt, in nauw overleg met de medewerkers, een Plan van Aanpak opgesteld voor het verander- en implementatietraject. Een ander punt van aandacht zal zijn de gezamenlijke huisvesting van het S&O Service Centrum. Binnen het Masterplan Huisvesting van de UT is hiervoor een onderzoek uitgezet.