Functieprofiel afdelingshoofd Student- en Onderwijsadministratie

Functieprofiel afdelingshoofd Student- en Onderwijsadministratie.


De afdeling Student- en onderwijsadministratie (S&OA)

De afdeling S&OA maakt onderdeel uit van het Student en Onderwijs servicecentrum S&O. De afdeling is onderverdeeld in afdelingen voor generieke en opleidingsspecifieke taken. De opleidingsspecifieke taken worden uitgevoerd door vijf accountgroepen die zich elk afzonderlijk richten op één faculteit. De clustercoördinatoren van de accountgroepen zijn tevens contactpersoon voor de betreffende faculteit en fungeren als het aanspreekpunt S&OA voor de docenten en de facultaire onderwijsondersteuning. De afdelingen S&O worden in één locatie gehuisvest, uitgezonderd de voorzieningen voor sport en cultuur.


De opleidingsspecifieke taken die worden ondergebracht in vijf accountgroepen omvatten: cijferregistratie, beheer vakkenpakketten/studieprogramma’s, beheer vakinformatie en verroostering.

De generieke taken zijn faculteitsoverstijgend en worden eveneens volgens uniforme procedures uitgevoerd. Deze taken bestaan uit: diplomawaardering, aanmeldregistratie, coördinatie in- en uitschrijvingen, in- en uitschrijvingen + controle toelatingseisen, inning en restitutie collegegelden, tentamenorganisatie, examenverwerking en diploma- en certificatenafgifte, coördinatie Minors, administratie internationale studenten, functioneel systeembeheer, managementinformatie, verroostering UT-onderwijs en archivering.

De taken rond de internationalisering van studenten zijn opgesplitst in een uitvoerend deel binnen de afdeling Student en Onderwijsadministratie (in bovenstaande opsomming beschreven als ‘administratie internationale studenten) en een meer inhoudelijk deel dat wordt ondergebracht in het Projectbureau S&O Service Centrum. De buitenland medewerkers van de dienst PA&O worden fysiek geplaatst op basis van detachering.


De diensten worden verleend op basis van af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de faculteiten en het College van Bestuur, met uitzondering van de wettelijke taken op het gebied van de in- en uitschrijving van studenten.


De bezetting bestaat uit vier clusters van administratieve professionals op de onderscheiden gebieden die elk afzonderlijk worden aangestuurd door een clustercoördinator.

ocluster accountgroepen;

ocluster generieke taakgroep in en uitgaande studenten;

ocluster generieke taakgroep beheer en inrichting onderwijssystemen;

ocluster generieke taakgroep internationale studenten.


De totale omvang van de afdeling bestaat uit ca 46 fte.


Omschrijving van de functie afdelingshoofd Student- en onderwijsadministratie

Het afdelingshoofd S&OA draagt in opdracht van de directeur S&O zorg voor de beleidsvorming op het gebied van de student en onderwijsadministratie UT. Het hoofd initieert en evalueert nieuw beleid en de invoering van administratieve systemen op het gebied van de student- en onderwijsadministratie in nauw overleg met de informatiemanager S&O.


Het afdelingshoofd S&OA is lid van het MT S&O met een inspirerende inbreng die vanuit zijn/haar professionele achtergrond primair bijdraagt aan het algemene beleid van het Servicecentrum en de UT. Het hoofd zorgt voor de inhoudelijke samenwerking tussen de vier clusters van de afdeling S&OA en met de overige afdelingen S&O.


Het afdelingshoofd S&OA draagt binnen het vastgestelde beleid van de dienst zorg voor de organisatorische en personele aansturing van de afdeling. Het hoofd levert de noodzakelijke input aan de directeur S&O over de inhoud van de plannen en rapportages van de afdeling zoals jaarplannen, begrotingen en budgetrapportages. Het hoofd draagt namens de directeur S&O zorg voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de gehele afdeling S&OA.


Het afdelingshoofd S&OA geeft de noodzakelijke inhoudelijke input aan de door de directeur S&O af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de klanten (CvB, faculteiten) waarin de bijzondere positie, kennis en vaardigheden van de medewerkers van de afdeling de nodige aandacht krijgen en een meerwaarde geven. Het hoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten en voor de contacten met de afnemers van de afdeling; studenten en onderwijsmedewerkers. Het hoofd bevordert de samenwerking met interne partners zoals de overige service centra en concerndirecties UT en externe partners zoals de IBG.


Kernactiviteiten van de functie

Algemeen:

•Is verantwoordelijk voor het algemeen functioneren van de afdeling op de meest efficiënte en effectieve wijze. De medewerkers zijn daardoor in staat hun kerntaken optimaal uit te voeren. De afdeling levert tevens haar toegevoegde waarde conform de doelen van de organisatie;

•Levert de gewenste bijdrage van de afdeling in het Management Team S&O waarbij het belang van het Service Centrum en de UT als geheel vooropstaat;

Beleidsverantwoordelijkheid:

Vormt het beleid op het gebied van de student en onderwijsadministratie UT en voert dit uit.

Personeelsbeleid:

•Geeft voorstellen aan het door de directeur S&O vast te stellen personeelsbeleid van de afdeling en voert dit uit.

•Geeft in opdracht van de directeur S&O de hiërarchische leiding aan afdeling gecombineerd met de functionele leiding aan de vijf clustercoördinatoren;

•Behartigt binnen de gestelde beleids- en personeelskaders van het Service Centrum op een persoonsgerichte wijze de belangen van de medewerkers van de afdeling;

•Draagt zorg voor een efficiënte en effectieve manier van werken, waar mogelijk op projectbasis.

Financieel beleid:

•Geeft voorstellen aan het door de directeur S&O vast te stellen financiële beleid van de afdeling en voert dit uit. Hieronder valt de noodzakelijke inbreng voor de jaarplannen, begrotingen en budgetrapportages van de afdeling.

Dienstverlening en communicatie:

•Geeft input aan de inhoud van de door de directeur S&O af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de klanten (faculteiten, CvB) en voert deze uit;

•Onderhoudt het actief relatiebeheer met de afnemers (studenten, en onderwijsmedewerkers);

•Voorziet in de goede informatievoorziening vanuit de afdeling;

•Werkt samen met de overige afdelingshoofden S&O, de informatiemanager S&O, de Servicecentra/concerndirecties UT en met externe partners.

•Onderhoudt namens de directeur S&O interne en externe netwerken die bijdragen aan de goede ontwikkeling en dienstverlening van de eigen afdeling en het Service Centrum.


Profiel van het afdelingshoofd

Het afdelingshoofd kent de behoeften en omstandigheden van zijn/haar afnemers en functioneert op een inspirerende wijze in het managementteam S&O en daarbuiten: hij/zij heeft overtuigingskracht, inspireert en is klantgericht. Hij/zij beschikt over voldoende visie op de ontwikkelingen rond de student en onderwijsadministratie om nieuwe ontwikkelingen te volgen en in te brengen in de beleidsontwikkeling van het Servicecentrum, de afdeling en het CvB. Hierbij rekening houdend met de ondernemende en internationale ambities van de UT en de Campus als unieke leer- en leefomgeving.


Het afdelingshoofd is goed in staat input en uitvoering te geven aan het door de directeur S&O vastgestelde personeelsbeleid. Hij/zij is goed in staat om medewerkers te motiveren door met visie en overtuigingskracht richting te geven aan de uitvoering van het vastgestelde beleid en de omstandigheden en voorwaarden te scheppen waarbinnen zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Daarnaast worden tijdig knopen doorgehakt en maatregelen genomen. Hij/zij zorgt ervoor dat de afzonderlijke medewerkers in zijn/haar afdeling als team werken en deelnemen aan projecten binnen en buiten de afdeling.


Het afdelingshoofd is goed in staat input en uitvoering te geven aan het door de directeur S&O vastgestelde financiële beleid van de afdeling. Een goede budgetbeheersing vormt daarbij een randvoorwaarde voor de uitoefening van de functie.


Samenvatting belangrijkste competenties

•Bezit natuurlijk leiderschap: faciliterend, motiverend, coachend, delegerend, persoonsgericht en doortastend;

•Heeft een goed analytisch denkvermogen: kan hoofd- en bijzaken onderscheiden;

•Volgt proactief nieuwe ontwikkelingen en brengt deze in;

•Werkt klantgericht met oog voor de gewenste dienstverlening in een academische omgeving;

•Heeft goede sociale vaardigheden: communiceert open en eerlijk, kan de stijl van leidinggeven afstemmen op de persoon en weet mensen met elkaar te verbinden;

•Heeft een academisch werk- en denkniveau;

•Stuurt procesmatig zijn afdeling aan op basis van dienstverleningsovereenkomsten;

•Heeft kennis van en affiniteit met noodzakelijke processen op het gebied van personeel en financiën;

•Is stressbestendig;

•Bezit goede communicatieve vaardigheden.