Functieprofiel coördinator accountgroep faculteit

Functieprofiel coördinator accountgroep faculteit.


De accountgroep faculteit van de afdeling Student en Onderwijsadministratie

De afdeling Student- en Onderwijsadministratie is onderverdeeld in afdelingen voor generieke en opleidingsspecifieke taken. De opleidingsspecifieke taken worden uitgevoerd door vijf accountgroepen die zich elk afzonderlijk richten op één faculteit. De coördinatoren van de accountgroepen zijn tevens contactpersoon voor de betreffende faculteit en fungeren als het aanspreekpunt S&O Service Centrum voor de docenten en de facultaire onderwijsondersteuning. Eén van de coördinatoren accountgroep is tevens coördinator van het cluster accountgroepen.


De accountgroepen worden in het S&O servicecentrum gehuisvest gezamenlijk met de afdelingen voor de generieke taken waar ze nauw mee samenwerken.


De opleidingsspecifieke taken die worden ondergebracht in vijf accountgroepen omvatten:

ocijferregistratie;

obeheer vakkenpakketten/studieprogramma’s;

obeheer vakinformatie;

overroostering.


Voor het goed kunnen uitoefenen van de opleidingsspecifieke taken is achtergrondkennis van de betreffende opleiding noodzakelijk. Wel worden de taken procedureel op uniforme wijze uitgevoerd. Daardoor kunnen de accountgroepen elkaar relatief eenvoudig ondersteunen in geval van bijvoorbeeld een tijdelijk capaciteitsgebrek.

Het afdelingshoofd Student- en onderwijsadministratie S&OA is de hiërarchisch leidinggevende van de clustercoördinator accountgroepen en de coördinatoren accountgroep. De clustercoördinator coördineert de inhoudelijke werkzaamheden van de coördinator accountgroep die als meewerkend voorman/vrouw functioneert voor zijn/haar accountgroep.


De omvang per accountgroep is gemiddeld ca 19 fte.


Omschrijving van de functie coördinator accountgroep

Preambule: het cluster accountgroepen wordt gecoördineerd door een clustercoördinator accountgroepen die tevens optreedt als coördinator van een specifieke accountgroep.


De coördinator accountgroep fungeert – in de rol van teamleider – als hét aanspreekpunt voor de student- en onderwijsadministratieve aangelegenheden van de betrokken faculteit. De coördinator accountgroep zorgt daarbij voor de afstemming van ontwikkelingen die zich voordoen vanuit de faculteit en die van belang zijn voor de administratieve ondersteuning vanuit het S&O servicecentrum en omgekeerd (zoals bijv. de opzet en implementatie van een nieuwe studierichting).


De gesprekspartner van de coördinator accountgroep in de faculteit is de onderwijsmanager (bij faculteiten waar een dergelijke functie (nog) niet bestaat: de opleidingsdirecteur(en). De coördinator accountgroep S&O is tevens het aanspreekpunt voor de studie adviseur, de opleidingscoördinator, en andere ondersteunende facultaire onderwijsfuncties.


De coördinator accountgroep geeft de clustercoördinator accountgroepen de noodzakelijke input over de lopende dienstverlening, de inhoud en vorm van de administratieve systemen, de af te sluiten dienstverleningsoverkomsten met de faculteiten en over het actieve relatiebeheer met de afnemers (studenten en onderwijsmedewerkers).


Kernactiviteiten van de functie

Algemeen:

•Zorgt als teamleider en op persoonsgerichte wijze voor het algemeen functioneren van de accountgroep;

•Indien van toepassing: zorgt met de clustercoördinator gezamenlijk en als team voor het adequaat functioneren van het cluster accountgroepen.

Coördinerende taken::

•Als teamleider de werkzaamheden van de accountgroep coördineren.

Dienstverlening en communicatie:

•Geeft input aan de clustercoördinator voor de specifieke inhoud van de af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de betreffende faculteit en voert deze uit;

•Onderhoudt het actief relatiebeheer met de afnemers (studenten, onderwijsmedewerkers);

•Voorziet in de goede informatievoorziening richting studenten en facultaire onderwijsmedewerkers vanuit het cluster accountgroepen;

•Draagt bij aan de ontwikkeling, evaluatie en verbetering van administratieve student- en onderwijssystemen.


Profiel van de coördinator accountgroep

De coördinator accountgroep kan een op een stimulerende wijze een groep medewerkers functioneel aansturen.

De coördinator kent de opleidingen en behoeften van de betrokken faculteit en kan goed omgaan met de betrokken facultaire medewerkers en studenten. De coördinator accountgroep is klantgericht en kan daarbij op een goede manier omgaan met de gestelde grenzen van de dienstverleningsovereenkomsten met de faculteit.


In het geval dat de clustercoördinator accountgroepen en de coördinator accountgroep niet uit één en dezelfde persoon bestaan, werkt de coördinator als teamgenoot goed samen met de clustercoördinator en koppelt tijdig terug.


De coördinator accountgroep werkt nauwkeurig en kan goed omgaan met de benodigde administratieve systemen op het gebied van de student- en onderwijsadministratie. De coördinator kan daarbij vanuit zijn/haar kennis van de inhoud en behoeften van de faculteit input geven aan de evaluatie, ontwikkeling en verbetering van de benodigde administratieve systemen.

Samenvatting belangrijkste competenties

•Kan zich verdiepen en inleven in de inhoud en behoeften van de betrokken faculteit;

•Werkt klantgericht met oog voor zowel de gewenste als de mogelijke dienstverlening;

•Stimuleert als teamleider op persoonsgerichte wijze een groep van medewerkers;

•Kan goed in teamverband werken binnen de afdeling;

•Werkt nauwkeurig en kan goed omgaan met administratieve systemen;

•Bezit goede communicatieve vaardigheden.