Functieprofiel cluster coördinator generieke taakgroep S&OA

Functieprofiel cluster coördinator generieke taakgroep S&OA.


De generieke taakgroep van de afdeling Studenten en Onderwijsadministratie

De afdeling Student- en Onderwijsadministratie is onderverdeeld in afdelingen voor generieke en opleidingsspecifieke taken.


De generieke taken worden op inhoud gebundeld in drie taakgroepen, in- en uitgaande studenten, beheer en inrichting onderwijssystemen en Internationale studenten.


De Generieke taakgroep in- en uitgaande studenten omvat de volgende taken:

•diplomawaardering

•aanmeldregistratie

•coördinatie in- en uitschrijvingen

•in- en uitschrijvingen + controle toelatingseisen

•inning en restitutie collegegelden

•tentamenorganisatie

•examenverwerking en diploma- en certificatenafgifte

•coördinatie Minors

•verroostering UT-onderwijs

•archivering

Deze taakgroep zal inhoudelijk worden aangestuurd door een coördinator. De omvang van de taakgroep is ca 12 fte.


Omschrijving van de functie coördinator taakgroep in- en uitgaande studenten

De coördinator generieke taakgroep in- en uitgaande studenten fungeert als teamleider en zorgt daarbij voor de onderlinge afstemming van de taken en werkzaamheden, zowel inhoudelijk als voor de personele bezetting. De coördinator werkt daarbij nauw samen met de clustercoördinator accountgroepen en de coördinatoren van de overige twee taakgroepen beheer en inrichting onderwijssystemen en Internationale studenten.


De coördinator generieke taakgroep in- en uitgaande studenten is in het bijzonder verantwoordelijk voor het ontwikkelen, onderhouden en implementeren van de werkprocessen op basis van efficiency gecombineerd met een maximale effectiviteit. Een en ander mede in relatie tot de (te ontwikkelen en in te voeren) geautomatiseerde systemen.


De coördinator van de taakgroep geeft de nodige input aan het afdelingshoofd over de lopende dienstverlening, de inhoud en vorm van de administratieve systemen, de af te sluiten dienstverleningsoverkomsten met de faculteiten en over het actieve relatiebeheer met de afnemers.


Kernactiviteiten van de functie

Algemeen:

•Zorgt als coördinator en teamleider voor het algemeen functioneren van de taakgroep.

•Draagt inhoudelijk bij aan de ontwikkeling, invoering en evaluatie van (geautomatiseerde) administratieve student en onderwijssystemen.

•Werkt in het kader van de integrale dienstverlening nauw samen met de clustercoördinator accountgroepen.

Leidinggevende taken:

•Geeft als teamleider en in opdracht van het afdelingshoofd functioneel leiding aan de werkzaamheden van de taakgroep.

Dienstverlening en communicatie:

•Geeft input aan het afdelingshoofd voor de specifieke inhoud van de af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de klanten (faculteiten, CvB Student Union);

•Werkt samen en stemt af met de overige servicecentra en concerndirecties;

•Onderhoudt het actieve relatiebeheer met de afnemers;

•Voorziet in de goede informatievoorziening richting studenten en facultaire onderwijsmedewerkers;

•Draagt actief bij aan de ontwikkeling, evaluatie en verbetering van administratieve student- en onderwijssystemen zodanig dat het ontwikkelen, onderhouden en continu verbeteren van de dienstverlening gebaseerd is op efficiënte en effectieve werkprocessen.


Profiel van de clustercoördinator generieke taakgroep in- en uitgaande studenten

De coördinator taakgroep in- en uitgaande studenten is in staat als teamleider op stimulerende wijze zorg te dragen voor de organisatorische en personele gang van zaken binnen de generieke taakgroep. De clustercoördinator legt makkelijk de noodzakelijke en juiste contacten, kent de behoeften en wensen van de klanten en afnemers en kan zich daarbij inleven in de specifieke situaties.


De clustercoördinator generieke taakgroepen koppelt in alle situaties tijdig terug naar het afdelingshoofd en levert de noodzakelijke inhoud van de deelplannen en -rapportages van het cluster generieke taakgroepen zoals jaarplannen, begrotingen en budgetrapportages.


De clustercoördinator generieke taakgroepen levert het afdelingshoofd op het deelgebied taakgroepen de noodzakelijke inhoud van de af te sluiten dienstverleningoverkomsten met de klanten, heeft kennis van en interesse in de noodzakelijke administratieve systemen en adviseert hierover het afdelingshoofd.


De clustercoördinator taakgroepen heeft oog voor de noodzakelijke informatiebehoeften bij de afnemers en werkt nauw samen met de clustercoördinator accountgroepen en de informatiemanager S&O.

.

Samenvatting belangrijkste competenties

•Kan zich verdiepen en inleven in de inhoud en behoeften van de klanten en afnemers;

•Is als teamleider in staat de betrokken medewerkers van de taakgroep als team te laten functioneren;

•Kan goed in teamverband werken met de coördinator accountgroepen en binnen de afdeling;

•Heeft kennis van administratieve systemen op het gebied van de onderwijs en studentadministratie;

•Werkt klantgericht met oog voor zowel de gewenste als de mogelijke dienstverlening;

•Bezit goede communicatieve vaardigheden;

•Kan goed omgaan met complexe verhoudingen in een universitaire organisatie;