Functieprofiel afdelingshoofd Student- en Onderwijsbegeleiding

Functieprofiel afdelingshoofd Student- en Onderwijsbegeleiding.


De afdeling Student- en onderwijsbegeleiding (S&OB)

De afdeling S&OB maakt onderdeel uit van het Student en Onderwijs Servicecentrum S&O. De afdeling verzorgt de professionalisering en training van docenten en studenten, de individuele begeleiding van studenten op het gebied van de rechtspositie (inclusief de griffie afstudeersteun), studievoortgang en –keuze. Daarnaast draagt de afdeling zorg voor psychologische ondersteuning (individueel en via gespreksgroepen), advisering, bemiddeling en verwijzing van studenten bij hun hulpvragen. Tevens adviseert en ondersteunt de afdeling bij onderwijsontwikkeling en –vernieuwing, de inzet van ICT in het onderwijs, Kwaliteitszorg & Accreditatie en services.


De afdeling S&OB verleent diensten en verricht autonome (wettelijke) taken. De diensten worden verleend op basis van af te sluiten dienstverlening overeenkomsten met de faculteiten en het College van Bestuur. Overige belanghebbenden (bijvoorbeeld de Student Union maar ook derden) kunnen afzonderlijke overeenkomsten sluiten.

De autonome taken worden verricht op financieringsgrond van beschikbaarheidbijdragen CvB. Dit betreffen de wettelijke en/of instellings autonome taken op het gebied van de ondersteuning en belangenbehartiging van de (individuele) student door studentdecanen en –psychologen.


De bezetting bestaat uit teams van professionals op de onderscheiden gebieden; onderwijskundigen (samengebracht in het cluster Onderwijskundige Dienst, OD) en studentdecanen en studentpsychologen (samengebracht in het cluster Studentbegeleiding, SB).


De totale personeelsomvang van de afdeling bedraagt ca 25 fte.


De twee afzonderlijke clusters Studentbegeleiding en Onderwijskundige Dienst worden ieder inhoudelijk geleid door een clustercoördinator. Eén van de twee clustercoördinatoren is tevens afdelingshoofd.


Omschrijving van de functie afdelingshoofd Student- en Onderwijsbegeleiding

Preambule: de afdeling S&OB wordt aangestuurd door een afdelingshoofd die tevens clustercoördinator Onderwijskundige Dienst óf Studentbegeleiding is.


Het afdelingshoofd S&OB draagt in opdracht van de directeur S&O zorg voor de beleidsvorming op het gebied van de studentbegeleiding en de onderwijsondersteuning.


Het afdelingshoofd S&OB is lid van het MT S&O met een inspirerende inbreng die vanuit zijn/haar professionele achtergrond bijdraagt aan het algemene beleid van het Servicecentrum en de UT. Het hoofd zorgt voor de inhoudelijke samenwerking tussen zowel de clusters Studentenbegeleiding (SB) en Onderwijskundige Dienst (OD) als met de overige afdelingen S&O.


Het afdelingshoofd S&OB draagt binnen het vastgestelde beleid van de dienst zorg voor de organisatorische en personele aansturing van de afdeling. Hierbij wordt de autonome positie van de studentdecanen (wettelijk vastgelegd) en de studentpsychologen (NIP code) in acht genomen.


Het hoofd levert de noodzakelijke input aan de directeur S&O over de inhoud van de plannen en rapportages van de afdeling zoals jaarplannen, begrotingen en budgetrapportages. Het hoofd draagt namens de directeur S&O zorg voor de administratieve en facilitaire ondersteuning van de afdeling S&OB.


Het afdelingshoofd S&OB geeft de noodzakelijke inhoudelijke input aan de door de directeur S&O af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten en noodzakelijke beschikbaarheidbijdragen met de klanten (faculteiten, CvB, Student Union) waarin de bijzondere positie, kennis en vaardigheden van de professionals van de afdeling de nodige aandacht krijgen en een meerwaarde geven. Het hoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomsten en voor de contacten met de afnemers van de afdeling; studenten, studiebegeleiders, opleidingsdirecteuren, docenten en overige onderwijsmedewerkers. Het hoofd bevordert de samenwerking met interne partners zoals de overige service centra en concerndirecties UT en externe partners op het terrein van de student- en onderwijsbegeleiding.


Het hoofd bevordert een efficiënte en effectieve manier van werken, zowel binnen de afdeling als daarbuiten en waar mogelijk op projectbasis. Het hoofd is verantwoordelijk voor de informatievoorzieningen van de afdeling en werkt hiertoe nauw samen met de informatiemanager S&O.


Kernactiviteiten van de functie

Algemeen:

•Is verantwoordelijk voor het algemeen functioneren van de afdeling op de meest efficiënte en effectieve wijze. De medewerkers zijn daardoor in staat hun kerntaken optimaal uit te voeren. De afdeling levert tevens haar toegevoegde waarde conform de doelen van de organisatie;

•Levert de gewenste bijdrage van de afdeling in het Management Team S&O waarbij het belang van het Service Centrum en de UT als geheel vooropstaat;

Beleidsverantwoordelijkheid:

Vormt in samenwerking met de concerndirectie S&O beleid op het gebied van de student en onderwijsondersteuning en voert dit uit.

Personeelsbeleid:

•Geeft voorstellen aan het door de directeur S&O vast te stellen personeelsbeleid van de afdeling en voert dit uit.

•Geeft in opdracht van de directeur S&O de hiërarchische leiding aan afdeling gecombineerd met de functionele leiding aan de professionals van het eigen cluster en de ondersteunende medewerkers van de afdeling;

•Behartigt binnen de gestelde beleids- en personeelskaders van het Service Centrum op een persoonsgerichte wijze de belangen van de medewerkers van de afdeling;

•Draagt zorg voor een efficiënte en effectieve manier van werken (transparant, resultaatgericht en samenwerkend), waar mogelijk op projectbasis.

Financieel beleid:

•Geeft voorstellen aan het door de directeur S&O vast te stellen financiële beleid van de afdeling en voert dit uit. Hieronder valt de noodzakelijke inbreng voor de jaarplannen, begrotingen en budgetrapportages van de afdeling;

Dienstverlening en communicatie:

•Geeft input aan de inhoud van de door de directeur S&O af te spreken omvang van de beschikbaarheidbijdrage CvB voor de wettelijke taken en af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten met de klanten (faculteiten, CvB, Student Union) en voert deze uit;

•Onderhoudt het actief relatiebeheer met de afnemers (studenten, docenten, opleidingsdirecteuren, studiebegeleiders en andere onderwijsmedewerkers);

•Voorziet in de goede informatievoorziening vanuit de afdeling;

•Werkt samen met de overige afdelingshoofden S&O, de informatiemanager S&O, de Servicecentra/concerndirecties UT en met externe partners.

•Onderhoudt namens de directeur S&O interne en externe netwerken die bijdragen aan de goede ontwikkeling en dienstverlening van de eigen afdeling en het Service Centrum.

•Werkt samen met de overige afdelingshoofden S&O, de informatiemanager S&O en de Servicecentra/concerndirecties UT;

•Draagt bij aan het beleid van S&O, zowel op het specifieke domein van de student- en onderwijsondersteuning als op de andere beleidsgebieden van het Service Centrum;


Profiel van het afdelingshoofd

Het afdelingshoofd S&OB heeft een academische opleiding, is inhoudelijk deskundig op één van de twee beleidsterreinen student- of onderwijsbegeleiding en heeft aantoonbare affiniteit met de kerntaken van beide clusters Studentbegeleiding en Onderwijskundige Dienst. Het hoofd kan - met oog voor de persoonlijke kanten en belangen van de medewerker - goed leiding geven aan individuele professionals van universitair opleidingsniveau en geeft sturing vanuit een brede visie op het gebied van de student- en onderwijsbegeleiding en op een stimulerende wijze. Het afdelingshoofd kan adequaat omgaan met de complexe (bestuurlijke) verhoudingen binnen een universitaire organisatie.


Het afdelingshoofd kent de behoeften en omstandigheden van zijn/haar afnemers en functioneert op een inspirerende wijze in het managementteam S&O en daarbuiten: hij/zij heeft overtuigingskracht, inspireert en is klantgericht. Hij/zij beschikt over voldoende visie op de gebieden student- en onderwijsbegeleiding om nieuwe ontwikkelingen te volgen en in te brengen in de beleidsontwikkeling van het CvB, het Servicecentrum en de afdeling. Hij/zij heeft daarbij een visie op de toekomst van het studeren en het onderwijs binnen de Universiteit Twente rekening houdend met de ondernemende en internationale ambities van de UT.


Het afdelingshoofd is goed in staat input en uitvoering te geven aan het door de directeur S&O vastgestelde personeelsbeleid. Hij/zij is goed in staat om professionals te motiveren door met visie en overtuigingskracht richting te geven aan de uitvoering van het vastgestelde beleid en de omstandigheden en voorwaarden te scheppen waarbinnen zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Daarnaast worden tijdig knopen doorgehakt en maatregelen genomen. Hij/zij heeft het vermogen ervoor te zorgen dat de twee afzonderlijke “bloedgroepen” als één geïntegreerde afdeling gaan functioneren. Hij/zij zorgt ervoor dat de afzonderlijke medewerkers in zijn/haar afdeling als team werken en deelnemen aan projecten binnen en buiten de afdeling.


Het afdelingshoofd is goed in staat input en uitvoering te geven aan het door de directeur S&O vastgestelde financiële beleid van de afdeling. Een goede budgetbeheersing vormt daarbij een randvoorwaarde voor de uitoefening van de functie.



Samenvatting belangrijkste competenties

•Bezit natuurlijk leiderschap: faciliterend, motiverend, coachend, delegerend, persoonsgericht en doortastend;

•Heeft een goed analytisch denkvermogen: kan hoofd- en bijzaken onderscheiden;

•Volgt proactief nieuwe ontwikkelingen en brengt deze in;

•Werkt klantgericht met oog voor de gewenste dienstverlening in een academische omgeving;

•Heeft goede sociale vaardigheden: communiceert open en eerlijk, kan de stijl van leidinggeven afstemmen op de persoon en weet mensen met elkaar te verbinden;

•Universitaire opleiding en een academisch werk- en denkniveau;

•Inhoudelijk deskundig op één van de twee beleidsterreinen student- of onderwijsbegeleiding en affiniteit met het tweede.

•Stuurt procesmatig zijn afdeling aan op basis van beschikbaarheidbijdragen en dienstverleningsovereenkomsten;

•Heeft kennis van en affiniteit met noodzakelijke processen op het gebied van personeel en financiën;

•Is stressbestendig;

•Bezit goede communicatieve vaardigheden.