HomeNieuwsCatering bestelaanvragen vanaf 1 juli 2018

Catering bestelaanvragen vanaf 1 juli 2018

Met de komst van cateraar Appèl komt er voor zowel medewerkers als studenten een webapplicatie beschikbaar voor het doen van allerlei catering bestellingen. Deze applicatie heet BENQUE en komt binnenkort beschikbaar via de medewerkers- en studentenportals.

NB: niet voor het ITC van toepassing. Tot aan de verhuizing van het ITC zullen de bestelaanvragen via het restaurant (Frans Jannink) van het ITC verlopen.  

Bestellen als medewerker

Bestellingen door medewerkers (voor 2 personen of meer) worden na aanvraag via dit systeem gratis op de gewenste locatie bezorgd. Dit geldt voor lunches, snacks en de standaard bestellingen voor recepties e.d. Voor koffieservice voor 2 of 3 personen worden bezorgkosten in rekening gebracht.

Maatwerk bestellingen (bijvoorbeeld voor evenementen, bijeenkomsten)

Voor maatwerk bestellingen is er vanzelfsprekend een vast contactpersoon. In combinatie met een zaalreservering gaat dit via het reserveringsbureau. Als het alleen om banqueting gaat, gaat dit via de banquetingmanager: Renate Drok, +31 6 18742483 of per email: banqueting-fb@utwente.nl. 

Bestellen als student

Voor studenten komt een aparte webshop beschikbaar met een gericht assortiment en prijsstelling. In deze webshop kunnen allerlei bestellingen worden geplaatst en via iDEAL worden afgerekend.

Bestellingen voor bijeenkomsten na 1 juli na 29 juni indienen

De huidige applicatie is tot 29 juni a.s. te gebruiken. We verzoeken om bestellingen die bestemd zijn voor bijeenkomsten na 1 juli a.s. in te voeren in het nieuwe systeem. Dat systeem komt ook meteen per 1 juli beschikbaar. Reeds ingevoerde bestellingen (bestellingen die al in het systeem staan) zullen door Appèl worden overgenomen in het nieuwe systeem.

INDIVIDUELE LUNCHES NIET MEER OP OFINUMMER

In verband met de Werkkostenregeling (WKR) kunnen vanaf 1 juli 2018 kunnen individuele lunches niet meer op ofinummer worden besteld en/of afgerekend in de kantines van de UT. Wel kunnen zakelijke lunches (bijv. lunch tijdens een vergadering) vooraf worden besteld in BENQUE dat hiervoor beschikbaar wordt gesteld. In de basis dienen zakelijke lunches altijd vóóraf te worden gereserveerd, zodat in de administratie altijd goed is terug te vinden dat het om werk gerelateerde vergoedingen en verstrekkingen gaat.  

Mocht er zich onverhoopt een situatie voordoen dat op het laatste moment een zakelijke lunch voor 1 persoon benodigd is, dan kan deze contant worden afgerekend op de locatie. Deze kosten kunnen dan vervolgens via de gebruikelijke declaratierichtlijnen door de medewerker gedeclareerd worden.

Faculty Club

Ook voor de Faculty Club geldt dat er na 1 juli zonder voorafgaande reservering middels het online reserveringssysteem niet op ofinummer gegeten en gedronken kan worden. Uitzondering hierop zijn de maatwerk banqueting aanvragen die via de banquetingmanager gaan. Eventuele onverwachte lunches en diners kunnen vanaf dat moment contant worden afgerekend en vervolgens via de gebruikelijke declaratierichtlijnen door de medewerker gedeclareerd worden.

Over de werkkostenregeling

Aanleiding voor bovenstaande verandering is de Werkkostenregeling (WKR) waaraan de UT moet voldoen. De werkkostenregeling is een landelijke fiscale regeling die alle verschillende regels en wetten rondom de verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers bundelt. Als werkgever moet de UT alle vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers goed aan de Belastingdienst uit kunnen leggen en moet daarbij voorkomen dat verstrekkingen (in dit geval lunches) bijvoorbeeld onder ‘verkapt’ loon worden geschaard.

Met het bekostigen van individuele lunches via ofinummers is het voor de financiële administratie lastig om dit onder de werkkostenregeling met terugwerkende kracht toe te lichten aan de Belastingdienst als werk gerelateerde lunches. Om het risico te vermijden dat de Belastingdienst dit toch als loon gaat beschouwen, worden per 1 juli 2018 alleen nog lunches die werk gerelateerd zijn, en dus ook als zodanig zijn terug te herleiden, vergoed. 

Meer informatie

Neem contact op met Eveline Kuypers (e.e.kuypers@utwente.nl) als je hierover vragen hebt.
Meer weten over het nieuwe catering concept op de campus? www.utwente.nl/catering