Google Apps

Klik op een vraag om het antwoord te zien.

Google Apps

Privacy en security

Overig

GOOGLE APPS

Waar kan ik inloggen om bij Google Apps te komen (als student)?

Je kunt inloggen op googleapps.utwente.nl

Hoe log ik voor de eerste keer in?

Eerste keer inloggen

1.

Log in op Google Apps @ UT: googleapps.utwente.nl
Zorg dat je niet al onder een ander Google account ingelogd bent. Is dit wel het geval, log dan uit, herstart je browser en log opnieuw in of gebruik een andere browser.

2.

Wanneer je voor de eerste keer inlogt via googleapps.utwente.nl, wordt je gevraagd om de Google gebruiksvoorwaarden te accepteren. Lees de gebruiksvoorwaarden goed door.
In de Google gebruikersvoorwaarden staat beschreven dat UT toegang heeft tot je mailbox. Dit is nu ook al zo. Ook komt het eigenlijk nooit voor, aangezien de UT gebonden is aan de Nederlandse privacywetgeving en de ICT gedragscode van de UT. Ook wordt gevraagd of je je informatie wilt sharen. Klik op
Yes share this information zodat je doorverwezen wordt naar je Google Apps account.

3.

Neem de Captcha (gekrabbelde letters) over in het invulveld.
Wanneer je moeite hebt om de letters te lezen, ververs dan je browser (F5) voor een nieuwe combinatie.

4.

Klik op "Ik ga akkoord. Ga door naar mijn account."
N.B. Wanneer je niet akkoord gaat met de voorwaarden krijg je geen toegang tot Google Apps. Indien dit je keuze is neem dan contact op met de Servicedesk ICT

Na de eerste keer inloggen, kun je eigenlijk direct aan de slag met Google Apps. De inhoud van je huidige Exchange mailbox gaat niet automatisch over naar Google. Wel zal je Exchange mailbox nog tot 1 juli 2013 blijven bestaan. Dit geeft jou de tijd om je e‑mail vanuit Exchange over te zetten naar Google. Wanneer je oude e‑mail wilt overzetten naar Google Apps, vind je onder migreren een overzicht van alle migratieopties van Exchange naar Google. In het kort zijn dit de stappen die je moet doorlopen voor het migreren van je mail:

·

2-stap verificatie activeren (eenmalig per account)

·

Applicatie-specifiek wachtwoord aanmaken (eenmalig voor iedere nieuwe applicatie/apparaat)

·

Migreren van je mail van Exchange naar Google

Welke Apps kan ik gebruiken?

Google Apps @ UT geeft je toegang tot de volgende standaard apps:

·

Google Mailbox (Gmail);

·

Google Calendar;

·

Google Talk;

·

Google Docs/Drive;

·

Google Sites.

Alle andere apps zijn niet afgeschermd voor gebruik, maar voor die apps gelden de reguliere Google voorwaarden. Bij het gebruik van deze apps is Google dus niet gebonden aan de aanvullende voorwaarden die zijn vastgelegd in het contract tussen de UT en Google.

Kan ik mijn mailadres (bijv. p.pietersen@student.utwente.nl) blijven gebruiken?

Ja. De universiteit heeft een eigen instellingsdomein op Google Apps. Bij gebruik van Google Apps for Education houd je je UT studentenmailadres.

Indien je ervoor kiest geen gebruik te maken van Google Apps for Education, dan heb je niet meer de beschikking over je @student.utwente.nl e-mailadres. In dat geval zal er voor communicatiedoeleinden je studielinkadres gebruikt worden.

Hoe vind ik het e-mailadres van een UT medewerker? Deze staan niet meer in het adresboek.

Gegevens van medewerkers kun je vinden in de UT Telefoongids: www.utwente.nl/telefoongids.

Ik heb al een Gmail account. Levert dat problemen op?

Wanneer je UT Google Apps activeert, dan wordt er een account aangemaakt met het e-mailadres voorletters.achternaam@student.utwente.nl. Als je privé een gmail account hebt dat eindigt op @gmail.com, dan gebeurt er niets met dit account. Je kunt dit blijven gebruiken naast jouw UT account. We adviseren wel beide accounts niet samen te voegen of naast elkaar in dezelfde browser te gebruiken, omdat er voor beide account verschillende voorwaarden gelden. Dit kan tevens problemen opleveren bij het inloggen. Als je in je browser al ingelogd bent (of bent geweest) met je persoonlijke account, open dan voor het inloggen op Google Apps for Education een nieuwe privacy of incognito window of gebruik een andere browser.

Welke persoongegevens worden door de UT bekend gemaakt bij Google?

De UT geeft voor het aanmaken van je mailadres aan Google de volgende gegevens door:

-

Roepnaam of voornaam

-

Achternaam

-

UT e-mailadres (en jouw UT e-mail aliassen als je die hebt, maar niet je s-nummer)

Op welke manier kan ik via mijn mailcli├źnt bij de mail van Google Apps?

We hebben voor alle toegang tot Google Apps de secure variant aangezet. Dat wil dus zeggen dat je niet alleen altijd via https verbinding maakt maar ook de veilige varianten van POP3 en IMAP. Voor POP is dat POP3S op poort 995. Voor IMAP is dat IMAP over SSL op poort 993.

PRIVACY EN SECURITY

Wat houdt de Google privacy policy in?

De Google privacy policy beschrijft welke gegevens worden verzameld en hoe Google die mag gebruiken. In veel gevallen kan Google informatie van diverse diensten combineren met jouw accountgegevens. Google kan bijvoorbeeld de zoekhistorie en YouTube historie met de andere gegevens in je account combineren. Dat kan overigens alleen als je met hetzelfde account bent ingelogd bij deze diensten. Je kunt zelf jouw privacy instellingen bij Google veranderen en zo beslissen welke persoonlijke informatie naar buiten Google wordt gedeeld. Deze instellingen kun je zelf beheren in je persoonlijke dashboard bij Google.

Google Privacy Policy.

Waar worden mijn e-mails bewaard?

De e-mails worden in het netwerk van Google data centers bewaard, dat slechts toegankelijk is voor specifieke Google medewerkers. Deze medewerkers hebben geen toegang tot jouw e-mail.

Leest Google mijn e-mail op haar servers?

Jij bent de eigenaar van jouw e-mail. Jij bepaalt met wie je jouw gegevens deelt en wanneer jouw gegevens worden verwijderd. Google medewerkers hebben geen toegang tot jouw e-mail.

Google levert alleen de dienst Google Apps for Education. Om deze dienst ongestoord te garanderen scant Google wel data voor spamfiltering, virus detectie, malware detectie en om de zoekfunctionaliteit (indexing) mogelijk te maken. Dit gebeurt op geautomatiseerde wijze zonder tussenkomst van medewerkers.

Anders dan bij een standaard Gmail account, scant Google Google Apps mail niet t.b.v. profiling en/of advertenties.

Krijgt Google beschikking over mijn gebruikersnaam en wachtwoord?

Nee, Google krijgt geen beschikking over jouw gebruikersnaam en wachtwoord.

Het inloggen op UT studentenmail loopt via de Surffederatie. Hierdoor blijven de inloggegevens binnen het UT-domein en komen niet bij Google terecht.

Wordt UT studentenmail via Google minder veilig?

Bij Google werken honderden specialisten continu aan de veiligheid van de systemen. Ook zijn de systemen van Google ingericht met speciale beveiligingssoftware van Google. Om de kans op storingen en veiligheidslekken zo gering mogelijk te maken wordt gebruik gemaakt van de modernste apparatuur en programmatuur.

Daarnaast houdt Google in de gaten of er verdachte inlogpogingen op je account plaatsvinden. Hiervan wordt je zo spoedig mogelijk in kennis gesteld. De wijze waarop is via je persoonlijke dashboard bij Google in te stellen.

Studentenmail via Google is dus zeker niet minder veilig.

Privacy

Google voldoet aan de Safe Harbor-richtlijnen, afgesproken tussen de EU en de Verenigde Staten. Deze richtlijnen hebben betrekking op het delen, verwijderen en verspreiden van data van EU-inwoners door bedrijven uit de VS. De bescherming van persoonsgegevens (privacy) blijft gewaarborgd en is conform de huidige Nederlandse en Europese wetgeving. Bovendien is het contract dat de SURFfederatie namens de onderwijsinstellingen met Google heeft afgesloten, in 2012 ter beoordeling voorgelegd aan het College Bescherming Persoonsgegevens (tegenwoordig de Autoriteit Persoonsgegevens), op basis waarvan het contract nog eens is aangescherpt. Je kunt het onderzoek, naar aanleiding waarvan Google ook de voorwaarden gewijzigd heeft, nalezen op:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/downloads/med/med_20120910-zienswijze-toepassing-wbp-surfmarket-cloud-computing.pdf

Zodra we meer weten over de impact van de nieuwe afspraken betreffende de verwerking van persoonsgegevens door bedrijven in de Verenigde Staten, wordt deze FAQ daarop aangepast.

Beveiliging van data

Google Apps voldoet sinds 2008 aan de SAS70 type II certificering. Dit certificaat is een onafhankelijk keurmerk dat is afgegeven door een onafhankelijke keuringsinstantie, waarbij de diverse aspecten van de beveiliging van dataopslag zijn gecontroleerd.

In 2011 is deze certificering uitgebreid met SSAE 16 Type II en ISAE 3402 Type II certificering.

OVERIG

Ik ga naar/ woon in een land waar Google niet werkt. Wat nu?

Er zijn enkele landen waar Google niet werkt, vaak uit politieke overwegingen. Als je in zo’n land woont dan kan de UT jou helaas geen mailbox aanbieden voor de tijd dat je in dat land bent. Je moet dan een alternatief mailadres opgeven waar je wel bereikbaar bent. Als je je ooit via Studielink hebt aangemeld bij de UT, dan wordt dit Studielink mailadres standaard als alternatief mailadres gebruikt. ITC studenten die zich niet via Studielink hebben aangemeld kunnen zelf een ander mailadres opgeven. Je kunt voor hulp hierbij ook contact opnemen met de Servicedesk ICT of de SNT Servicedesk.

Als je naar een land toegaat waar Google niet werkt, kun je of zelf in Google tijdelijk een forward instellen naar een wel werkende privé mailbox of tijdelijk je UT Google mailbox deactiveren via de Servicedesk ICT.

Ik wil mijn agenda delen met mensen buiten @student.utwente.nl, hoe kan dat?

Dit kan op de onderstaande manier. Wees je er altijd van bewust met wie je jouw agenda deelt in verband met privacy gevoelige informatie.

1.

Ga naar je agenda.

2.

Selecteer de agenda die je wilt delen en klik op het pijltje achter die agenda.

3.

Kies voor Share this Calendar.

Je kunt de agenda nu publiek maken, zodat de hele wereld die kan inzien. Je kunt de agenda ook aan specifieke personen delen door het e-mail adres op te geven.

Je kunt op deze wijze heel goed je UT agenda delen met je persoonlijke Google account. Doe dat dan wederzijds zodat je in beide agendas de afspraken uit beide accounts kunt zien.

Ik ben medewerker en ik wil een aantal studenten via Outlook uitnodigen, en ook weten of ze de uitnodiging geaccepteerd hebben. Kan dit nog?

Ja, dit is nog mogelijk. Zodra de student op de uitnodiging reageert, wordt dit in Outlook getoond. Wat alleen niet meer zichtbaar is, is de beschikbaarheid van de student op een bepaald tijdstip. Hier is helaas niets aan te doen.

Ik heb nog een vraag over Google Apps, waar kan ik terecht?

Alle informatie over Google Apps kun je op de website http://googleapps.utwente.nl vinden, of in Google Apps zelf. Voor specifieke vragen kun je ook terecht bij de Servicedesk ICT of bij de SNT Servicedesk.