Brochure jaargesprek inclusief checklist

Inleiding

Deze brochure geeft uitleg over de functie van een jaargesprek en de aandachtspunten die in een jaargesprek aan de orde moeten komen. Ook beschrijft deze de relatie met het beoordelingsgesprek en het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP). Verder in de brochure treft u als leidinggevende en als medewerker een checklist aan met aandachtspunten die van belang of verplicht zijn in het jaargesprek.
Binnen de UT houden leidinggevende en medewerker eens per jaar dit gesprek. Daarbij wordt het formulier gebruikt zoals dat toegankelijk is via de webapplicatie FJUT (Formulier
Jaargesprekken UT).In de handleiding FJUT vind je meer informatie over deze webapplicatie.

Wat is een jaargesprek?

Het jaargesprek – het jaarlijkse gesprek tussen u als medewerker en leidinggevende – gaat over de wijze waarop de medewerker zijn functie vervult en onder welke voorwaarden dat gebeurt. Daarbij neem je natuurlijk het functioneren in het afgelopen tijdvak in acht. Als uitgangspunt neem je de afspraken van het vorige jaargesprek. Deze afspraken bespreken en evalueren jullie samen. Vervolgens leg je nieuwe afspraken voor de komende periode door middel van het formulier vast. De afspraken zijn resultaatgericht en ontwikkelgericht. Het gaat daarbij bijvoorbeeld over de te realiseren output en/of loopbaan- en persoonlijke ontwikkelingen. Je formuleert de afspraken SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).

Het jaargesprek wordt in een open sfeer gehouden, met gelijkwaardige inbreng van beide partijen. Het gaat er dus om in het jaargesprek aan de hand van het functioneren in de afgelopen periode afspraken te maken voor het komende jaar.

Jaargesprek versus Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP)

Zowel in een jaargesprek als in een gesprek over een POP is persoonlijke ontwikkeling een belangrijk gespreksonderwerp. Maar een jaargesprek en een POP-gesprek verschillen wel van elkaar. In een jaargesprek ligt de nadruk op het functioneren van een medewerker in een afgelopen periode binnen zijn eigen functie. Vervolgens maak je afspraken voor met name het eerstkomende jaar. Vanuit dat perspectief is het vooral belangrijk om gezamenlijk de ontwikkeling binnen de functie te bespreken. Hoe heeft een medewerker zich het afgelopen jaar ontwikkeld en welke verbeteringen zijn er voor het komende jaar vanuit organisatieperspectief (nog) nodig? In een POP kan het naast de ontwikkeling binnen de huidige functie ook gaan om ontwikkeling naar een andere functie. Een POP is toekomstgericht. Je geeft samen aan welke reële ontwikkelingsmogelijkheden je op langere termijn ziet, zowel binnen als eventueel ook buiten de UT. Hierover vindt een gesprek plaats, dat kan tijdens het jaargesprek maar je kunt ook besluiten een aparte afspraak voor een gesprek over het POP te plannen. De afspraken die je over ontwikkeling maakt, leg je vervolgens vast in een POP. Je maakt een POP voor langere tijd (tussen 3 en 5 jaar). Jaarlijks bespreek je de voortgang van de gemaakte afspraken in het jaargesprek.

Jaargesprek versus beoordelingsgesprek

Het jaargesprek is bedoeld als een tweezijdig gesprek waarin je, op basis van de ervaringen die je hebt opgedaan in de afgelopen periode, samen nieuwe afspraken over de komende periode maakt. De focus ligt dus op de komende periode: hoe zorg je er samen voor dat de medewerker op een goede wijze kan (blijven) functioneren, of hoe zorg je er samen voor dat binnen de randvoorwaarden die de organisatie hieraan stelt, de medewerker zich optimaal kan ontwikkelen?

In een beoordelingsgesprek spreekt de leidinggevende eenzijdig een oordeel uit over het functioneren van de medewerker in de afgelopen periode. Meestal is een beoordelingsgesprek gericht op het nemen van een rechtspositioneel besluit, zoals een hogere inschaling of een omzetting van een tijdelijk dienstverband naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Algemene aandachtspunten bij een jaargesprek

Het verloop van een jaargesprek wordt bepaald door allerlei factoren, zoals nieuwe ontwikkelingen in de functie of opleidingsbehoeften van de medewerker. Met een goede voorbereiding kun je samen de juiste agenda van het gesprek vaststellen. Die agenda bestaat normaliter uit een aantal te bespreken onderwerpen (max. 5). Die onderwerpen bepaal je aan de hand van:

Afzonderlijke resultaatgebieden die vanuit het toegewezen UFO-profiel van toepassing zijn op de medewerker.

Een groepering van een aantal resultaatgebieden dat vanuit het toegewezen UFO-profiel van toepassing is op de medewerker.

Projecten of samenhangende werkzaamheden zoals die in de functie van de medewerker aan de orde zijn.

Competenties zoals die in de functie van belang zijn.

De resultaatgebieden, indelingscriteria en competenties van het functieprofiel zijn eenvoudig te bekijken in de webapplicatie FJUT door op het UFO-profiel te klikken zoals staat vermeld boven aan het formulier van de betreffende medewerker.

Voorbeelden van te bespreken onderwerpen:

Agendabeheer: uit het resultaatgebied “Agendabeheer” bij een Secretaresse.

Onderwijs: samenvoeging van resultaatgebieden 1, 2, 3, 4 en 9 bij een Universitair Docent.

FOM-project (xxx): samenhangende werkzaamheden rond een onderzoeksproject bij een Onderzoeker.

Klantgerichtheid: competentie ‘Klantgerichtheid” bij een Ondersteuner ICT.

De toegewezen resultaatgebieden uit het toegewezen UFO-profiel bepalen in eerste instantie de keuze voor te bespreken onderwerpen in het jaargesprek. Hierbij bestaat het risico dat dit leidt tot een gekunsteld of onnatuurlijk verloop van het gesprek. Dan kun je een andere insteek kiezen. Het ligt bijvoorbeeld bij een projectgeoriënteerde functie veel meer voor de hand het gesprek in te delen naar projecten dan naar resultaatgebieden. Dit geldt bijvoorbeeld in minder vakspecifiek beschreven UFO-profielen zoals het functieprofiel Beleidsmedewerker.


Ook kun je kiezen voor (de ontwikkeling van) competenties of specifieke gedragsaspecten als bespreekonderwerpen. Door competenties als apart bespreekonderwerp te kiezen besteed je specifieke aandacht aan de ontwikkeling van bepaalde competenties die van belang zijn bij meerdere resultaatgebieden of projecten. De aan het UFO-profiel gekoppelde competenties (zie hiertoe ook de
website over UFO of het UFO-profiel zoals vermeld in het FJUT-formulier) kunnen hierbij een hulpmiddel vormen.

Vragen?

Heb je nog vragen? Stel ze gerust aan de HR-adviseur binnen jouw eenheid.

Wij wensen jullie samen een goed en vruchtbaar jaargesprek toe!

CHECKLIST voor leidinggevenden en medewerkers:

Voorbereiding:

Welke onderwerpen (max. 5) wil je bespreken, aan de hand van resultaatgebieden UFO, projecten, en/of competenties. Vertaal daarbij de doelstellingen van de afdeling naar doelstellingen in de betreffende functie. Maak deze vertaalslag bespreekbaar.

Bereid de agenda voor; benoem alvast de onderwerpen die je wilt bespreken. De leidinggevende licht de medewerker tenminste een week vooraf in over het te voeren jaargesprek.

Spreek af wie van jullie de verslaglegging in de webapplicatie FJUT verzorgt. Uitgangspunt is dat de medewerker het FJUT-formulier invult voorafgaand aan het gesprek.

Wat is jouw beeld van het functioneren? Leidinggevenden verzamelen eventueel informatie. Neem notie van de belangrijkste resultaatgebieden, competenties en/of projecten in de functie en welke resultaten je als leidinggevende of als medewerker verwacht voor het komende jaar.

Formuleer vooraf, al dan niet gebaseerd op ervaringen uit het verleden, concrete voorstellen voor eventuele ontwikkelmogelijkheden voor de medewerker (op het gebied van werkzaamheden en/of persoonlijke ontwikkeling) om te kunnen voldoen aan die resultaten.

Gesprek:

Werk met een duidelijke agenda en gebruik daarbij het FJUT-formulier als kader.

Vraag bij elk onderwerp naar de mening en eventuele voorstellen van de ander.

Maak afspraken die SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) zijn. Dus maak kenbaar als je hieraan twijfelt bij bepaalde afspraken.
Bij meningsverschillen is het van belang goed naar elkaar te Luisteren, Samen te vatten, en Door te vragen. Dat maakt helder wat exact de belevingsverschillen zijn. Dat maakt het zoeken naar een geaccepteerde oplossing eenvoudiger.

Verplichte aandachtspunten (evt. te verwerken in te maken afspraken):

In- en doorstroom van vrouwen: (afspraken ter stimulering van vrouwen naar hogere functies)

Duurzame inzetbaarheid: afspraken over bijvoorbeeld werken in deeltijd, combinatie werk en privé, maatwerk om te komen tot een goede afstemming van bedrijfstijd en arbeidstijd; geleidelijk faciliteren van de overgang naar pensionering door o.a. het afstemmen van individuele werktijden; afspraken over vak- en/of functiegerichte opleidingen/trainingen, coaching, loopbaanadvies/oriëntatiemogelijkheden, functieroulatie etc.

Internationalisering: (afspraken m.b.t. Engelse taalvaardigheid en cultural awareness; afspraken m.b.t. internationale stafmobiliteit en carrièremogelijkheden (wetenschappelijk en niet-wetenschappelijk personeel), bijvoorbeeld met subsidie programma’s (o.a. Marie Curie voor onderzoekers).

Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim: Ziekteverzuim over het afgelopen jaar, werkdruk en werkstress, veiligheids- en gezondheidsaspecten op de werkplek.
(Ingeval dit aan de orde is: Indien de leefstijl van de medewerker het functioneren in negatieve zin beïnvloedt of zou kunnen beïnvloeden, kun je hieromtrent afspraken maken. Vanwege de ethische en/of morele aspecten aan dergelijke afspraken verdient het overigens aanbeveling hieromtrent vooraf overleg te voeren met de HR-adviseur.)

Voor WP: onderwijswerkzaamheden:

Resultaat

o

Terugblik afspraken afgelopen jaar (die worden automatisch zichtbaar in het
FJUT-formulier).

o

Samenvattingen van vak/student evaluaties (conclusies en reflectie van docent hierop), kunnen toegevoegd worden aan het FJUT-formulier bij de Onderwijsbijlage.

o

Gegeven en te geven onderwijs (vakken en geschatte werktijd per week/jaar en verdeling over het jaar).

o

Afstudeerbegeleiding (namen afstudeerders; als eerste of tweede begeleider; geschatte tijdsinvestering per student).

o

Overige bijdragen aan het onderwijs (omschrijving, geschatte werktijd).

o

Bijdragen aan onderwijsontwikkeling (nieuwe vakken: inhoud, resultaat, geschatte werktijd).

o

Welke rollen worden komend jaar vervuld in het onderwijs (bv. (module) coördinator, opleidingsdirecteur) en wat is de geschatte tijdsinvestering?

Ontwikkeling

o

Terugblik professionaliseringsafspraken afgelopen jaar.

o

Basis Kwalificaties Onderwijs.

o

Engelse taalvaardigheid (indien Engelstalig onderwijs wordt verzorgd).

o

Professionalisering gekoppeld aan de onderwijsactiviteiten van komend jaar (o.a. TOM).

o

Professionalisering gericht op langer termijn.

Voor WP: onderzoekswerkzaamheden:

o

Betrokkenheid in instituten.

o

Stand van zaken van onderzoeksprojecten (afgerond, volgens planning of vertraagd, met
toelichting).

o

Overzicht publicaties.

o

Begeleiding van promovendi en onderzoekers (niet afstudeerders)· - Activiteiten voor verwerving van externe financiering (2e en 3e geldstroom) en resultaten.

 

 

Medezeggenschap

Betrokkenheid en deelname aan medezeggenschap bespreken.

Afronding

Draag zorg voor juiste schriftelijke vastlegging van afspraken. Het formulier wordt na akkoordverklaring tevens automatisch opgeslagen in het elektronische persoonsdossier van de medewerker, zodat het bij de personeelsbespreking (na afloop van de jaargesprekken) met het management van de faculteit kan worden gebruikt.