Klachtenregeling (Dutch)

Klachtenregeling Universiteit Twente

Onderaan dit document staat een toelichting.

Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder

1.

UT: de Universiteit Twente.

2.

College van Bestuur: het College van Bestuur van de UT.

3.

Medewerker: persoon werkzaam onder verantwoordelijkheid van de UT.

4.

Klager: indiener van de klacht.

5.

Aangeklaagde: degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft.

6.

Vertrouwenspersoon: de persoon als bedoeld in artikel 2.

7.

Klachtencommissie: commissie als bedoeld in artikel 5.

8.

Klacht: schriftelijk ingediende klacht over de wijze waarop de UT, dan wel een medewerker of (bestuurs)orgaan werkzaam onder verantwoordelijkheid van de UT, zich in een bepaalde gelegenheid heeft gedragen. Onder gedraging wordt mede begrepen een nalaten.

Vertrouwenspersoon

Artikel 2

1.

De UT beschikt over een drietal categorieën vertrouwenspersonen op wie de klager desgewenst een beroep kan doen t.w. personeelsvertrouwenspersonen, studentendecanen en vertrouwenspersonen ongewenst gedrag. In de bijlage bij deze regeling is een overzicht opgenomen van de vertrouwenspersonen, de hen toegewezen gebieden en de taken/bevoegdheden.

2.

De aangeklaagde kan desgewenst eveneens een beroep doen op een vertrouwens-persoon.

3.

Als de klager bereid is tot bemiddeling, dan zal de vertrouwenspersoon trachten tot een oplossing te komen. Als de klager niet bereid is tot bemiddeling, of via bemiddeling geen oplossing tot stand is gekomen, dan kan de klager schriftelijk een klacht indienen. De vertrouwenspersoon ondersteunt de klager zonodig bij het indienen van een klacht.

4.

De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt.

Indienen van een klacht

Artikel 3

1. De klacht is ondertekend en bevat tenminste:

a.

De naam en het adres van de indiener;

b.

De dagtekening;

c.

Een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt;

d.

De reden van de klacht.

2.

De klacht wordt gericht aan het College van Bestuur.

3.

Indien een klacht wordt ingediend bij een ander orgaan dan het College van Bestuur, dan zendt de ontvanger de klacht terstond door naar het College van Bestuur

4.

Indien niet is voldaan aan het gestelde in het eerste lid, wordt de klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen twee weken te herstellen. Is dan nog niet voldaan aan het gestelde in het eerste lid, dan kan het College van Bestuur de klacht niet-ontvankelijk verklaren.

Tegemoetkomen aan de klacht

Artikel 4

Zodra de UT naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling. De klager wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennisgesteld.

Ontvangstbevestiging

Artikel 5

1.

Het College van Bestuur bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen 5 werkdagen onder vermelding van de wijze waarop en de termijn waarbinnen de klacht zal worden behandeld.

2.

Het College van Bestuur kan, na overleg met de beheerder(s) van de eenheid waar de klager en/of de aangeklaagde werkzaam zijn, een voorlopige voorziening treffen.

3.

Aan de aangeklaagde wordt een afschrift van de klachtbrief alsmede de eventuele bijlagen toegezonden, onder vermelding van de wijze waarop en de termijn waarbinnen de klacht zal worden behandeld.

4.

De beheerders van de eenheden waar de aangeklaagde en de klager werkzaam zijn, kunnen in kennis gesteld worden van het feit dat er een klacht is ingediend.

Klachtencommissie

Artikel 6

1.

De behandeling van de klacht geschiedt door de klachtencommissie.

2.

De klachtencommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het College van Bestuur over:

a.

de (on)gegrondheid van de klacht;

b.

het nemen van maatregelen;

c.

overige door het College van Bestuur te nemen besluiten.

3.

De klachtencommissie bestaat uit een externe voorzitter, twee leden en twee plaatsvervangende leden die worden benoemd, geschorst en ontslagen door het College van Bestuur. De werknemersorganisaties dragen één lid en één plaatsvervangend lid voor.

4.

Ingeval van klachten op het gebied van (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie wordt de klachtencommissie aangevuld met een op dat gebied werkzame, niet betrokken vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is adviseur van de klachtencommissie.

5.

De klachtencommissie is zodanig samengesteld dat zij voldoende deskundig moet worden geacht voor de behandeling van klachten.

6.

De klachtencommissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

7.

Het College van Bestuur wijst een ambtelijk secretaris die de klachtencommissie ondersteunt.

8.

De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden van de commissie worden benoemd voor een periode van 4 jaar en zijn terstond herbenoembaar.

9.

De voorzitter en de (plaatsvervangende) leden van de commissie kunnen op ieder moment ontslag nemen.

10.

Voor het houden van een zitting is vereist, dat tenminste de voorzitter en een lid aanwezig zijn.

11.

De voorzitter en leden van de klachtencommissie nemen niet deel aan de behandeling van een klacht, indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

12.

De klager en de aangeklaagde mogen de voorzitter en leden van de klachtencommissie wraken indien zij zich met redenen omkleed op het standpunt stellen dat de onpartijdigheid in het geding kan zijn.

13.

De klachtencommissie neemt bij de werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De klachtencommissie is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in die hoedanigheid verneemt.

Buiten behandeling blijven

Artikel 7

1.

De UT is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen indien:

a.

de klacht betrekking heeft op een gedraging die meer dan drie jaar voor het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden;

b.

er door de klager bezwaar kan of kon worden gemaakt;

c.

er door de klager beroep ingesteld kan of kon worden;

d.

de klacht betrekking heeft op een zaak die in behandeling is bij de rechter;

e.

de klacht betrekking heeft op een gedraging waartegen een strafrechtelijk onderzoek loopt;

f.

de klacht al eerder met inachtneming van de bepalingen van deze klachtregeling is behandeld.

2.

Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.

Onderzoek

Artikel 8

1.

De klachtencommissie start onmiddellijk na ontvangst van de klacht met het onderzoek.

2.

De klachtencommissie heeft de bevoegdheid om ten behoeve van het onderzoek binnen de UT vrijelijk mondeling en schriftelijk informatie in te winnen.

3.

Elke medewerker die betrokken is bij een klachtenprocedure en/of wordt gehoord, is verplicht tot geheimhouding ten aanzien van hetgeen hij in verband met de behandeling van de klacht verneemt.

Horen

Artikel 9

1.

De klachtencommissie stelt de klager en de aangeklaagde, in de gelegenheid te worden gehoord. De hoorzitting is niet-openbaar.

2.

De klager en de aangeklaagde worden in elkaars aanwezigheid gehoord, tenzij de klachtencommissie gemotiveerd anders beslist.

3.

Van het horen van de klager kan worden afgezien indien deze verklaard heeft geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

4.

De klager kan zich door een ander laten vertegenwoordigen of laten bijstaan. Indien iemand anders namens de klager ter hoorzitting verschijnt, dient deze een schriftelijke machtiging van de klager te kunnen tonen.

5.

De aangeklaagde kan zich laten bijstaan.

6.

De klachtencommissie heeft de bevoegdheid derden te horen.

7.

Van het horen wordt een verslag gemaakt.

8.

Wanneer de klager, de aangeklaagde en eventuele derden afzonderlijk worden gehoord, dan stelt de klachtencommissie de klager en de aangeklaagde in de gelegenheid om hun zienswijze geven op hetgeen in de verslagen is opgenomen.

Termijnen

Artikel 10

1.

De klachtencommissie handelt de klacht binnen zes weken na ontvangst van de klacht af.

2.

De afhandeling kan met ten hoogste met vier weken worden verdaagd.

3.

Van de verdaging wordt door de klachtencommissie schriftelijk mededeling gedaan aan de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur.

Advies

Artikel 11

De klachtencommissie stuurt de klager, de aangeklaagde en het College van Bestuur een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen. Het rapport

bevat het verslag van het horen.

Afdoening van de klacht

Artikel 12

Het College van Bestuur deelt binnen vier weken na ontvangst van het rapport van de klachtencommissie aan de klager, de aangeklaagde, de beheerder van de eenheid waar de aangeklaagde werkzaam is en de klachtencommissie schriftelijk mede tot welke conclusie het College van Bestuur is gekomen. Indien de conclusie van het College van Bestuur afwijkt van het advies van de klachtencommissie wordt in de conclusie de reden voor die afwijking vermeld.

Sancties

Artikel 13

1.

Het College van Bestuur kan in de conclusie als bedoeld in het vorige artikel, het voornemen uitspreken om de aangeklaagde een disciplinaire maatregel op te leggen als bedoeld in artikel 11.2 van de CAO Nederlandse Universiteiten.

2.

Het College van Bestuur kan in de conclusie als bedoeld in het vorige artikel, het voornemen uitspreken om de klager een disciplinaire maatregel op te leggen, wanneer een klacht opzettelijk vals is ingediend.

Rehabilitatie

Artikel 14

Wanneer een klacht ongegrond wordt verklaard kan het College van Bestuur de aangeklaagde op diens verzoek rehabiliteren.

Slotbepaling

Artikel 15

1.

Deze regeling kan worden aangehaald als Klachtenregeling Universiteit Twente.

2.

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2000.

3.

Met inwerkingtreding van deze regeling vervalt de “Klachtenregeling Ongewenste Intimiteiten UT 1995”.