aanpassing-vergoedingsregeling

Per 1 juli 2013 is UT breed een nieuwe vergoedingsregeling voor dienstreizen ingevoerd. Per 1 april 2014 wordt een kleine wijziging in deze vergoedingsregeling doorgevoerd, die specifiek geldt voor het reizen naar bepaalde landen.

De praktijk wijst uit dat de vergoedingssystematiek die de UT sinds 1 juli 2013 hanteert, voor bepaalde landen problemen oplevert, omdat het lastig is om originele facturen en bewijsstukken te verkrijgen. Daarom heeft het College van Bestuur besloten om vanaf 1 april 2014 voor die landen normvergoedingen in te voeren. Hiertoe is artikel 3 van de vergoedingsregeling aangepast en zijn aan de regeling twee bijlagen toegevoegd.

Wat betekent dit?

Maak je een dienstreis naar een van de landen uit bijlage 1 van de Vergoedingsregeling dienstreizen UT? Dan heb je recht op een normvergoeding voor verblijfkosten, met uitzondering van de kosten van overnachtingen. Voor overnachtingen blijft ook voor deze bestemmingen de regel dat alleen werkelijke kosten worden vergoed, op basis van originele facturen.

Let op: de decaan kan besluiten dat het declareren van normvergoedingen voor een specifiek project niet is toegestaan vanwege subsidievoorschriften. In dat geval geldt de reguliere vergoedingssystematiek en vergoedt de UT alleen kosten die je aantoonbaar hebt gemaakt.

Voor dienstreizen naar bestemmingen die niet worden genoemd in bijlage 1, verandert er niets.

Hoogte normvergoeding

Voor opbouw en hoogte van de normvergoeding sluit de UT aan bij de Reisregeling Buitenland van de sector Rijk. De normvergoeding is opgebouwd uit een urencomponent voor kleine uitgaven, een ontbijtvergoeding, een lunchvergoeding en een dinervergoeding. De hoogte van de vergoeding hangt af van de bestemming en van de begin- en eindtijd van de dienstreis. Raadpleeg voor meer informatie bijlage 2 van de vergoedingsregeling in combinatie met de Tarieflijst logies- en overige kosten bij dienstreizen buitenland van de sector Rijk.

Declareren normvergoeding

Voor het declareren van normvergoedingen maak je gebruik van de webapplicatie Declaratie buitenland en overige kosten. Je berekent zelf met behulp van de tarieflijst de normvergoeding. Je voert het bedrag als één post in en licht de berekening toe. Met vragen over de vergoedingssystematiek, declaraties en het declaratieproces, kun je terecht bij de financiële administratie van jouw faculteit of dienst.