Handleiding frequent verzuimgesprek

Een gesprek i.v.m. frequent verzuim wordt gevoerd nadat de medewerker zich drie keer in een jaar ziek heeft gemeld.

Doel van het gesprek

Doel van het gesprek is het achterhalen van beïnvloedbare oorzaken en het ondernemen van acties teneinde een volgende ziekmelding te voorkomen vanuit de overtuiging dat frequent verzuim beïnvloedbaar is.

Verloop van het gesprek

Leg het doel van het gesprek uit en geef de medewerker objectieve cijfers over het verzuim, exacte data, de duur en het verzuimpatroon. Geef aan wat het betekent voor de medewerker zelf, de afdeling en de collega’s als de betreffende medewerker onverwacht weg blijft. Schets het probleem dat ontstaat door het verzuimgedrag van de medewerker.

Vraag:

-

welke zaken mee hebben gespeeld bij het nemen van de beslissing om ziek te melden;

-

of er verband is tussen het werk en de ziekmelding;

-

of de medewerker acties heeft genomen of nog gaat nemen om oorzaken te beïnvloeden, een vierde melding te voorkomen;

-

je iets voor de medewerker kan doen, zodat een verzoek in de toekomst niet nodig zal zijn.

Als de medewerker niet spontaan verband legt tussen zijn verzuimgedrag en werk, kun je daarop doorvragen. Je gaat op zoek naar het probleem achter het probleem. Dit kan zijn werkdruk, de fysieke belasting, de ondersteuning van leidinggevende en collega’s, de ondersteuning en/of belemmering van de thuissituatie, de mate waarin de medewerker zelf invloed kan uitoefenen op de belastende en/of belemmerde factoren, de motivatie van waaruit de medewerker werkt enz.

De oorzaak van hoog frequent verzuim blijkt regelmatig problemen met de leidinggevende/collega’s te zijn en/of voort te komen vanuit overbelasting van de medewerker en/of belemmeringen vanuit de thuissituatie. Voor een juiste persoonlijke balans en het oplossen van belemmeringen in de thuissituatie is de medewerker verantwoordelijk. Je kunt hier de medewerker een luisterend oor bieden en tips en suggesties aanreiken om een optimale persoonlijke balans te bereiken en/of belemmeringen vanuit de thuissituatie op te lossen. Voor het oplossen van problemen met leidinggevenden/collega’s ben je samen met je medewerker verantwoordelijk. Durf als leidinggevende ook na te denken welk eigen gedrag een rol speelt. Maak een afspraak wanneer follow-up gegeven wordt aan dit gesprek en de afspraken die gemaakt zijn.

Verslaglegging

Voor verslaglegging wordt gebruik gemaakt van het format gespreksverslag i.v.m. frequent verzuim. Hierin worden de afspraken vastgelegd welke tijdens het gesprek gemaakt zijn. Verder worden de activiteiten die ondernomen gaan worden vastgelegd. Van belang is te vermelden wie de activiteit gaat ondernemen.