Onderzoek van de klacht door de klachtencommissie

De klachtencommissie stuurt de klachtbrief door aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. In de klachtprocedure wordt deze persoon als ‘aangeklaagde’ aangemerkt. Gelijk met het doorzenden van de klachtbrief wordt de aangeklaagde in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren op de klacht. Doorgaans moet deze reactie binnen twee weken worden ingediend.

De klachtencommissie nodigt vervolgens de klager en de aangeklaagde uit voor een hoorzitting. Op deze hoorzitting, die niet openbaar is, kunnen klager en aangeklaagde hun standpunten toelichten en kan de klachtencommissie hen bevragen. Klager en aangeklaagde kunnen zich tijdens de hoorzitting laten bijstaan, bijvoorbeeld door een vertrouwenspersoon of een collega.

Ter voorbereiding op de hoorzitting stelt de secretaris van de klachtencommissie een dossier samen. Dit dossier bevat in ieder geval de klachtbrief en de reactie daarop van de aangeklaagde. De klager, de aangeklaagde en de leden van de klachtencommissie ontvangen dit dossier voorafgaand aan de hoorzitting.

Indien nodig verzamelt de klachtencommissie aanvullend materiaal. In dat geval worden klager en aangeklaagde van deze stukken op de hoogte gesteld.

Op basis van haar bevindingen stelt de klachtencommissie een advies op. Dit advies bevat het verslag van de hoorzitting. De klachtencommissie geeft advies over de gegrondheid dan wel ongegrondheid van de klacht. Ook kan de klachtencommissie het college van bestuur adviseren bepaalde maatregelen of besluiten te nemen.

Het college van bestuur beslist vervolgens op basis van het advies van de klachtencommissie over de afhandeling van de klacht. Indien de conclusie van het college van bestuur afwijkt van het advies van de klachtencommissie vermeldt het college van bestuur in zijn beslissing de reden hiervoor.