Reisdeclaratie

Heb je tijdens een dienstreis kosten gemaakt die voor vergoeding in aanmerking komen, dan kun je deze na afloop declareren. Vergoeding vindt als regel plaats op basis van originele facturen. Als de decaan of directeur meent dat - gezien de omstandigheden - redelijkerwijs niet van jou kan worden verwacht dat je bewijsstukken overlegt, dan kan hij besluiten dat je mag volstaan met een schriftelijke opgave van gemaakte kosten.

Voor een bepaalde landen, hanteert de UT een afwijkende vergoedingssystematiek. Maak je een dienstreis naar een van deze landen? Dan heb je recht op een normvergoeding voor verblijfkosten, met uitzondering van de kosten van overnachtingen. Voor overnachtingen geldt ook voor deze bestemmingen de regel dat alleen werkelijke kosten worden vergoed, op basis van originele facturen.

Let op: de decaan kan besluiten dat het declareren van normvergoedingen voor een specifiek project niet is toegestaan vanwege subsidievoorschriften. In dat geval geldt de reguliere vergoedingssystematiek en vergoedt de UT alleen kosten die je aantoonbaar hebt gemaakt.

Je kunt een reisdeclaratie indienen tot drie maanden na het einde van een dienstreis. Daarna vervalt het recht op vergoeding van gemaakte kosten.

Reis- en verblijfkosten van een dienstreis binnen Nederland kun je declareren in de webapplicatie Reisdeclaratie binnenland. Voor het declareren van kosten van een buitenlandse dienstreis maak je gebruik van de webapplicatie Declaratie buitenland en overige kosten. Je vindt beide webapplicaties onder “Mijn UT Applicaties”.