Instructie voor secretariaten / kaartbeheerders

Binnen Mijn NS Zakelijk heb je als secretariaat / kaartbeheerder binnen je eigen account de beschikking over het beheergedeelte van de afdelingskaarten voor boeken van reizen, inzien van transacties en doorgeven van wijzigingen.

Beheer van een afdelingskaart in het kort:

-

Medewerkers die een zakelijke treinreis willen maken halen een afdelingskaart op bij de kaartbeheerder / het secretariaat

-

De kaartbeheerder laat het register invullen door de medewerker aan wie de Business Card wordt meegegeven

-

Hierbij worden o.a. OFI-nummer, reisgegevens, dag van afgifte en handtekening gevraagd (anders dan voorheen wordt er alleen gereisd via in- en uitchecken!)

-

De kaartbeheerder neemt na de gemaakte reis de kaart weer in en tekent deze af in het register (handtekening voor ontvangst)

-

Achteraf controleert de kaartbeheerder achteraf of de OFI-nummers als kenmerk moeten worden toegevoegd (wanneer deze afwijken van het standaard aan de kaart toegewezen OFI-nummer)

 

Wie kan een account aanmaken voor Afdelingskaarten?

In de meeste gevallen is het beheer van en het boeken op de afdelingskaarten ondergebracht bij de secretariaten / kaartbeheerders. De afdelingskaarten zijn door de (centrale) contactpersoon toegevoegd en ondergebracht bij een beheermodule binnen je persoonlijke Mijn NS Zakelijk account. Het wijzigen van kostenplaatsen en inzien van de reisgegevens verloopt op deze manier altijd via één centraal punt.

Het aanmaken van een account (eenmalig)

Als je nog niet beschikt over een account, kun je deze aanmaken via www.ns.nl/mijnnszakelijk (volg de instructies op het scherm). De (centrale) contactpersoon kan afdelingskaarten toevoegen aan jouw account onder het beheerdersgedeelte.

 

 

 

Mijn NS Zakelijk omgeving

Kenmerk aan een reis toevoegen

Als het OFI-nummer (door NS “kenmerk” genoemd) van de reis die is gemaakt met de Afdelingskaart gewijzigd moet worden, kies je voor kenmerk aan reis toevoegen. Je krijgt dan een overzicht te zien van de gemaakte reizen; zogenaamde Transacties. Is er gereisd met Check-in en Check-out dan kun je hier achteraf (na 2 dagen) het OFI-nummer wijzigen. Zie verder het onderdeel “Wijzigen van kostenplaatsen en het terugvinden van reishistorie” in deze instructie.

De kenmerken staan vermeld in de eerstvolgende factuurspecificatie (.csv). Daarnaast is het mogelijk om via een standaard button het kenmerk privé, woonwerk of zakelijk aan hun reis toevoegen. In het geval van een afdelingskaart zal het echter altijd om een zakelijke reis gaan.

Ook zie je in het startscherm nog knoppen voor Taxi, Greenwheels en Fyra. Medewerkers van de Universiteit mogen van deze reisopties echter geen gebruik maken. (Taxi alleen met uitdrukkelijke toestemming vooraf van leidinggevende)

 

 

 

Wijzigen van kostenplaatsen en het terugvinden van reishistorie

Na een reis kun je de kostenplaats wijzigen via het transactieoverzicht op Mijn NS Zakelijk. Kies daarvoor in het startscherm van Mijn NS Zakelijk voor de optie Kenmerk aan reis toevoegen. Selecteer vervolgens de juiste Afdelingskaart om een overzicht te krijgen van de gemaakte reizen. Je kunt op verschillende manieren zoeken naar gemaakte reizen in het transactieoverzicht. Dit wijst zich vanzelf. LET OP! Treinreizen zijn circa 2 dagen na reisdatum zichtbaar in dit overzicht. Klik bij de reis waarvoor het kenmerk moet worden gewijzigd op Kenmerk toevoegen en vul vervolgens het juiste OFI-nummer in (alleen cijfers, zonder verbindingsstreepje). Klik op Opslaan.

Vragen

Bij problemen met het aanmaken van uw account of het boeken van een reis kun je direct contact opnemen met de klantenservice van NS Zakelijk via nummer 030-300 11 11 (op werkdagen van 8.00 tot 18.00 uur) of per e-mail naar  nszakelijk@ns.nl.

Natuurlijk kun je ook contact opnemen met de contactpersoon voor je eenheid of kijken bij Vraag en Antwoord