NS-BC Vraag & Antwoord

ALGEMEEN

Wie krijgt de NS Business Card?

Je eenheid heeft een keuze gemaakt voor de persoonlijke of afdelingskaart op basis van zakelijk reisgedrag binnen de eenheid. Medewerkers die geen persoonlijke NS Business Card ontvangen, kunnen voor zakelijke OV- reizen gebruik maken van de afdelingskaart die bij het secretariaat/kaartbeheerder te verkrijgen is. Medewerkers die vanuit de UT gebruik maken van woonwerkregeling voor OV, ontvangen ongeacht de keuze van hun afdeling altijd een persoonlijke kaart.

Hoe lang is de NS Business Card geldig?

De nieuwe NS Business Card is in principe 5 jaar geldig.

Vanaf wanneer moet ik de NS Business Card gebruiken?

Vanaf 1 maart 2012 kunnen alle medewerkers van de UT voor zakelijke OV-reizen gebruik maken van de persoonlijke NS Business Card of de afdelingskaart. Het is niet mogelijk om na 1 maart 2012 een ander vervoerbewijs te declareren voor je dienstreis met de trein.

Hoe kan ik het OFI-nummer wijzigen?

De kaart is gekoppeld aan het OFI-nummer van de afdeling of bij een persoonlijke kaart aan het OFI-nummer waar ook de salariskosten van de medewerker op geboekt worden. Naar dit OFI-nummer worden alle kosten van de met die kaart gemaakte reizen doorbelast. Wil je een bepaalde reis ten laste laten komen van een ander OFI-nummer, omdat je voor meerdere afdelingen of projecten werkt, dan kun je dat aangeven in het veld kenmerk bij het boeken van de reis. Dit kenmerk prevaleert boven het aan de kaart gekoppelde OFI-nummer. Bij check in/out kun je het OFI-nummer wijzigen na reisdatum via Mijn NS Zakelijk onder Kenmerk aan reis toevoegen - managen reishistorie. Gebruikers van een afdelingskaart kunnen het OFI-nummer veelal vooraf doorgeven aan de kaartbeheerder, waarna deze het aan kan passen. Bij de nieuwe Businesskaart is het tevens mogelijk het OFI-nummer permanent te laten veranderen. Neem daarvoor contact op met je contactpersoon.
Let op! Voer in het veld kenmerk uitsluitend het OFI-nummer in. Géén extra tekst of verbindingsstreepje na de eerste drie cijfers toevoegen, het kenmerk wordt namelijk automatisch ingelezen.

Waar kan ik mijn reisgegevens inzien?

Reisgegevens zijn vanaf circa 2 dagen na de gemaakte reis, in te zien op Mijn NS Zakelijk.

Hoe worden de reiskosten verrekend?

De rekening wordt maandelijks naar UT gestuurd. Je NS Business Card bevat een persoonlijk kenmerk (OFI-nummer), waardoor de factuur automatisch ten laste komt van je eenheid. Standaard wordt aan de persoonlijke NS Business Card het OFI-nummer gekoppeld waar ook de salariskosten van de betreffende medewerker op worden geboekt. Indien de kosten van een dienstreis ten laste van een ander (project-)nummer moeten komen, bijvoorbeeld in het geval de kosten gedeclareerd worden bij een derde, kan het OFI-nummer achteraf aangepast worden. Alleen de kosten van de betreffende reis worden dan belast op het afwijkende OFI-nummer. Overigens geldt deze mogelijkheid ook bij de afdelingskaart, die gekoppeld is aan het OFI-nummer van de betreffende eenheid. Woon-werkverkeer komt eerst ten laste van HR, die dit dan verrekend bij de salarisadministratie. Wanneer je de kaart gebruikt voor woonwerkverkeer en dienstreizen is het belangrijk per reis in de portal aan te geven wat het doel was.

Wanneer ontvang ik een NS Business Card?

Medio maart 2013 ontvangen UT medewerkers hun NS Business Card. Medewerkers die geen persoonlijke NS Business Card ontvangen kunnen de afdelings NS Business Card gebruiken.
Wanneer je na februari in dienst treedt bij een eenheid met persoonlijke kaarten, duurt het circa 6 weken voordat de aanvraag voor je NS-BC is verwerkt. Hier hoef je niets voor te doen. Tot die tijd kun je gebruik maken van een afdelingskaart. Ga je werken bij een eenheid die gebruik maakt van afdelingskaarten dan kun je bij dienstreizen direct gebruik maken van de deze kaart.

Waarvoor kan ik de NS Business Card gebruiken?

De NS Business Card is alleen voor het maken van zakelijke OV-reizen. Daarnaast kun je met de NS-BC tijdens dienstreizen ook gebruik maken van de NS fietsenstalling en onder voorwaarden van de taxiservice. Ook kunnen kaarthouders (+ 1 introduce gratis gebruik maken van de NS HiSpeed Lounges op de stations in Amsterdam, Rotterdam en Schiphol, zie ook de site van NS HiSpeed.
De NS-BC kan dus NIET gebruikt worden bij privé reizen en internationale reizen en voor andere producten en diensten zoals OV-fiets en greenwheels.

Bij wie kan ik terecht voor vragen of meer informatie?

Je kunt contact opnemen met de contactpersoon voor NS binnen je eenheid of rechtstreeks met de NS via telefoonnummer 030 300 11 11 (tussen 8:00 uur en 18:00 uur) of via e-mail: nszakelijk@ns.nl

Hoe weet je welk OFI-nummer er aan de kaart gekoppeld is?

Standaard wordt aan de persoonlijke NS Business Card het OFI-nummer gekoppeld waar ook de salariskosten van de betreffende medewerker op worden geboekt. Indien de kosten van een dienstreis ten laste van een ander (project-)nummer moeten komen, bijvoorbeeld in het geval de kosten gedeclareerd worden bij een derde, kan het OFI-nummer achteraf aangepast worden. Alleen de kosten van de betreffende reis worden dan belast op het afwijkende OFI-nummer. Overigens geldt deze mogelijkheid ook bij de afdelingskaart, die gekoppeld is aan het OFI-nummer van de betreffende eenheid. Voor de meeste medewerkers zal gelden dat niet bij hen bekend is op welk OFI-nummer de salariskosten geboekt worden, in dit geval kun je er vanuit gaan dat je automatisch op het juiste nummer reist (zowel bij de persoonlijke als afdelingskaart). Voor medewerkers die vaker werken op of met verschillende projectnummers of voor verschillende afdelingen, geldt dat zij moeten opletten dat de reis op het juiste OFI-nummer geboekt wordt. Bij de contactpersoon voor NS binnen je eenheid is een lijst bekend met daarop de kaarten en daaraan gekoppelde OFI-nummers. Ook medewerkers die de kaart gebruiken voor zowel dienstreizen als woonwerkverkeer moeten opletten dat zij in de portal aangeven wat het doel van de reis geweest is. Dit is eenvoudig per reis aan te passen middels een uitklapmenu.

Kan ik nog (andere vervoersbewijzen voor de trein) declareren?

Met de invoering van de NS Business Card, zal het niet langer mogelijk zijn vervoersbewijzen voor de trein te declareren. Dit geldt dus o.a. voor papieren vervoersbewijzen en ook voor een privé trajectkaart. Busreizen en andere OV reizen dienen per 1 april 2014 ook via de NS Businesskaart gemaakt te worden en declareren zal op termijn ook daar niet meer mogelijk zijn.

ACTIVEREN

Hoe kan ik mijn pincode wijzigen?

Bij het telefonisch boeken, het aanvragen van een Mijn NS Zakelijk account, of het activeren/koppelen van een kaart aan het account, is een pincode nodig. De pincode bestaat de eerste keer uit de laatste vier cijfers van je kaartnummer. Wijzig bij het eerste gebruik deze default pincode. Ga naar MijnNS Zakelijk om de pincode te wijzigen. Zorg er wel voor dat je de pincode goed bewaart.
Ook beheerders van afdelingskaarten (secretariaten) wordt aangeraden, voor afgifte van de kaart, eerst in te loggen en een nieuwe pincode te kiezen.

Moet ik een Mijn NS (Zakelijk) account aanmaken?

Voor het online boeken van reizen en het achteraf wijzigen of inzien van de reisgegevens, is een Mijn NS Zakelijk account nodig. Aanmaken en activeren van een account kan op www.ns.nl/mijnnszakelijk/login. Rechts kun je een account aanmaken, aan de linkerzijde log je in. Bij het activeren/aanmaken van een Mijn NS Zakelijk account zijn de pincode en het kaartnummer nodig.
Bij afdelingskaarten beheert de kaartbeheerder/het secretariaat een centraal account voor alle kaarten.

DE KAART

Wat moet ik doen bij verlies of diefstal van de NS Business Card?

Van verlies of diefstal van de NS Business Card dien je direct melding te maken bij de contactpersoon van je eenheid. Mocht de contactpersoon onverhoopt niet bereikbaar zijn, kun je contact opnemen met de Centrale Kas van de Universiteit (zie ook contact).

Wat doe ik bij beëindiging van mijn dienstverband?

Lever voor je laatste werkdag je kaart in bij de contactpersoon van je eenheid. Heb je op je kaart ook een woonwerkabonnement via de UT, dan lever je de kaart in bij HR. Vraag altijd een bewijs van afgifte.

Wat moet ik doen als ik mijn persoonlijke kaart niet wil?

Wanneer je afstand wilt doen van je kaart, bijvoorbeeld omdat je nooit reist en niet het risico wilt lopen de kaart te verliezen, kun je deze inleveren bij de Centrale Kas of de contactpersoon van je eenheid. Let op! De kaart wordt vervolgens geblokkeerd.

Wat moet ik doen als mijn kaart defect of beschadigd is?

Meldt dit bij de contactpersoon van je eenheid en lever de kaart daar in. Je ontvangt zo snel mogelijk een nieuwe kaart.

Hoe lang is mijn NS Business Card geldig?

De nieuwe NS Business Card is 5 jaar geldig m.i.v. 1 april 2014.

Kost de NS Business Card mij iets?

Nee. Bij verantwoord gebruik zijn er voor UT medewerkers geen extra kosten verbonden aan het gebruik van de NS Business Card voor dienstreizen met het OV. Als je ook voor woonwerkverkeer een kaart toegekend krijgt hangen de kosten af van je recht op vergoeding.

Kan ik saldo op mijn (afdelings-)kaart zetten?

Nee. De voorwaarden van de NS Business Card staan niet toe saldo op de NS Business Card te laden. Mocht je toch saldo op de kaart hebben geladen en hier vragen over hebben, dan kunt je contact opnemen met TLS via klantenservice OV-chipkaart (0900-0980 (€ 0,10 p.m.). Tegenwoordig is al het OV in Nederland aangesloten via de NS-BC. Voor reizen met bus, tram, metro en trein is het niet nodig saldo op de kaart te laden.

Wat moet ik doen als ik mijn pincode ben vergeten?

Wanneer je beschikt over een persoonlijke kaart en als een MijnNS Zakelijk account hebt, staat de pincode van de kaart in het overzichtsscherm van Mijn Business Card, bij toon pincode. Ook kun je contact opnemen met de klantenservice van de NS.

REIZEN

Wat is er geregeld voor het woon-werkverkeer?

Voor het woon-werkverkeer maakt een deel van de UT medewerkers gebruik van een trajectabonnement. Per 1 april 2014 zal dit abonnement geintegreerd worden op de NS-BC (specifieke informatie hierover ontvang je via HR). Wanneer je een woonwerkabonnement hebt voor 2e klas, kun je je kaart bij gebruik voor een dienstreis eventueel voor die dag upgraden naar 1e klas via de kaartautomaat op het station. Je zult dus zelf de afweging moeten maken of het, gezien het tijdstip van de reis, nodig is.

Kan ik de NS Business Card direct gebruiken?

Ja. In- en uitchecken is standaard geactiveerd. Daarnaast kunnen medewerkers met een persoonlijke kaart een Mijn NS Zakelijk account aanvragen. Via dit account zijn gegevens in te zien, OFI nummers aan te passen en kun je aangeven of een reis woonwerkverkeer of een dienstreis betrof.

Kan ik nog treinreizen vooraf boeken?

Nee, met ingang van de nieuwe NS-BC op 1 april 2014 kunnen alle reizen gemaakt worden via in- en uitchecken. Vooraf boeken mag niet meer.

Moet ik in- en uitchecken bij overstappen naar een andere trein?

Als je wisselt van vervoerder (bijvoorbeeld van NS overstapt op een Syntus trein) moet uitchecken bij de ene vervoerder en weer inchecken bij de ander.

Kan ik met meerdere mensen op een NS Business Card reizen?

Nee. Op iedere NS Business Card kan, net als op een gewone OV-chipkaart, slechts een persoon tegelijk reizen. Meereiskorting geldt alleen voor de kaarten waarop een (kortings-)abonnement is geactiveerd. Standaard beschikt de persoonlijke NS-BC niet over een kortingsabonnement, alleen voor veelreizigers en medewerkers die recht hebben op woonwerkverkeer zijn abonnementen geactiveerd. Of dit voor jou geldt kun je navragen bij de contactpersoon van je afdeling of voor woonwerkverkeer bij HR. Bij eenheden die alleen reizen met afdelingskaarten is er vaak 1 kaart waarop een kortingsabonnement geactiveerd is.

In welke klasse kan er worden gereisd?

De kaart is standaard ingesteld op 1e klas overeenkomstig het reisbeleid van de UT, tenzij je ook recht hebt op een woonwerkabonnement via de UT, dan staat standaard 2e klas. Gebruik je de kaart voor een dienstreis, kun je afhankelijk van het tijdstip van je reis en de verwachte drukte ervoor kiezen het abonnement voor die dag op te hogen naar 1e klas.

Hoe pas ik de standaard reisklasse van mijn kaart aan?

Het wisselen van de aan je kaart gekoppelde klasse gaat door middel van een online aanvraag via je Mijn NS Zakelijk account of per dag via de kaartautomaat. Wil je permanent je klasse laten wisselen, kun je dit aangeven bij de contactpersoon van je afdeling (natuurlijk wel binnen de regels).

Mag ik de NS Business Card ook gebruiken voor woon-werkverkeer of privéreizen?

De NS-BC mag NIET gebruikt worden voor privéreizen. Wanneer je recht heb op een woonwerkabonnement van de UT, wordt deze per 1 april 2014 geintegreerd op de NS-BC.
Oneigenlijk gebruik of misbruik van de kaart zal worden verhaald op de medewerker waarbij de Universiteit Twente gerechtigd is de kaart onmiddellijk in te nemen en de kosten te verrekenen met aan de medewerker te verrichten betalingen. Ten aanzien van de medewerker die de kaart oneigenlijk gebruikt kunnen disciplinaire maatregelen getroffen worden.

Kan ik met de NS Business Card ook andere producten of diensten gebruiken.

Ja, maar dit geldt niet voor alle diensten. De Universiteit Twente biedt medewerkers de mogelijkheid met de NS-BC ook gebruik te maken van de NS fietsenstallingen en onder voorwaarden van (trein)taxiritten. Voor het gebruik van de taxi heb je vooraf toestemming nodig van je leidinggevende..
Er kan dus geen gebruik worden gemaakt van overige producten en diensten zoals de OV-fiets, Greenwheels en de NS-scooter.

Wanneer heb ik recht op geld terug bij vertraging?

Bij een vertraging die langer dan een half uur duurt, heb je recht op een vergoeding van (een deel van) de ritprijs. Dit geldt ook voor reizen die je maakt met NS Business Card.

Om een verzoek tot vergoeding in te dienen, kun je het volgende doen: Haal het formulier Geld terug bij vertraging (én de portvrije antwoordenvelop) op bij de NS-servicebalie, Kiosk en/of AH to go met NS-kaartverkoop. Of vraag het aan bij NS Klantenservice 0900-202 11 63 (0,10 euro p.m.). Vink op dit formulier NS Business Card aan en vul je kaartnummer in. Als je een Mijn NS Zakelijk account hebt, kun je ook een aanvraag doen via dit account. Meer informatie over geld terug bij vertraging (pdf).

Hoe kan ik mijn reisgegevens inzien of een reiskenmerk toevoegen?

Via de MijnNS Zakelijk portal is het mogelijk een reiskenmerk toe te voegen of gegevens in te zien. Reisgegevens verschijnen vanaf circa 2 dagen na de gemaakte reis in de portal. Bij het in/uitchecken is het kenmerk (OFI-nummer) achteraf aan te passen via de portal. Een OFI-nummer moet altijd zonder verbindingsstreepje of extra tekens ingevuld worden. Ook kun je in de portal aangeven of een traject woonwerk of een dienstreis betrof.

Kan ik mijn NS Business Card gebruiken in bus, tram en metro?

Ja, met de NS Businesskaart kun je per 1 april 2014 gebruik maken van alle reguliere OV binnen Nederland.

Wat als ik mijn NS business Card ben vergeten?

Bij het vergeten van de kaart is de enige optie het kopen van een los vervoerbewijs. Vervolgens kun je je voor verdere afhandeling wenden tot de contactpersoon van je eenheid.

REIZEN BOEKEN

In- en uitchecken of boeken?

Met de NS Businesskaart reis je per 1 april 2014 altijd middels in- en uitchecken. Het boeken van reizen is verdwenen. Let wel op dat je altijd zowel in- als ook uitcheckt. Het correctietarief door onjuist gebruik of het vergeten in- of uit te checken, kan worden verhaald op de gebruiker.

Hoe kan ik een geboekte taxirit wijzigen of annuleren?

Online of telefonisch via 0900-204 2000 (0,10 euro p.m.).
Een taxirit kun je tot 15 minuten voor het afgesproken tijdstip annuleren of wijzigen. De taxi wacht 5 minuten op de afgesproken plaats.
Je Treintaxirit naar het station vraag je minimaal een half uur van te voren aan. Je kunt je rit wijzigen of annuleren tot 30 minuten voor het afgesproken ophaaltijdstip. De rit vanaf het station kunt je alleen via de Treintaxizuil aanvragen en dus niet wijzigen. Indien een reis op het laatste moment dient te worden gewijzigd dan kunt u contact opnemen met NS Business Services via 030-300 1111.

Hoe boek ik telefonisch een taxi?

Bel 0900 - 204 2000 (0,10 euro p.m.). Zorg ervoor dat je je reisgegevens, kaartnummer en pincode bij de hand hebt.

Welke gegevens heb ik nodig om te boeken

  • Het kaartnummer en bijbehorende pincode

  • Je OFI-nummer (wanneer deze afwijkt van het standaard aan de kaart gekoppelde OFI-nummer, dien je deze als kenmerk door te geven)

  • Je reisgegevens.

Hoe kan ik mijn reisgegevens inzien, het soort reis of een reiskenmerk toevoegen?

Op MijnNS Zakelijk kun je bij Kenmerk aan reis toevoegen - Managen reishistorie een reiskenmerk toevoegen. Reisgegevens zijn vanaf circa 2 dagen na de gemaakte reis in te zien op MijnNS Zakelijk.

IN- EN UITCHECKEN

In- en uitchecken of boeken?

Met de NS Businesskaart reis je per 1 april 2014 altijd middels in- en uitchecken. Het boeken van reizen is verdwenen. Let wel op dat je altijd zowel in- als ook uitcheckt. Het correctietarief door onjuist gebruik of het vergeten in- of uit te checken, kan worden verhaald op de gebruiker.

Is het in- en uitchecken standaard geactiveerd?

Ja, in- en uitchecken staat standaard geactiveerd. Je kunt je kaart dus direct gebruiken om te reizen.

Ik ben vergeten uit te checken? Wat kan ik doen?

Als je vergeet uit te checken kunt dezelfde dag alsnog doen. Wilt je gelijk daarna weer inchecken voor een volgende rit, dan kan dit na 3 minuten wachttijd. Als je niet uitcheckt, wordt een correctietarief (variërend van €10 tot €65) doorberekend.

Wat als ik niet kan inchecken?

Indien een poortje of paaltje niet werkt, dien je een ander poortje of paaltje te zoeken en in te checken. Indien alle poortjes of paaltjes op een station niet werken, dan kun je de reis alsnog telefonisch of via internet boeken.

Wat als ik niet kan uitchecken?

Meld dit z.s.m. bij de contactpersoon voor NS binnen je eenheid. Er wordt een correctietarief in rekening gebracht. Je contactpersoon kan een verzoek tot restitutie indienen.

Moet ik tussentijds in- en uitchecken als ik overstap naar een andere trein?

Wanneer je overstapt naar een andere NS-trein hoef je tussentijds niet in- en uit te checken. Stap je over op een andere treinvervoerder, dan moet je uitchecken bij de NS en weer inchecken bij de andere vervoerder.

Wanneer moet ik niet in- en uitchecken?

Wanneer je overstapt naar een andere NS-trein hoef je tussentijds niet in- en uit te checken. Stap je over op een andere treinvervoerder, dan moet je uitchecken bij de NS en weer inchecken bij de andere vervoerder.