Het boeken van een vlucht

Geautoriseerde boekers

Het boeken van reizen kan alleen gedaan worden door geautoriseerde medewerkers (veelal het secretariaat). Deze geautoriseerde medewerkers zijn door hun eenheid aangewezen als ‘boeker’ voor het boeken van simpele reizen (bijv. Amsterdam – Athene – Amsterdam) met ATP Online. Meer informatie over het boeken met ATP Online is te vinden in de Getting Started Guide op deze website en binnen ATP Online zelf. Voor gecompliceerde reizen kan assistentie gevraagd worden van de UT Travel Unit.

Handleiding voor het boeken

1.

Help: is te vinden onder service tool --- > getting started

2.

Recent flights: onthoudt de laatste 8 zoekopdrachten en boekingen

3.

Add passenger profile: hier moeten naam, paspoort etc. ingevuld worden

Het boeken zelf:

1. Kies de vertrek en aankomst luchthaven plus de data

2. Kies de vlucht

3. Kies uit “add passenger profiles” de naam van de reiziger

4. Vul het “Purchase order No.” in:  dit is het OFI-nummer

5. Select payment:

· Voor low cost airlines kies ”American Express” en security number = CVC (staat er achter). Hier geldt “betalen is boeken”, geen bedenktijd

· Voor andere luchtvaartmaatschappijen kies “to account”. Er is een zitplaats gereserveerd. Deze wordt na  1 à 2 dagen automatisch omgezet in een definitieve boeking . ATP stuurt  na elke boeking per mail de bedenktijd. 

6. Bij “booking options” kies ”assisted”

7. Voor low cost airlines zet in het scherm “Booking Notes” “koffer bijboeken” als er een koffer mee moet. De meerkosten zijn ca. E 15 per enkele reis.

8. Het boekingsnummer dat wordt gegeven is een nummer van ATP en is GEEN ticket. Het “ticketnummer“ wordt nagestuurd.

Voor het boeken via de UTTU vul je een reisaanvraagformulier (Travel Request Form) in en stuur je dit ondertekend en vergezeld van een kopie van het paspoort naar travelunit-itc@utwente.nl.

Reiziger

1.

Voorafgaand aan het boeken van de reis is goedkeuring nodig. Hiervoor blijven de bestaande goedkeuringsprocedures gelden van de faculteit of dienst.

2.

Zorg voor de volgende informatie:

a.

Plaats van bestemming, vertrek- en aankomstdatum, tijd,….

b.

Personalia: ID nummer (paspoort), verloopdatum document, ….

c.

Speciale voorkeuren: allergieën, dieetwensen ….

d.

OFI nummer en (globaal) budget

3.

Neem contact op met je geautoriseerde boeker (veelal het secretariaat)*

4.

Zorg voor de noodzakelijke reisbescheiden zoals visum, etc.

*ITC medewerkers blijven gebruik maken van de UTTU

Let op

-

Hotels, treinreizen en overige producten hoeven niet verplicht via ATP geboekt te worden

-

Je kunt geen vlucht boeken zonder geldig OFI nummer

-

Je alleen een vlucht boeken met gebruik van een geldig UT emailadres (@utwente.nl)

-

Bij low cost airlines is ruimbagage niet altijd inclusief. Als er toch een koffer mee moet zorg er dan voor dat je dit aangeeft in de “booking notes”

-

Het UT reisbeleid staat alleen economy class vluchten toe. Als het nodig is kun je hiervoor contact opnemen met de UTTU

-

ITC blijven gebruik maken van de UTTU voor het boeken van hun reizen

Tips

-

Controleer altijd of je naam (voor- en achternaam) correct gespeld zijn (overeenkomstig je paspoort of ID). Bij vrouwen: MRS is slechts een indicatie van je sekse, niet je burgerlijke status.

-

Je kunt je vluchtgegevens inzien via www.viewtrip.com. Hiervoor is het ticketnummer nodig. Voor het inzien van je vluchtgegevens is ook een aparte handleiding.

-

Probeer in geval van nood altijd eerst contact op te nemen met je verzekering. Neem alleen contact op met de ATP Emergency Travel Desk buiten kantooruren.

-

Wanneer je vragen hebt kun je altijd contact opnemen met de UTTU via travelunit@itc.nl.

-

Neem contact op met je luchtvaartmaatschappij wanneer je koffer niet arriveert op bestemming en laat een PIR (Passenger Irregularity Report) opmaken. Als je koffer niet meer diezelfde dag arriveert, kun je de luchtvaartmaatschappij vragen om je noodzakelijke uitgaven (US$ 50) te dekken, zodat je in ieder geval een tandenborstel e.d. kunt aanschaffen.

-

Soms is het noodzakelijk dat je je terugvlucht nog bevestigd op de plaats van bestemming bij de lokale luchtvaartmaatschappij. Met KLM en een aantal andere grotere luchtvaartmaatschappijen is dit niet nodig.

-

Maak altijd een printje van je ticket en neem dit mee naar de check-in balie op het vliegveld. In sommige landen is het nodig dat je deze informatie op papier kunt verstrekken.

-

Soms is het mogelijk vooraf online in te checken (bijv. KLM 30 uur, BA 24 uur van tevoren). Je kunt je bagage dan inchecken via de bagage drop-off points.

-

De meest actuele informatie over bagage, inchecken etc. vind je op de website van de luchtvaartmaatschappij