FAQ reiziger

Boeken en ATP Online

Wie kunnen er boeken via ATP Online?

Elke organisatie-eenheid op de UT (faculteit, dienst, etc.) heeft een aantal mensen aangewezen om reizen te boeken voor hun groep. In veel gevallen betreft dit het secretariaat.

Is het mogelijk zelf mijn reis te boeken in ATP Online?

Nee, zonder autorisatie (gebruikersnaam en wachtwoord) is het niet mogelijk om te boeken in ATP Online. Slechts een beperkt aantal mensen hebben een account waarmee zij in kunnen loggen. Veelal zijn dit de secretariaten. Zij kunnen dus een vlucht voor je boeken.

Mag ik ook ergens anders boeken dan via ATP?

De UT heeft zich verplicht alle vluchten af te nemen bij ATP. Reizen geboekt via een andere aanbieder mogen dan ook niet vergoed worden en zijn op die manier verplicht.

Het boeken van overige reisproducten (hotel, trein, auto) via ATP is echter niet verplicht.

Kan ik ATP Online gebruiken om een idee te krijgen van de vluchtopties?

Nee. Slechts een beperkt aantal mensen heeft een account. We raden je dan ook aan een geautoriseerde boeker te vragen naar de vluchtinformatie. Vluchtopties en prijzen in ATP Online wijken af van de opties en prijzen van andere aanbieders en de reguliere ATP site.

Welke informatie is er nodig voor het boeken van een vlucht?

Bestemming, gewenste vertrek- en aankomstdatum, tijd

Volledige naam en voorletters volgens paspoort / ID

Nationaliteit

ID/Paspoortnummer en vervaldatum

OFI nummer

Speciale wensen / dieetwensen / allergieën etc.

Hoe kan ik een vlucht wijzigen of annuleren?

Vraag je boeker om de vlucht te annuleren of wijzigen. NB! Hier zijn vaak vanuit de luchtvaartmaatschappij wel kosten aan verbonden.

 

Is het ook mogelijk om voor een derde partij, zoals een partner te boeken?

Nee, dat is niet mogelijk. Er is wel een mogelijkheid om privé (vaak creditkaart nodig) dezelfde reis te boeken via ATP en deze achteraf te laten koppelen. Op die manier reis je wel samen, maar worden de reizen apart gefactureerd.

Is het mogelijk een deel van de reiskosten van een privérekening af te boeken?

Nee, dat is niet mogelijk.

Is het mogelijk een vlucht te boeken zonder geldig OFI nummer?

Nee, alle dienstreizen dienen vooraf goedgekeurd te worden door de budgethouders. Zonder geldig OFI nummer zal de boeking zonder bericht worden geannuleerd.

Mag ik businessclas vliegen?

Nee, het UT reisbeleid staat niet toe dat er businessclass gereisd wordt. Wanneer nodig kun je contact opnemen met de UTTU.

Wie ontvangt (een kopie van) het ticket?

Tickets worden verzonden naar de geautoriseerde boeker. Deze stuurt ze door. Mocht hier onverhoopt wat misgaan, ontvangt de UTTU voor iedere boeking een kopie.

Overige services

Kan ATP voor mijn visum zorgen?

Nee, iedere reiziger is zelf verantwoordelijk voor de juiste reisbescheiden (visum, andere reisdocumenten, vaccinaties). ATP en de UTTU kunnen je wel van advies dienen. Daarnaast bevat de reisbevestiging vaak ook informatie over het al dan niet nodig zijn van een visum of andere reisbescheiden. Meer informatie over visa is te vinden op: www.visumdienst.nl.

Waar registreer ik mijn verblijf in het buitenland (i.v.m. noodsituaties)?

UT medewerkers moeten zich registreren via Registratie verblijf buitenland in de UT ‘webapplicaties’. Hier vind je ook de aanvraag reisverzekering.

 

Is er een algemene annuleringsverzekering voor UT medewerkers?

Nee, deze is er niet.

Welke extra services biedt ATP (buiten vliegreizen)?

NB! Gebruik van deze services is niet verplicht. 

- Hotel
- Voertuigenverhuur
- Internationale treinreizen
- Visa
- Sms alert (hier zijn kosten aan verbonden)

Kan ik ook binnenlandse (binnen Nederland) treinreizen boeken via ATP?

Nee. Voor treinreizen binnen Nederland maakt de UT gebruik van de NS-Businesskaart.

Is de SMS alert service gratis?

Nee, je betaalt een klein bedrag per ontvangen bericht. Bij vertrek vanuit Enschede raden wij het gebruik van de sms alert af. Veelal ben je toch al onderweg wanneer de sms je erop attendeert dat je vlucht gewijzigd of geannuleerd is. Meer informatie is te vinden op www.vliegtijdensms.nl.

 

Zijn er aanvullende afspraken gemaakt over de uitstoot van CO2? 

Nee.

Bij wie kan ik tijdens mijn verblijf in het buitenland terecht in geval van nood?

In eerste instantie kun je altijd het beste contact opnemen met je verzekering. Zij zijn vaak het best in staat je zo snel mogelijk te helpen of een terugvlucht voor je te regelen (beter dan ATP of jijzelf). Wanneer je verzekering echt niet in staat is te helpen kun je buiten kantooruren en in het weekend contact opnemen met de ATP Travel Emergency Desk + 31 (0) 20 2011 350. In alle andere gevallen bel je de UTTU of ATP Enter.

ATP @ UT

Vanaf welke datum boeken we via ATP en is het boeken via ATP verplicht?

De startdatum van het contract met ATP is 15 maart 2013. Met dit contract verplicht de UT zich voor buitenlandse vluchten gebruik te maken van reisagent ATP. Vluchten geboekt via een andere reisagent kunnen daarom niet meer vergoed worden.

Andere reisproducten zoals hotelovernachtingen hoeven niet via ATP geboekt te worden.

 

Wat is de URL van deze website en wat zijn de contactgegevens voor ATP? 

Website: www.utwente.nl/travel/atp
ATP kantoor Enter: +31 (0)547 286 026

ATP Travel Emergency Desk + 31 (0) 20 2011 350 (Alleen in nood buiten kantooruren. Probeer altijd eerst de verzekering)
Email: utwente@atpi.com

 

Welke voordelen zitten er aan het boeken via ATP? 

Je hoeft het gros van je reiskosten niet meer te declareren omdat deze automatisch via het OFI nummer verrekend worden met de UT. Ook zorgt dit voor een substantiële vermindering van de kosten die gemaakt worden voor het verwerken van de declaraties. 
Daarnaast had de UT eerder contact met veel verschillende reisagenten die alleen een eigen (vaak hogere) fee berekenden per gemaakte boeking. Door alle reizen af te nemen via een aanbiedere zijn we in staat nu een scherpe prijs te bedingen tegen een relatief lage fee. 
Bij het boeken via ATP Online kan een profiel aangemaakt worden per reiziger. Op die manier hoeft er voor de frequent flyers niet steeds dezelfde informatie ingevuld te worden, maar kan gewoon het profiel geselecteerd worden. Deze functie stuurt ook herinneringen bij het verlopen van het paspoort.