FAQ "boekers"

Boeken van een vlucht

Wanneer kan ik contact opnemen met de UT Travel Unit en wanneer moet ik zelf boeken via ATP Online?

De regel is dat wanneer het een retourvlucht betreft van A naar B (bijv. Amsterdam – Barcelona – Amsterdam) je deze moet boeken via ATP Online. Bij complexe reizen met bijvoorbeeld meerdere bestemmingen kun je voor hulp terecht bij de UTTU.

Let op! ITC medewerkers zullen voorlopig nog blijven boeken via de UTTU.

Wat zijn de contactgegevens van de UT Travel Unit (UTTU)?

The UT Travel Unit is gevestigd binnen het ITC.

UTTU ITC Gebouw

Hengelosestraat 99, Enschede

Wendy Kremer-Stiksma and Ginie Gerrits-Oosterlaken

Kamer 1-104

Telefoon: 053-4874370 (Wendy) en 053-4874408 (Ginie)

E-mail: travelunit-itc@utwente.nl of travelunit@itc.nl

Aanwezig: 09:00 - 16:00

Welke informatie heb ik nodig om een vlucht te boeken?

Bestemming, gewenste vertrek- en aankomstdatum

Volledig naam en voorletters volgens het paspoort/ID (voor getrouwde vrouwen betekent dit hun meisjesnaam)

Nationaliteit

Paspoort of ID/rijbewijs nummer en vervaldatum

OFI nummer

Wanneer nodig: speciale wensen en eisen, bijvoorbeeld allergieën/dieetwensen

 

Wat moet ik doen wanneer een bepaalde vlucht niet te boeken is via ATP Online? 

Neem contact op met ATP Enter of de UTTU. Sommige zeer specifieke luchtvaartmaatschappijen of vluchten ontbreken in ATP Online, maar doorgaans zijn deze op verzoek wel te boeken.

Kan ik een businessclass vlucht boeken?

Nee, het reisbeleid van de UT staat niet toe dat er businessclass gevlogen wordt. Wanneer je een businessclass vlucht boekt via ATP Online wordt deze automatisch (zonder bericht) geannuleerd, neem daarom altijd contact op met de UTTU.

Wie ontvangt (een kopie van) het ticket?

Als boeker ontvang je het ticket via de mail (en voorafgaand een bevestiging). Daarnaast beschikt de UTTU altijd over een kopie van iedere boeking.

 

Hoe geef ik aan op welk OFI nummer geboekt kan worden en kan er geboekt worden of meerdere OFI nummers?

Het is niet mogelijk op meerdere OFI nummers te boeken. Per boeking kun je het OFI nummer aangeven in het Purchase order No vak. Als het nodig is de kosten van de vluchten te spreiden over meerdere OFI nummers, moeten deze apart geboekt worden. De vluchten kunnen dan achteraf gekoppeld worden door UTTU of ATP Enter.

 

Is het mogelijk te boeken voor een derde partij, zoals bijvoorbeeld een partner? 

Nee dat is niet mogelijk. Een oplossing is de vlucht apart (prive) te boeken via bijvoorbeeld www.atp.nl en de vluchten achteraf te laten koppelen door ATP of de UTTU. Op die manier kun je wel samen reizen, maar worden de vluchten apart verrekend.

Is het mogelijk om een deel van de kosten af te boeken van een privé rekening?

Nee, dat is niet mogelijk.

 

Is het mogelijk om extra wensen aan te geven, zoals extra beenruimte?

In een flight profile kun je aangeven of er extra wensen/benodigdheden zijn, zoals dieetwensen, extra beenruimte, speciale aandoeningen. Houd er wel rekening mee dat het in veel gevallen niet mogelijk is om vooraf automatisch een stoel te reserveren met extra beenruimte. Het kan zijn dat er extra kosten aan verbonden zijn of dat de reiziger dit zelf op het vliegveld of bij het inchecken aan moet geven. Bij dringende wensen raden we aan contact op te nemen met ATP Enter of de UTTU.

Is het mogelijk een vlucht te boeken zonder geldig OFI nummer?

Nee. Voor alle zakenvluchten moet je vooraf toestemming hebben van de budgethouder en moet er een geldig OFI nummer beschikbaar zijn. Boekingen zonder OFI nummer zullen automatisch (zonder bericht) worden verwijderd.

 

Waar kan ik het OFI nummer invullen tijdens het boeken?

Het OFI nummer moet ingevuld worden als referentie onder Purchase order No.

 

Is het mogelijk om de facturen van geboekte vluchten in te zien via ATP Online?

Nee, dat is niet mogelijk. Maar de reservering laat alle verwachte kosten zien (uitgezonderd fees).

 

Is het mogelijk een optie te nemen op een vlucht?

Ja. Via ATP online neem je in eerste instantie een optie op een bepaalde vlucht. In de bevestigingsmail vind je vervolgens de geldigheidsperiode van het aanbod (deze periode wordt bepaald door de luchtvaartmaatschappij). Let op! Zonder tegenbericht, wordt de boeking automatisch definitief na het verstrijken van de geldigheidsperiode. Als je wat wilt wijzingen in de reservering kun je dat doorgeven bij ATP door gebruik te maken van het messaging systeem binnen ATP Online.

Hoe kan ik een vlucht annuleren of wijzigen?

Je kunt een vlucht wijzigen of annuleren door contact op te nemen met ATP via het messaging systeem binnen ATP Online. NB! In de meeste gevallen berekent de luchtvaartmaatschappij kosten voor het wijzigingen dan wel annuleren van een vlucht.

Is het vervoer van een koffer / bagage altijd inclusief?

Nee. Handbagage is wel inclusief. Veelal is bij het reizen met een low-cost luchtvaartmaatschappij (binnen ATP Online aangegeven met een gele ‘L’) het vervoer van ruimbagage niet inclusief en dient apart bijgeboekt te worden. In dat geval kun je dit aangeven in het opmerkingen veld (remarks).

ATP Online (tool)

Hoe log ik in bij ATP Online?

Je kunt inloggen bij ATP Online met je gebruikersnaam (combinatie van je naam en faculteit) en wachtwoord. Let op dat deze hoofdlettergevoelig zijn. Mocht je je wachtwoord of gebruikersnaam vergeten zijn, neem dan contact op met de UTTU.

 

Hoe kan ik een vlucht boeken met een low-cost (buget) maatschappij?

Het boeken van een vlucht met een low-cost maatschappij is alleen mogelijk met een creditkaart. In ATP Online is het mogelijk deze vluchten te boeken op een virtuele UT creditkaart die automatisch verrekend wordt via het OFI nummer (American Express xxxxxxxxxxx.1001). Low-cost maatschappijen zijn binnen ATP Online te herkennen aan een gele ‘L’.

Kan ik mijn laatste zoekopdrachten nog terugvinden?

Je kunt je zoekgeschiedenis terugkijken door op search history te klikken links onderin het scherm.

Wat moet ik doen bij een foutmelding tijdens het gebruik van ATP Online?

Als je een foutmelding krijgt, kun je het nummer van je sessie noteren (laatste nummer rechts bovenin). Vervolgens neem je contact op met ATP Enter om na te gaan wat er mis ging. Voor het boeken kun je in dat geval ook contact opnemen met de UTTU.

Is er een help functie beschikbaar?

Ja. Voor hulp kun je gebruik maken van de Getting Started Guide in ATP Online.

Overige services

Biedt ATP buiten vliegtickets nog andere reisproducten aan?

Buiten vluchten biedt ATP ook de mogelijk voor het boeken van:

- Hotels
- Huurwagens
- Internationale treinreizen
- Sms alert (extra kosten)

Is het mogelijk om treinreizen binnen Nederland te boeken via ATP?

Nee. Voor binnenlandse treinreizen maakt de UT gebruik van de NS-Businesskaart.

Zijn er kosten verbonden aan de sms alert service?

Ja, je betaald een klein bedrag per ontvangen sms. Wanneer je vanaf Enschede vertrekt raden wij aan geen gebruik te maken van deze service, omdat de vertrektijd in Enschede meestal eerder komt dan de alert via sms. In veel gevallen ben je dus toch al onderweg. Meer informatie www.vliegtijdensms.nl.

 

Zijn er extra afspraken gemaakt over de uitstoot van CO2?

Nee.

Kan ATP ook een visumaanvraag regelen?

Nee, iedere reiziger is zelf verantwoordelijk voor het in bezit zijn van de juiste reisdocumenten (en vaccinaties), waaronder een visum. ATP en de UTTU kunnen wel advies geven over visumzaken. De vluchtbevestiging geeft doorgaans ook informatie over het al dan niet nodig zijn van een visum. Voor meer informatie zie www.visumdienst.nl.

ATP @ UT

Vanaf welke datum kan ik boeken via ATP en is het boeken via ATP verplicht?

De startdatum van het contract met ATP is 15 maart 2013. Met dit contract verplicht de UT zich voor buitenlandse vluchten gebruik te maken van reisagent ATP. Vluchten geboekt via een andere reisagent kunnen daarom niet meer vergoed worden.

 

Wat is de URL van deze website en wat zijn de contactgegevens voor ATP?

Website: www.utwente.nl/travel/atp

Voor informatie over boekingen kun je contact opnemen met ATP via het messaging systeem in ATP Online.

ATP kantoor Enter: +31 (0)547 286 026
Online helpdesk: +31 (0) 20 2011 288, e-commercesupport@atpi.com
Telefoon Emergency desk: +31 (0)20 2011 350 (Alleen in nood buiten kantooruren. Probeer altijd eerst de verzekering)
Email: utwente@atpi.com

 

Welke voordelen geeft het boeken via ATP? 

Je hoeft het gros van je reiskosten niet meer te declareren omdat deze automatisch via het OFI nummer verrekend worden met de UT. Ook zorgt dit voor een substantiële vermindering van de kosten die gemaakt worden voor het verwerken van de declaraties.
Daarnaast had de UT eerder contact met veel verschillende reisagenten die alleen een eigen (vaak hogere) fee berekenden per gemaakte boeking. Door alle reizen af te nemen via een aanbiedere zijn we in staat nu een scherpe prijs te bedingen tegen een relatief lage fee.
Bij het boeken via ATP Online kan een profiel aangemaakt worden per reiziger. Op die manier hoeft er voor de frequent flyers niet steeds dezelfde informatie ingevuld te worden, maar kan gewoon het profiel geselecteerd worden. Deze functie stuurt ook herinneringen bij het verlopen van het paspoort.