Dienstreizen

Wanneer je voor je functie binnen of buiten Nederland moet reizen, dan is sprake van een dienstreis. Woon-werkverkeer, verkeer op de campus en verkeer tussen de campus en het ITC, beschouwt de UT niet als dienstreis. Ook een tijdelijke tewerkstelling elders in Nederland of het buitenland is geen dienstreis.

Een dienstreis stem je altijd van te voren af met jouw leidinggevende en/of de budgethouder. Heb je toestemming voor een dienstreis, dan komen de noodzakelijke reis- en verblijfkosten voor rekening van de UT. Meer informatie over de voorwaarden die je daarbij in acht moet nemen, vind je in de Vergoedingsregeling dienstreizen UT.

Binnenlandse dienstreizen leg je waar mogelijk af met het openbaar vervoer. Hiervoor gebruik je een NS Businesscard van de UT. Is reizen per openbaar vervoer niet mogelijk of doelmatig, dan kan jouw leidinggevende toestaan dat je per auto reist. In dat geval heb je recht op een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer. Reis je met één of meer collega’s samen per auto, dan heeft alleen degene wiens auto wordt gebruikt recht op deze vergoeding.

Vliegtickets voor buitenlandse dienstreizen boek je via de zakelijke reisagent van de UT: (buitenlandse dienstreizen of vluchten) ATP Corporate Travel. Deze reisagent verzorgt desgewenst ook internationale treintickets en hotelboekingen.

Voor het boeken van complexe dienstreizen (combinatiereizen, groepsreizen, speciale bestemmingen, aanpassing van boekingen, etc.) kun je gebruik maken van de dienstverlening van de UT Travel Unit. De UT Travel Unit kan ook adviseren bij de aanvraag van visa.

Ga je op dienstreis naar het buitenland, dan is het belangrijk dat je je tijdig aanmeldt voor de collectieve reisverzekering van de UT. Hiervoor maak je gebruik van de webapplicatie Registratie buitenland en reisverzekering.