1 oktober 2015 - Gebruik van de webapplicatie FB Bestelaanvragen wordt verplicht

Geachte collega’s,

Per 1 oktober 2015 zal de UT het bestelaanvraagproces standaardiseren. Het gebruik van de webapplicatie FB Bestelaanvragen wordt vanaf 1 oktober verplicht voor het indienen van een Opdracht tot Aanschaf (OTA) bij de afdeling Inkoop. Dit betekent dat, met uitzondering van de formulieren die voor gevaarlijke chemicaliën worden gebruikt, alle OTA-formulieren gemaakt in Word, Excel of een andere toepassing, komen te vervallen.

Bestelaanvragen kunnen sinds augustus 2014 via de applicatie FB Bestelaanvragen worden ingediend. Na de implementatie hebben nog twee upgrades plaatsgevonden om het gebruiksgemak te verbeteren. Via de UT NieuwsMail, onze website en mailingen hebben we jullie hierover geïnformeerd. Gebruik van deze applicatie was tot nu toe optioneel.

Het College van Bestuur heeft echter eind vorig jaar besloten dat het gebruik van de applicatie verplicht moet worden. Daarmee wil de UT een doelmatige controle op juiste autorisatie door de budgethouders (of gemandateerden) van de OTA’s implementeren, hetgeen Financial Audit en externe accountants onderschrijven.

Daarnaast wordt er in het kader van de optimalisatie van de inkoopprocessen gestreefd naar een verbeterde informatievoorziening richting onze klanten en een verhoogde klanttevredenheid. Werken met een gebruiksvriendelijke applicatie, waardoor relevante informatie over het bestelproces ook vastgelegd kan worden, is nodig om deze doelstellingen te kunnen bereiken.

Opdrachten tot aanschaf die niet via de applicatie worden ingediend zullen na 1 oktober 2015 met een lage prioriteit behandeld worden. Na 1 november 2015 worden uitsluitend OTA’s die via de applicatie zijn ingediend in behandeling genomen.

Mocht je nog geen gebruik maken van de applicatie FB Bestelaanvragen, dan geeft onze website je alle informatie over hoe de applicatie werkt en hoe je het kunt gebruiken. Op onze website kun je ook een overzicht vinden met de bestelprocedures die op de UT gelden.

Als je nog vragen over bovenstaande hebt, kun je contact opnemen met Geert Jan Westhof, hoofd Inkoop (g.j.westhof@utwente.nl, telnr. 6257).

Met vriendelijke groet,

Geert Jan Westhof

Manager Inkoop