19 augustus 2014 – Implementatie FB Bestelaanvragen (OTA)

Inkoop implementeert digitaal bestelproces

Vanaf heden kunnen bestelaanvragen helemaal digitaal worden ingediend. De afdeling Inkoop heeft in samenwerking met de vakgroep RAM (EWI) en ICTS een webapplicatie ontwikkeld waarmee klanten een OTA (Opdracht tot Aanschaf formulier) kunnen invullen. Hiermee wordt het proces rondom bestelaanvragen een stuk eenvoudiger.

De afdeling Inkoop & Logistiek (I&L) werkt voortdurend aan de verdere professionalisering van haar inkoopfunctie. Blijvende procesoptimalisatie ten bate van onze klanten is één van onze belangrijkste doelstellingen. De input van onze klanten is daarbij belangrijk; we werken graag met hen samen aan het bewerkstelligen van hun wensen.

Het project Bestelaanvraag is een mooi voorbeeld daarvan. De afdeling I&L heeft in 2013 samen met de vakgroep Robotics and Mechatronics (RAM) van de faculteit EWI en ICTS een webapplicatie ontwikkeld waarmee de klanten een OTA-formulier (Opdracht tot Aanschaf formulier) kunnen invullen.

Dankzij de bijdrage en inzet van andere onderzoeksgroepen van de faculteit TNW en van het Nanolab is een applicatie tot stand gekomen waarmee een significante verbetering wordt aangebracht in het bestelproces vanaf het invullen van het OTA-formulier tot aan het indienen van dit formulier bij de afdeling I&L.

Het invullen en indienen van een bestelaanvraag wordt straks een stuk eenvoudiger! Klanten loggen in en vullen een digitaal formulier in. Dit formulier wordt vervolgens bij de tekenbevoegde aangeboden voor goedkeuring. Deze bepaalt of de bestelaanvraag aan de afdeling I&L aangeboden kan worden.

Deze nieuwe bestelwijze brengt meerdere voordelen met zich mee! Onze klanten kunnen dan:

·

Een OTA-formulier makkelijker invullen

·

De status van een bestelaanvraag inzien

·

Bestelaanvragen makkelijker terugvinden en daarbij het overzicht makkelijker houden.

Benieuwd naar de applicatie en haar andere functionaliteiten? Vanaf heden kunnen jullie het gebruiken (voorlopig niet voor chemicaliën). Lees hiervoor even goed de handleiding. De applicatie FB bestelaanvragen vindt u in de webapplicaties van de UT voor medewerkers, in de rubriek Administratieve applicaties.

Vanaf september 2014 zullen informatiebijeenkomsten en demonstraties worden gehouden.

Mochten jullie nu al nadere informatie nodig hebben of vragen hierover hebben, neem dan contact op met Natacha Naumann van de afdeling Inkoop!