1 oktober 2013 - Vroegtijdig betrekken Inkoop loont

Vroegtijdig betrekken Inkoop loont

In de kaderstelling van 2012 heeft het College van Bestuur de verwachte inkoopbesparingen voor de UT gesteld op 1,8 miljoen euro. Uit de rapportage van Inkoop & Logistiek blijkt dat eind augustus dit jaar de besparing al op ruim 3 miljoen uit komt. Volgens Inkoop is dit te danken aan de generieke pakketten die worden besteld en door de steeds vroegere betrokkenheid van de afdeling bij specifieke aankopen.

Een algemene doelstelling van de UT is om het kostenniveau substantieel te verlagen.  Door anders en beter in te kopen kan in belangrijke mate worden bijgedragen aan het realiseren van deze doelstelling. De afdeling Inkoop & Logistiek is enkele jaren geleden met het programma $AFE gestart dat gericht is op (blijvende) besparingen.

Generieke inkooppakketten
De grootste besparingen zijn inmiddels behaald op het gebied van storage, liftonderhoud, drukwerk, kantoorartikelen en meubilair. Zo is voor de storage in samenspraak met servicecentrum ICTS en in samenwerking met andere Nederlandse universiteiten via een aanbestedingstraject een contract  met  een hoofdleverancier afgesloten met daarachter 5 fabrikanten. Een financieel gezien zeer aantrekkelijke afspraak voor de UT (ruim 1 miljoen besparing). Het liftonderhoud is bij één partij ondergebracht, terwijl voorheen bijna iedere lift door een ander bedrijf werd onderhouden. Dit levert een besparing van ruim honderdtwintigduizend euro op. Dit soort afspraken zijn ook gemaakt voor andere inkooppakketten. Het maken van bulkafspraken bij een vaste leverancier die voor een langere termijn gelden blijkt efficiënt. Overigens wordt 34% van de inkoop bij regionale leveranciers gedaan.

Specifieke aankopen
De afdeling Inkoop & Logistiek merkt dat het vroegtijdig betrokken zijn bij specifieke aankopen die door de onderzoeksgroepen worden gedaan eveneens tot meer efficiency leidt. De afdeling beseft ook dat er nog niet altijd voldoende zicht is op wat Inkoop kan bijdragen. Juist door een vroegtijdig betrekken van de afdeling kan een deskundige inkoop-adviseur helpen om het inkoopproces zorgvuldig te doorlopen, waarbij meegedacht kan worden in de beoordeling of een aanbestedingsprocedure noodzakelijk is of dat er ook alternatieve, op maat gesneden, procedures en afspraken mogelijk zijn en of er alternatieve leveranciers beschikbaar zijn. Inkoop & Logistiek kan daarbij adviseren over de onderhandelings- en inkoopstrategie. Deze manier van werken, die in samenspraak met de klant wordt uitgevoerd, vergroot de kans op besparingen bij de specifieke aankopen, met behoud van de gewenste kwaliteit en passend binnen het inkoopbeleid. Ook wordt daarmee voldaan aan de wet- en regelgeving waar we nu eenmaal mee te maken hebben. De trend dat het onderwijs- en onderzoeksveld de afdeling Inkoop& Logistiek steeds sneller weet te vinden en de inspanningen die Inkoop hiervoor doet zet zich voort. De Procurement Board die onlangs is ingesteld zal ook zeker bijdragen aan het vergroten van het samenspel tussen Inkoop & Logistiek en de faculteiten en overige diensten.  De Procurement Board bestaat uit een aantal hoogleraren en directeuren die op strategisch inkoopniveau op regelmatige basis als referentiegroep fungeert voor strategische inkoopvraagstukken.

Kijk hier voor meer informatie over het inkoopbeleid en de –organisatie van de UT.

Contactpersoon: Geert Jan Westhof, Manager Inkoop & Logistiek, e-mail G.J.Westhof@utwente.nl