De regels (samenvatting)

De onderstaande regels gelden sinds 1 oktober 2005.

Elke bijeenkomst buiten kantooruren van meer 20 personen moet vooraf bij het Reserveringsbureau UT worden aangemeld door de organiserende partij.

·

Dit omvat tevens:

o

evenementen in de gebouwen van de Student Union (SU),

o

bijeenkomsten, die tijdens de kantooruren beginnen, maar doorlopen tot na sluiting van gebouw (denk aan gebruik borrelkelders en bij recepties),

o

buitenactiviteiten in de onmiddellijke nabijheid van een UT-gebouw met veelvuldige in- en uitloop vanuit dat gebouw (bijv. recepties op het kantineterras en barbecuefeesten).

·

Interne partijen melden zich aan door op de website van het RB (www.reserveringen.utwente.nl) onder “organisatie & regelgeving” het evenement on-line aan te melden. De aanmelding wordt door het Reserveringsbureau beoordeeld. De aanmelder ontvangt per mail de goedkeuring of afkeuring incl. feedback van het evenement. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het Reserveringsbureau, 053 -489.1010.

·

Externe partijen worden door het Reserveringsbureau aangemeld.

·

Aanmelding is verplicht en moet uiterlijk 5 werkdagen voor aanvang van activiteit/evenement bij het Reserveringsbureau binnen zijn. Wie dat later doet, loopt het risico dat de bijeenkomst niet door kan gaan.

·

Evenementen buiten onderwijsgebouwen van meer dan 20 personen moet men minimaal 4 weken tevoren aanmelden. De evenementenmanager bespreekt dan namens het RB met de organisatie van het evenement het draaiboek, inclusief de maatregelen rond veiligheid, beveiliging, BHV, EHBO en het voorkomen van overlast.

Voor groepsbijeenkomsten van meer dan 20 personen buiten openingstijden van het gebouw meldt de BHV-portier zich bij de Bewaking (Gebouw Spiegel) voor verdere instructie.

·

Dit geldt alleen voor de UT-gebouwen, waar ook overdag een receptie is.

Bij groepsbijeenkomsten buiten kantooruren van meer dan 20 personen moet ter plekke een gediplomeerde BHV’er aanwezig zijn.

·

De wettelijke eis is: minimaal 1 BHV’er per 50 aanwezigen tot 250 personen.
Dus bij meer dan 50 aanwezigen minimaal 2 BHV’ers, bij meer dan 100 aanwezigen minimaal 3 BHV’ers, etcetera.

·

Voor groepen groter dan 250 personen geldt dat minimaal vijf BHV’ers aanwezig moeten zijn. Per situatie wordt beoordeeld of er meer dan vijf BHV’ers aanwezig dienen te zijn.

·

Om zich kosten van receptie en BHV te besparen kunnen studie- en studentenverenigingen, een (onbetaalde) vrijwilliger voordragen. Verplicht is daarbij dat die vrijwilliger deel uitmaakt van de studenten BHV-pool en het betreffende gebouw voldoende kent.

·

Indien er geen vrijwilliger uit de studentenpool voorhanden is, kan het RB voorzien in de bemanning van de receptie en BHV vanuit de studenten BHV-pool. De kosten bedragen € 25,- per persoon, per uur.

·

Buiten kantooruren beperken we vanuit kostenoogpunt het aantal geopende gebouwen. Het RB concentreert groepsactiviteiten dan in regulier geopende gebouwen (Vrijhof, Sportcentrum, Bastille en Logica), daarnaast eventueel in de Waaier en de Spiegel.

·

Welke (soorten) bijeenkomsten buiten kantooruren toelaatbaar zijn, wordt bepaald door de hoofdhuurder (meestal de decaan of dienstdirecteur van de grootste eenheid in het gebouw). De Facilitair Manager van een gebouw is echter toezichthouder op de veiligheid en kan een bijeenkomst weigeren of laten stopzetten, als aan de veiligheidseisen niet wordt voldaan.