c. Nota groepsbijeenkomsten buiten kantooruren (CvB 2005)

GROEPSBIJEENKOMSTEN BUITEN KANTOORUREN

Inhoudsopgave

1 Inleiding 2

1.1 Doel van deze nota 2

1.2 Inkadering in het beveiligingsbeleid UT 2

2 Welke UT-gebouwen zijn buiten kantooruren geopend? 3

3 Welke bijeenkomsten zijn toegestaan buiten kantooruren? 3

4 Aanmelding bijeenkomsten buiten kantooruren 4

5 BHV buiten kantooruren 5

6 De studenten BHV-pool 6

6.1 Doel 6

6.2 Categorieën studenten 6

6.3 Functie-eisen 6

6.4 Werving en selectie 7

6.5 Werkinstructies 7

6.6 Inzet 7

7 juni 2005

Deze nota is opgesteld door en wordt onderschreven door:

·

Facilitair Bedrijf,

·

dienst PA&O,

·

bestuur Student Union.

1

Inleiding

1.1

Doel van deze nota

Doel van deze nota is een heldere regelgeving voor groepsbijeenkomsten in UT-gebouwen buiten kantooruren, wat betreft:

·

de centrale aanmelding daarvan,

·

de aanwezigheid van receptie en bedrijfshulpverleners (BHV’ers).

Hoofduitgangspunten zijn hierbij:

·

Voor persoonlijke veiligheid en materiële beveiliging is het nodig dat de dienst Beveiliging grip krijgt op wie er buiten kantooruren aanwezig zijn. Bij calamiteiten moet de Beveiliging hulpverleners snel kunnen aangeven wie in elk gebouw aanwezig is. Van elke groepsbijeenkomst moet vooraf bekend zijn: tijdstip, in welke ruimte en (ongeveer) het aantal personen.

·

De BHV moet ook buiten kantooruren adequaat geregeld worden en voldoen aan de wettelijke eisen.

De regelgeving moet aan de volgende criteria voldoen:

·

Duidelijkheid scheppen, zowel voor wie bijeenkomsten organiseren, als voor dienstverleners en toezichthouders.

·

Duidelijkheid scheppen over ieders rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

·

Voorzien in de behoefte aan receptionisten en gecertificeerde BHV’ers bij groepsbijeenkomsten buiten kantooruren

·

De kosten voor de organisatoren van bijeenkomsten beperken, met name voor studie- en studentenverenigingen.

·

De overlast voor gebouwgebruikers beperken, ook al is onvermijdelijk dat striktere regels hinderlijker zijn.

1.2

Inkadering in het beveiligingsbeleid UT

In voorbereiding is een “Kadernota Beveiligingsbeleid UT”, waarin een aantal deelterreinen in het totale beveiligingsbeleid van de UT worden onderscheiden en de samenhang tussen die deelterreinen wordt aangegeven. De deelterreinen zijn:

1.

algemene beleidsuitgangspunten,

2.

taak en organisatie van de dienst beveiliging UT,

3.

toegangsbewaking tijdens kantooruren,

4.

bedrijfshulpverlening tijdens kantooruren,

5.

individuele toegang buiten kantooruren,

6.

groepsbijeenkomsten buiten kantooruren,

7.

handhaving en sancties.

Voorliggende nota vormt de invulling van deelterrein 6.

2

Welke UT-gebouwen zijn buiten kantooruren geopend?

Definitie kantooruren:

In deze nota wordt kortheidshalve het woord kantooruren gebruikt als aanduiding van
de reguliere openingstijden van UT-gebouwen. Voor de onderwijsgebouwen is dat van 08:00-18:00 uur op werkdagen. Vrijhof, Sportcentrum en Bastille zijn ook ’s avonds en in de weekenden regulier geopend.

Uitgangspunten:

·

Zolang een UT-gebouw geopend is, behoort de gebouwreceptie permanent bemand te zijn.

·

Buiten kantooruren beperken we vanwege de kosten het aantal geopende gebouwen.

·

Groepsactiviteiten proberen we te concentreren in reeds geopende en daarvoor geschikte gebouwen.

Regelgeving:

·

Als buiten kantooruren een groepsbijeenkomst van meer dan 20 personen plaats vindt, wordt het gebouw geopend en is de aanwezigheid van een receptionist verplicht. Tevens moet dan worden voorzien in BHV ter plaatse.

·

UT-gebouwen zijn in de regel buiten kantooruren afgesloten. Alleen Vrijhof, Sportcentrum en Bastille zijn regulier ook ‘s avonds en in het weekend open.

·

Zonodig beslist het Reserveringsbureau (RB), dat ook de Waaier en de Spiegel worden opengesteld. Andere gebouwen bij voorkeur niet.

·

Het RB reserveert eigener beweging alleen ruimten voor activiteiten in Vrijhof, Bastille, Sportcentrum, Waaier en Spiegel.

·

In alle andere gebouwen organiseert het RB geen activiteiten buiten openingstijden van het gebouw, tenzij met instemming van of op verzoek van de hoofdhuurder (bijvoorbeeld bij voorlichtingsdagen, diploma-uitreikingen e.d.)

·

In alle gebouwen kunnen alleen activiteiten worden georganiseerd die in overeenstemming zijn met de gebruiksvergunning voor dat gebouw.

3

Welke bijeenkomsten zijn toegestaan buiten kantooruren?

Uitgangspunt:

·

De hoofdhuurder bepaalt welke (soorten) bijeenkomsten in zijn gebouw buiten kantooruren toelaatbaar zijn.

·

De Facilitair Manager is formeel aangewezen als toezichthouder op de veiligheid in de onder hem ressorterende gebouwen, zowel binnen als buiten kantooruren. Dit geldt ook voor bijeenkomsten van minder dan 20 personen.

Regelgeving:

·

De hoofdhuurder of een door de hoofdhuurder daartoe gemandateerde functionaris (bijv. een directeur bedrijfsvoering) bepaalt of een activiteit buiten kantooruren qua aard toelaatbaar is. Dit garandeert dat in het gebouw slechts onderwijs- en onderzoeksgerelateerde activiteiten plaatsvinden en dat de hoofdhuurder over de bijeenkomst is geïnformeerd. Voor de meeste van deze activiteiten kan de hoofdhuurder de toestemming in algemene termen vervatten, bijvoorbeeld voor bijeenkomsten van de studievereniging of in de borrelkelder. In twijfelgevallen beslist de hoofdhuurder.

·

De toestemming van de hoofdhuurder laat de overige regels en verantwoordelijkheden rond centrale aanmelding, BHV en toezicht op veiligheid, onverlet. Zo kan de Facilitair Manager de bijeenkomst weigeren of laten stopzetten, als aan de veiligheidseisen niet wordt voldaan of de bijeenkomst niet in overeenstemming is met de voorschriften in de gebruiksvergunning van het gebouw.

4

Aanmelding bijeenkomsten buiten kantooruren

Uitgangspunten:

·

Bij een calamiteit buiten kantooruren behoort de dienst Beveiliging hulpverleners te kunnen aangeven hoeveel mensen er in een gebouw aanwezig zijn en in welke ruimten. Ook is controle op de toegang tot gebouwen na sluitingstijd wezenlijk om de risico’s op diefstal, vandalisme en inbraak te beperken.

·

Het Reserveringsbureau UT (RB) is niet alleen een one-stop shopping dienst waar men ruimten en alle bijbehorende dienstverlening kan reserveren. Het RB dient ook als verzamelpunt voor informatie over evenementen voor toezichthouders op veiligheid en beveiliging. Alle partijen die voor de uitvoering van hun werkzaamheden inzicht behoeven in wat, waar wanneer plaatsvindt, hebben 24 uur per dag on-line inzicht in alle evenementen. Ook aan politie, brandweer en gemeente kan zo worden aangetoond dat voorafgaand aan evenementen alle mogelijke voorzorgsmaatregelen zijn genomen. Daarom behoort het RB geïnformeerd te worden over alle groepsbijeenkomsten van meer dan 20 personen buiten kantooruren in UT-gebouwen, alsmede van alle groepsbijeenkomsten van meer dan 50 personen elders op de campus.

Regelgeving:

·

Op individuele basis kunnen medewerkers en studenten een onderwijsgebouw buiten de kantooruren betreden met hun medewerkers- of studentenchipkaart. Zie hiervoor de regelgeving rond chipkaartpasjes, die separaat wordt beschreven.

·

Elke bijeenkomst buiten kantooruren van meer dan 20 personen moet vooraf bij het RB worden aangemeld door de organiserende partij. Dit omvat tevens:

o

evenementen in de SU-gebouwen;

o

bijeenkomsten, die tijdens de kantooruren beginnen, maar doorlopen tot na sluitingstijd van het gebouw (denk aan gebruik borrelkelders en recepties);

o

buitenactiviteiten in de onmiddellijke nabijheid van een UT-gebouw met veelvuldige in- en uitloop vanuit dat gebouw (bijv. recepties op het kantineterras en barbecuefeesten).

·

Groepsbijeenkomsten in UT-gebouwen moeten minimaal 5 werkdagen tevoren worden aangemeld. Als men zich later aanmeldt, loopt men het risico dat de vereiste receptiebezetting en BHV niet tijdig kan worden geregeld en de bijeenkomst niet kan doorgaan.

·

Feesten en evenementen buiten onderwijsgebouwen van meer dan 50 personen moeten bij het RB minimaal 4 weken van te voren worden aangemeld conform het “protocol feesten en evenementen op de campus” van september 2005. Het RB bespreekt dan met de organisatie van het evenement het draaiboek, met de maatregelen rond veiligheid, beveiliging, BHV, EHBO en het voorkomen van overlast.

·

Interne partijen hebben de verplichting de activiteit on-line aan te melden op www.reserveringen.utwente.nl onder “bijeenkomst melden” (zie kantlijn). Instructie over de wijze van aanmelden is aanwezig.

·

Indien overleg nodig is kan men zich ook telefonisch aanmelden (053-489 1010) of bij het RB in de Vrijhof langs gaan. Externe partijen worden door het RB aangemeld.

·

Het RB informeert de klant over de BHV-plichten, alle wettelijke veiligheidseisen, de voorwaarden en daaraan gekoppelde kosten.

·

Het RB houdt met de genoemde webapplicatie de aangemelde evenementen bij, waarmee de dienst Beveiliging, de Facilitair Manager en de huismeester zich via het UT-net kunnen informeren over elke aangemelde groepsbijeenkomst.

·

Niet aangemelde of geweigerde evenementen kunnen door de dienst Beveiliging worden stopgezet. Dat kan eigener beweging of op verzoek van bijvoorbeeld de Facilitair Manager, het RB of de veiligheidskundige PA&O.

·

Voor betalende klanten (congressen, oraties, promoties, recepties, feesten e.d.) is het belangrijk dat er tijdens de bijeenkomst een vaste contactpersoon beschikbaar is om wensen en klachten te behandelen (resp. door te spelen) rond dienstverlening van Catering, receptie, BHV, techniek e.d. Het RB regelt dat die contactpersoon voor aanvang van de bijeenkomst aan de klant wordt voorgesteld. In de praktijk zal het RB deze rol steeds laten vervullen door iemand die toch al ter plekke tijdens het evenement zijn werk doet, bijvoorbeeld de evenementenmanager, de pedel, de receptionist/BHV’er, een vaste UT-Catering medewerker.

5

BHV buiten kantooruren

Uitgangspunten:

·

Bij groepsbijeenkomsten van meer dan 20 personen moet ter plekke een gediplomeerde BHV’er aanwezig zijn. De wettelijke eis is: minimaal 1 BHV’er per 50 aanwezigen tot een maximum van 250 personen. Dus bij meer dan 50 aanwezigen minimaal 2 BHV’ers, bij meer dan 100 aanwezigen minimaal 3 BHV’ers, etcetera.

·

Bij groepsbijeenkomsten van meer dan 250 personen dienen minimaal 5 BHV’ers aanwezig te zijn. Naar gelang de activiteit en de omstandigheden wordt de uiteindelijke inzet bepaald.

·

Het is nodig de kosten van de BHV-inzet zoveel mogelijk te reduceren. Anders worden veel studentenevenementen te duur en kiezen externe klanten goedkopere alternatieven.

·

Om de kosten te reduceren is het nodig de BHV-taak te combineren met andere werkzaamheden, zoals receptie, techniek, catering, e.d.

Regelgeving:

·

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de BHV is als volgt verdeeld:

o

in UT-gebouwen binnen kantooruren: hoofdhuurder,

o

in UT-gebouwen buiten kantooruren voor personen die op individuele basis aanwezig zijn: dienst Beveiliging,

o

in UT-gebouwen buiten kantooruren voor groepsbijeenkomsten van meer dan 20 personen: Interne Dienst,

o

in Student Union gebouwen: Student Union,

o

bij groepsbijeenkomsten elders op de campus: evenementenmanager/RB.

·

Om te kunnen voorzien in de behoefte aan oproepkrachten voor gebouwrecepties, ondersteuning bij evenementen en BHV vormen Interne Dienst en Reserveringsbureau in samenwerking met de Student Union een studenten BHV-pool (zie de nadere uitwerking hiervan in paragraaf 6.)

·

Voor bijeenkomsten buiten kantooruren kunnen RB/Interne Dienst tegen betaling voorzien in receptie en BHV vanuit deze studenten BHV-pool.

·

Om zich kosten van receptie en BHV te besparen kan een organiserende partij, bijvoorbeeld een studievereniging, een (onbetaalde) vrijwilliger voordragen. Verplicht is daarbij dat die vrijwilliger deel uitmaakt van de studenten BHV-pool en het betreffende gebouw voldoende kent.

·

Voor Waaier en Spiegel zal worden bezien of buiten kantooruren een deel van het gebouw afgesloten kan worden en de receptiepost dan geplaatst kan worden dicht bij de gebruikte ruimten voor bijeenkomsten.

·

Als blijkt dat bij een bijeenkomst buiten kantooruren onvoldoende BHV’ers aanwezig zijn, wordt de bijeenkomst door de dienst Beveiliging stopgezet.

6

De studenten BHV-pool

6.1

Doel

Reserveringsbureau en Interne Dienst vormen in samenwerking met de Student Union een

studenten BHV-pool. Deze pool heeft als doel beheersbaar, flexibel en met minimale kosten te voorzien in:

·

invalkrachten voor de Interne Dienst voor gebouwrecepties tijdens kantooruren,

·

gebouwreceptie voor groepsbijeenkomsten buiten kantooruren,

·

(technische) ondersteuning voor het RB bij evenementen op de campus,

·

de wettelijk vereiste BHV bij alle groepsbijeenkomsten buiten kantooruren en bij evenementen op de campus, inclusief de BHV bij studentenactiviteiten zoals gebruik borrelkelders, ouderdagen, feesten, algemene ledenvergaderingen en overige festiviteiten.

6.2

Categorieën studenten

De BHV-pool is ontstaan door een samensmelten van drie categorieën studenten. De eerste categorie is nieuw, de andere twee bestaan al:

1.

Actieve leden uit de studieverenigingen

·

Alle studieverenigingen met een borrelkelder onder hun beheer wordt gevraagd twee vrijwilligers te leveren. De overige studieverenigingen leveren 1 vrijwilliger. Totaal ± 15 studenten.

·

De vrijwilligers zijn onderling gratis inzetbaar als receptionist en/of BHV’er bij bijeenkomsten van de deelnemende verenigingen buiten kantooruren. Door deze bijdrage van actieve verenigingsleden, voorkomen de verenigingen dat zij moeten betalen voor de receptie en BHV, die bij groepsbijeenkomsten van meer dan 20 personen verplicht is.

·

Daarnaast wordt van deze vrijwilligers verlangd, af en toe tegen betaling inzetbaar te zijn bij andere bijeenkomsten buiten kantooruren.

2.

Enschede ploegers

·

Studentmedewerkers van de Enschede Ploeg, via uitzendbureau Ambition. Totaal: ± 5-7 studenten.

·

Deze medewerkers worden tegen betaling ingezet voor diverse activiteiten, zoals technische ondersteuning bij evenementen. Hun inzet wordt altijd aan de klant doorberekend.

3.

Oproepkrachten interne dienst

·

Deze studenten worden tegen betaling ingezet als receptionist tijdens kantooruren, als aanvulling op of als vervanging van de vaste medewerkers Interne Dienst.

·

Daarnaast zijn ze tegen betaling inzetbaar buiten kantooruren als receptionist/BHV’er. Deze inzet wordt aan de klant doorberekend.

6.3

Functie-eisen

De student BHV-pool’ers moeten voldoen aan de volgende functie-eisen:

·

Een opleiding tot gediplomeerd BHV’er, te verzorgen door de SAD, c.q. de coördinator BHV van de UT. Deze opleiding wordt voor hen betaald door het Reserveringsbureau.

·

Het volgen van de wettelijk verplichte herhalingsoefeningen BHV.

·

Een instructie voor de specifieke werkzaamheden.

·

Voldoende inzetbaarheid gedurende minimaal een jaar, vanwege de basisinvestering per student in BHV-opleiding en instructie. Wanneer niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, wordt een terugbetalingsregeling toegepast.

·

Goede fysieke conditie.

·

Overige eisen, te stellen door de selectiecommissie.

6.4

Werving en selectie

·

De werving en selectie voor de BHV-pool geschiedt door een selectiecommissie bestaande uit een Facilitair Manager, de Evenementenmanager RB, en een vertegenwoordiger van uitzendbureau Ambition.

·

De studieverenigingen worden voor het leveren van vrijwilligers aangeschreven door de Student Union. Ook de huidige oproepkrachten van Interne Dienst en Enschede Ploeg doorlopen bij interesse in deelname aan de BHV-pool de selectieprocedure.

·

In de selectieprocedure wordt bepaald in welk(e) gebouw(en) en voor welke werkzaamheden de student BHV-pool’er ingezet kan worden. Het is belangrijk dat een studentreceptionist het betreffende gebouw en de werkafspraken in de betreffende receptie goed kent.

·

In de selectieprocedure worden met de student duidelijke afspraken gemaakt over rechten en plichten.

·

De dienst PA&O heeft inmiddels UT-flex. Bezien zal worden of een aanstelling van de studenten BHV-pool’ers via UT-flex voordelen biedt boven de aanstellingsvormen als oproepkracht of via Ambition.

6.5

Werkinstructies

·

De Evenementenmanager RB bewaakt dat de deelnemers aan de BHV-Pool zich houden aan de afspraken rond de BHV-opleiding, de herhalingsoefeningen en aan algemene gedragsinstructies.

·

De Facilitair Manager draagt (met medewerking van bijvoorbeeld de huismeester) zorg voor de werkinstructies en aansturing tijdens werkzaamheden van de BHV-pool’ers in de UT-gebouwen. Voor receptiewerkzaamheden gelden overigens tijdens kantooruren andere instructies dan buiten kantooruren.

·

De Student Union is verantwoordelijk voor de instructies en aansturing van BHV-pool’ers tijdens hun werkzaamheden in SU-gebouwen.

·

De Evenementenmanager/RB is verantwoordelijk voor de werkinstructies en aansturing van BHV Pool’ers bij evenementen elders op de campus. De Evenementenmanager RB zorgt ook voor de benodigde cursussen en training.

6.6

Inzet

·

Als een studie- of studentenvereniging, een (onbetaalde) vrijwilliger voordraagt is verplicht, dat die vrijwilliger deel uitmaakt van de studenten BHV-pool en het betreffende gebouw, inclusief de daar geldende alarmprocedures, voldoende kent. Indien geen geschikte vrijwilliger beschikbaar is wordt een betaalde kracht ingezet en aan de organiserende partij doorberekend.

·

De studie- of studentenvereniging moet in het digitale aanmeldingsformulier aan het RB de namen en mobiele telefoonnummers opgeven van de in te zetten BHV’ers, zodat een check op hun geschiktheid mogelijk is en zij tijdens de bijeenkomst bereikbaar zijn voor de dienst Beveiliging.

·

Een van de FM’ers en het RB overleggen wekelijks over de bezetting van receptie en de beschikking over BHV bij de aangemelde groepsbijeenkomsten. De communicatie vooraf met de organisator van het evenement loopt immers in beginsel via het RB.