Inkoop

Terug naar Alfabet | Onderdeel | Thema | Inkoop

Omschrijving

Onderstaande gedragscode m.b.t. leveringen, dienstverlening en integriteit is van toepassing op het functioneren van alle medewerkers van het FB die betrokken zijn bij leverancierscont(r)acten.

Toelichting

Een gedragscode geeft ‘ethische’ spelregels die medewerkers in relatie tot het uitvoeren van hun werkzaamheden en in het bijzonder bij transacties met derden in acht moeten worden genomen. Daartoe behoren onderwerpen als gebruik maken van voorwetenschap, het ontvangen van giften, diensten, vermaak, kredieten of leningen, maar ook algemene gedragscodes over integriteit en objectiviteit.

1.

Loyaal ten opzichte van de organisatie

De medewerker dient het belang van de UT als uitgangspunt te nemen bij het onderhouden van contacten met leveranciers die nodig zijn voor de uitoefening van de functie.

1.1

Persoonlijke belangen die mogelijk strijdig zijn met de organisatiebelangen, dienen door de medewerker uit eigen beweging te worden gemeld aan zijn/haar direct leidinggevende.

1.2

De medewerkers dienen het vragen om, dan wel het accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te laten. Tevens dienen zij het accepteren van ongepaste geschenken, gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden.

1.3

Alle middelen en bronnen van informatie die de medewerkers ter beschikking staan vanwege het dienstverband dienen enkel in het organisatiebelang te worden gebruikt.

1.4

Betrokkenheid van de medewerkers bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor producten of diensten voor niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van het College van Bestuur.

2.

Leveranciers rechtvaardig behandelen

2.1

De medewerker dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden.

2.2

De verstrekte informatie aan leveranciers dient correct en niet-misleidend te zijn.

3.

Eerlijke concurrentie ondersteunen

Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten.

3.1

Prijs-product- en procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de functie verkregen is van leveranciers, dient vertrouwelijk te worden behandeld.

3.2

De participant van de inkoopteams dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien.

3.3

Leveranciersselectie binnen het inkoopteam dient primair te geschieden op basis van vooraf bepaalde objectieve criteria en niet op grond van persoonlijke voorkeuren.

3.4

De selectiecriteria zijn in beginsel geënt op de voor de UT meest economische aanbieding.

3.5

Per aanbieding zal vooraf gedefinieerd dienen te worden welke criteria hierbij worden gehanteerd (prijs, kwaliteit, serviceniveau, etc.).

4.

Reputatie van de professie hoog houden

Een reputatie van betrouwbaarheid, degelijkheid en professionaliteit is uitermate belangrijk voor de integriteit en het imago van de UT.

4.1

Alle medewerkers dienen te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na te streven.

4.2

Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen.

5.

Bedrijfsbezoeken

Tot aan het moment van een vooraankondiging van openbare aanbesteding kan worden gesproken met leveranciers op seminars en via bedrijfsbezoeken. Het doel hiervan is een zo objectief en integer mogelijk bestek (PVE) te maken.

5.1

Uitnodigingen van potentiële leveranciers mogen tot aan het moment van vooraankondiging worden geaccepteerd.

5.2

Bij niet-openbare aanbestedingen of onderhandse gunningen zal zeer omzichtig met bedrijfsbezoeken dienen te worden omgegaan. De schijn van een voorkeursbehandeling is al gauw gewekt. Bedrijfsbezoeken zullen in dit geval alleen worden toegestaan na goedkeuring door het hoofd Inkoop.

5.3

Bedrijfsbezoeken kunnen in werktijd worden uitgevoerd, mits er enkel sprake is van een zakelijk belang of waarde. Meerdaagse bedrijfsbezoeken gaan altijd in overleg met de leidinggevende, waarbij er geen aanspraak op overwerk of overuren kan worden gemaakt.

6.

Geschenken, giften en relatiemarketing

In aard en omvang dient er te allen tijde sprake te zijn van een eventuele gift of uitnodiging welke in verhouding staat tot het belang en waarde van de zakelijke relatie.

6.1

Relatiegeschenken, eindejaarsgiften in de vorm van kerstpakketten en/of soortgelijke giften afkomstig van zakelijke relaties of commerciële dienstverleners, dienen uitdrukkelijk en enkel aan de UT te worden toegestuurd danwel afgeleverd te worden.

6.2

Iedere medewerker dient een dergelijke ontvangst waaronder relatiegeschenk, eindejaarsgeschenk en/of gift persoonlijk te melden en af te geven bij het FB-secretariaat. Jaarlijks zullen deze ontvangsten via een open methode aan de medewerkers beschikbaar worden gesteld.

6.3

Het Facilitair Bedrijf kan jaarlijks besluiten om een thema te kiezen vanuit maatschappelijk karakter en dit kenbaar te maken bij haar toeleveranciers als alternatieve eindejaarsgift. Dit kan bijv. het steunen van een of meerdere goede doelen zijn. Het Management Team neemt hierover jaarlijks een besluit en communiceert hierover haar medewerkers en externe leveranciers.

6.4

Uitnodigingen naar evenementen, uitstapjes en andersoortige vormen van relatiemarketing vinden te allen tijde in eigen tijd plaats. Hierbij kan de uitnodiging worden aangegrepen om een collega of medewerker, welke met regelmaat en in hoge mate betrokken is bij deze leverancier of dienstverlener, te betrekken bij relatiemarketing of soortgelijke activiteiten.

7.

Uitgifte en schenkingen van overtollige goederen

De UT erkent haar verantwoordelijkheid als werkgever door het gelijkheidsprincipe toe te passen bij schenkingen van overtollige goederen en tevens haar aansprakelijkheid hierin te betrekken

7.1

Middelen en/of goederen waaronder computer(onderdelen), meubilair etc. welke zijn afgeschreven en overtollig voor eigen gebruik zullen in beginsel worden verzameld en voor verkoop worden aangeboden.

7.2

De leidinggevende kan hiervan naar eigen inzicht van afwijken door dit aan eigen medewerkers aan te bieden; in dergelijk geval zal dit via het FB-nieuws bekend worden gemaakt. In dergelijk geval kan de medewerker op geen enkele wijze verhaalschade, defecten of garantie bij de werkgever claimen.

Plaatsingsdatum

27-03-2012 (laatst aangepast: 21-05-2013)